راهنماى عملياتى سيستم کاربردي، پرونده ويژه اطلاعات لازم براى اجراءِ سيستم در دايره عمليات کامپيوتر است. اطلاعات اين پرونده زيرمجموعه گزارش طراحى و پرونده برنامه‌هاى سيستم است. بر اساس اصل تفکيک وظايف ناسازگار در مراکز خدمات کامپيوترى به‌منظور جلوگيرى از انجام تغييرات غيرمجاز در برنامه‌ها اپراتورها نبايد به مستندات کامل سيستم دسترسى داشته باشند. تنها آن مقدار اطلاعات در اختيار اپراتورها گذاشته مى‌شود که به‌وسيله آن بتوانند امور محوله را به خوبى انجام دهند. هدف از تدوين راهنماى عملياتى سيستم، تأمين اطلاعات لازم براى اپراتور در انجام وظايف محوله با پيش‌بينى کليه موارد احتمالى است به گونه‌اى که اپراتور در حين کار به راهنمائى و کسب تکليف از آناليست يا برنامه‌نويس نياز نداشته باشد. محتواى راهنماى مزبور ممکن است بر حسب کنترل‌هاى سازمانى و شرح وظايف دايره عمليات و مرکز خدمات کامپيوترى مربوطه تفاوت‌هاى جزئى داشته باشد اما قسمت‌هاى عمده آن به‌شرح زير است:

شرح و نمودگر کلى سيستم

نمودار کلى گردش اطلاعات در سيستم کامپيوترى از لحاظ مشخص کردن جريان عمليات براى اپراتورها مفيد است. شرح سيستم نيز بايد فقط به مسير جريان اطلاعات محدود گردد و روش‌هاى کنترل و پردازش داخلى کامپيوتر نبايد در شرحى که براى اپراتورها نوشته مى‌شود وجود داشته باشد.

نمودار فايل‌هاى ورودى و خروجى

در راهنماى عملياتي، نمودگر وضعيت فايل‌هاى ورودى خروجى و مشخصات دستگاه‌هاى موردنياز براى هر رانش بايد وجود داشته باشد. اپراتورها به وسيله اين نمودگرها از فايل‌هاى برنامه، نوع و محل آن روى دستگاه‌هاى ورودى خروجى کامپيوترى آگاهى مى‌يابند و در پايان کار نيز پس از نصب برچسب، فايل‌هاى ايجاد شده را به بايگان فايل‌ها تحويل مى‌دهند.

جدول مشخصات فايل‌هاى ورودى و خروجى

در بيشتر موارد لازم است که علاوه بر اطلاعات موجود در نمودگر، مشخصات کامل‌ترى درباره فايل‌هاى سيستم به اپراتورها داده شود. در نمودگر، تنها نوع دستگاه مربوط به هر فايل مشخص مى‌گردد. در جداول، مشخصات تکميلى ديگرى مانند دوره نگهداري، توالى يا ترتيب رکوردهاى فايل ورودي، تعداد نسخ و روش توزيع اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى نيز نوشته مى‌شود.

فهرست سخت‌افزار و نرم‌افزار موردنياز

حداقل سخت‌افزار (مانند تعداد دستگاه‌ها و حافظه) و نرم‌افزارها (مانند برنامه مديريت بانک‌هاى اطلاعاتي) ضرورى براى اجراء هر رانش يا فعاليت سيستم در راهنماى عملياتى ثبت مى‌شود تا واحد عمليات بتواند در مورد تأمين سخت‌افزار و نرم‌افزارهاى پشتيبان براى موارد اضطرارى اقدام لازم را انجام دهد.

ليست پيام‌هاى مبادله شده با اپراتور

در بيشتر موارد، علاوه بر پيام‌هائى که در گزارش‌هاى خروجى مى‌آيد، برنامه در برخورد با مواردى ويژه، پيام‌هاى خاصى براى اپراتور ايجاد مى‌کند که روى ميز فرمان کامپيوتر نشان داده مى‌شود. اگر ميز فرمان کامپيوتر دستگاه چاپ باشد، پيام چاپ مى‌شود و اگر پايانه تلويزيونى باشد روى صفحه نشان داده مى‌شود. اپراتور در هر مورد بايد بتواند مفهوم پيام را درک کند و اقدام لازم را انجام دهد. براى اينکه اپراتور بتواند وظيفه خود ار انجام دهد لازم است که تمام پيام‌هاى هر رانش در فرم ويژه‌اى که ”فرم نحوه ارتباط اپراتور با سيستم“ است نوشته شده و در راهنماى عملياتى موجود باشد. در اين فرم شماره پيام، متن پيام و مشخصات برنامه پيام دهنده و اقدام اپراتور مشخص مى‌گردد.

شروع مجدد و بازيابى اطلاعات

روش شروع مجدد و بازيابى اطلاعات، در صورت بروز موارد اضطرارى و قطع عمليات، و نيز روش تأمين فايل‌هاى پشتيبان بايد در راهنماى عملياتى سيستم تصريح شده باشد.


چون راهنماى عملياتى براى هرگونه اجراءِ سيستم اعم از آزمايشى يا واقعى موردنياز اپراتورها است بنابراين بايد همزمان با پايان آزمايش برنامه‌ها و قبل از اجراء آزمايشى سيستم تکميل و آماده شود.