پرونده فايل‌ها و بانک‌هاى اطلاعاتى بخشى از مستندات سيستم کاربردى است که فرم تمام فايل‌ها و بانک اطلاعاتى سيستم همراه با فرم رکوردهاى فايل‌ها و بخش‌هاى (سگمنت‌هاي) بانک اطلاعاتى در آن نگهدارى مى‌شود. در ساير پرونده‌ها، مانند گزارش طراحى و پرونده برنامه‌ها در موارد مقتضى عطف مربوط به رکورد و فايل مورد نظر در اين پرونده ذکر مى‌شود. با تفکيک فرم فايل‌ها و رکوردها از پرونده سيستم و پرونده برنامه‌ها، انجام تغييرات و به هنگام‌رسانى مستندات سيستم ساده مى‌شود و امکان عدم هم‌آهنگى مستندات سيستم در اين مورد از بين مى‌رود. در پرونده فايل‌ها مى‌توان فرم طرح چاپ گزار‌ش‌ها و نمودارهاى خروجى سيستم را نيز نگهدارى نمود. چنانچه قرار باشد پرونده‌ فايل‌ها و بانک اطلاعاتى سيستم شامل تمام فايل‌هاى مورد استفاده سيستم باشد اين پرونده بايد شامل فرم دستورالعمل پانچ (Punch instructions) اطلاعات ورودى نيز باشد. اسامى چند نمونه از فرم‌هاى مورد استفاده براى اين پرونده به‌شرح زير است:


- فرم دستورالعمل تبديل داده‌ها (راهنماى منگنه‌ کردن اطلاعات ورودي)


- فرم طرح چاپ گزارش‌هاى خروجى


- فرم مشخصات فايل


- فرم مشخصات رکورد


- فرم مشخصات بانک اطلاعاتى


- فرم وضعيت بخش‌ها (سگمنت‌ها)


- فرم مشخصات بخش (سگمنت)


استفاده از فايل‌هاى يگپارچه (Integrated files) و بانک‌هاى اطلاعاتي، تفکيک مستندات فايل‌ها را، به‌منظور مراجعه و عطف به آن توسط برنامه‌هاى مختلف، ضرورى مى‌سازد. در برخى از زبان‌هاى برنامه‌نويسى مانند کوبول، امکانان ويژه‌اى براى استفاده مشترک از مشخصات فايل‌ها و رکوردها توسط برنامه‌هاى مختلف وجود دارد. براى مثال در زبان کوبول مى‌توان در قسمت فايل‌ها (File section) مشخصات فايل و رکورهاى مختلف را نوشت و در انباره کامپيوترى پيوسته (lion ـ On) قرار داد. در هر برنامه‌اى که آن فايل مورد نظر باشد مى‌توان با استفاده از دستورالعمل کپى (Copy) از آن استفاده کرد. بدين ترتيب، مشخصات صحيح و نام‌هاى يکنواخت براى فيلدهاى رکورد هر فايل در برنامه آورده مى‌شود. با استفاده از واژه‌نامه اطلاعات نيز مى‌توان مشخصات فايل‌ها، رکوردها و فيلدهاى اطلاعات را در برنامه‌ها يکنواخت کرد. واژه‌نامه اطلاعات ابزار مفيدى براى مديريت مراکز خدمات کامپيوترى به‌ويژه مديريت سيستم‌هاى کاربردى است. واژه‌نامه اطلاعات بر پايه مشارکت در استفاده از اطلاعات استوار است و براى تدوين آن در اولين مرحله بايد تعريف دقيقى از اطلاعات ايجاد شود. واژه‌نامه اطلاعات معمولاً براى بانک‌هاى اطلاعاتى تهيه مى‌شود اما استفاده از آن براى فايل‌هاى پراستفاده سيستم‌هاى معمولى نيز متداول است. در واژه‌نامه اطلاعات، اقلام اطلاعات رکوردها و فايل‌ها به دقت و طبق ضوابط استاندارد تعريف و ضوابط حفاظتى آن ذکر مى‌شود و براى هر فيلد اطلاعات نوع و حدود آن مشخص مى‌گردد تا از آن براى ويرايش اطلاعات در برنامه‌ها استفاده شود و با ايجاد فهرست‌هاى مختلف، مراجعه به واژه‌نامه تسهيل مى‌گردد. مزاياى استفاده از واژه‌نامه اطلاعات در سيستم‌هاى کامپيوترى به‌شرح زير است:


- نام و تعريف هر يک از اقلام اطلاعات مورد استفاده در سيستم کنترل مى‌شود.


- مسير گردش هر يک از اقلام اطلاعات در سيستم به سادگى قابل ردگيرى است.


- استفاده از ويرايش يکنواخت براى هر يک از اقلام اطلاعات وارده به سيستم را ممکن و تسهيل مى‌نمايد.


- با استفاده از فهرست‌هاى مربوط به کاربرد هر يک از اقلام اطلاعاتى مى‌توان اثر هرگونه تغيير را در سيستم ارزيابى نمود.


- استفاده از واژه‌نامه استاندارد، کار برنامه‌نويسى را کاهش مى‌دهد.


- ايجاد واژه‌نامه اطلاعات براى تمام اطلاعاتى سيستم‌هاى مختلف کاربردى اولين قدم در راه ايجاد بانک‌هاى اطلاعاتى است.