پرونده گزارش طراحى سيستم‌هاى کاربردى بزرگ و پيچيده از قسمت‌هاى مختلفى تشکيل مى‌شود و گزارش طراحى آنها مى‌تواند بسيار حجيم شود. بنابراين، در اينگونه موارد گزارش طراحى خلاصه تهيه مى‌شود و مشروح هر يک از بخش‌هاى فعاليت سيستم در پرونده‌هاى جداگانه‌اى به نام پرونده فعاليت‌ها مى‌آيد. پرونده هر فعاليت شامل مطالب زير است:

شرح کار

هدف و طرز انجام عمليات و پردازش‌ها

نمودار گردش کار يا نمودگر

نشان دهنده گردش عمليات از مرحله‌اى به مرحله بعدى شامل منابع اطلاعات ورودى و روش پردازش تا توزيع اطلاعات و گزار‌ش‌‌هاى خروجى.

برنامه‌هاى کامپيوترى

فهرست نام، کد شناسائى و شرح مختصر برنامه‌هاى مورد استفاده در هر رانش، همراه با عطف مناسب به پرونده برنامه‌ها. کد شناسائى هر برنامه معمولاً يک رمز شش يا هشت رقمى است که براى شناسائى برنامه در کامپيوتر و توسط سيستم عامل مورد استفاده قرار مى‌گيرد. تعداد دفعات عادى اجراءِ هر برنامه در هر دوره پردازش و حداقل و حداکثر يا متوسط زمان اجراءِ زمان برنامه در مشخصات آن نوشته مى‌شود تا در تدوين برنامه کار روزانه مرکز خدمات کامپيوترى توسط متصدى تنظيم برنامه کار يا سرپرست عمليات از آن استفاده شود.

اطلاعات ورودى

فهرست نام و کد شناسائى اقلام اطلاعات ورودي. در اين فهرست، حجم يا تعداد هر يک از انواع اطلاعات ورودى و مشخصات فايلى که ايجاد مى‌نمايند ثبت مى‌گردد. در موارد لزوم، ساير مشخصات اطلاعات ورودى از قبيل کد نوع فعاليت (Transaction code) نيز ذکر مى‌شود.

فايل‌ها

نام و مشخصات فايل‌هاى مورد استفاده، فهرست مشخصات فايل‌ها به‌شرح زير در پرونده فعاليت ثبت مى‌شود:


- کد شناسائى ـ يک کد شش يا هشت رقمى که براى شناسائى قابل توسط سيستم عامل استفاده مى‌شود.


- نوع استفاده ـ فايل ورودي، خروجى يا موقت عملياتى (file ـ Word).


- نوع فايل ـ کارتى (Card)، نواري، ديسکي، ديسکتى (Diskette) يا غيره.


- منبع اوليه فايل ـ اطلاعات ورودى يا فايل‌هاى ديگرى که براى ايجاد يا به هنگام‌رسانى فايل مزبور به‌کار مى‌رود.


- حجم فايل ـ تعداد و طول رکوردهاى فايل.


- دوره نگهدارى ـ مدت زمانى يا دوره‌اى که فايل بدون تغيير نگهدارى مى‌شود.


- عطف متقابل ـ شماره شناسائى يا عطف لازم براى پيدا کردن فرم فايل و رکوردهاى مربوطه در پرونده فايل‌هاى سيستم.


از فهرست مزبور براى بررسى کلى فايل‌هاى مورد استفاده و ايجاد شده در هر رانش استفاده مى‌شود.

اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى

فهرستى از تمام اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى از جمله اطلاعاتى که روى صفحه تلويزيونى يا نمايشگر (Display unit) پايانه نمايش داده مى شود. اين فهرست شامل نام و مشخصات اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى به‌شرح زير است:


- کد شناسائى فايل، گزارش يا نمودار خروجى.


- کد شناسائى و نام برنامه‌اى که ان را ايجاد مى‌کند.


- تعداد دفعات ايجاد در هر دوره.


- شماره فرم کاغذ يا نوع فايل که گزارش روى آن نوشته مى‌شود.


- حجم تقريبى گزارش (تعداد صفحات و خطوط) يا فايل (تعداد رکوردها) ايجاد شده.


- شماره فرم مشخصات رکورد فايل ايجاد شده يا فرم طرح چاپ (layout form ـ Print) گزارش‌هاى خروجى در پرونده فايل‌ها.