آگاهى از روش سازمان دادن و اقلام اطلاعاتى موجود در فايل‌ها و رکوردهاى هر سيستم يا برنامه براى درک عمليات آن ضرورى است. معمولاً شرح هر فايل و رکوردهاى آن در قسمت خاصى از برنامه‌ها نوشته مى‌شود. شرح مزبور شامل نام و مشخصات فايل و انواع رکورد و هم‌جنين مشخصات لامز براى فيلدهاى هر رکورد مى‌باشد. مشخصات مزبور طبق ضوابط زبان برنامه‌نويسى مورد استفاده، نوشته مى‌شود و براى استفاده از ليست مزبور، آشنائى قبلى با زبان برنامه‌نويسى ضرورى است. براى مثال، در نمودار زير مشخصات يک فايل و رکوردهاى آن نوشته شده است. آگاهى از تمام اطلاعاتى که در اين چند سطر نوشته شده است نياز به آشنائى با زبان کوبول دارد. به‌طور مثال، مطالعه کننده نه تنها بايد بداند که دو حرف FD مخفف کلمات File description است بلکه بايد بداند که نوشته نشدن سازمان اطلاعات در فايل نشان اين است که فايل ترتيبى است و نوشته نشدن اطلاعات مربوط به برچسب فايل نشان مى‌دهد که فايل مزبور برچسب استاندارد دارد. اين نکته قال تأکيد است که در جدول مزبور حتى از امکان خلاصه کردن کلمات استاندارد کوبول مانند Pic براى Picture يا حذف کلمه Contains بعد از کلمه Block (در سطر دوم) استفاده نشده است.


نرم‌افزارهاى آماده ويژه‌اى وجود دارد که با استفاده از اطلاعات موجود در ليست برنامه، اطلاعات فايل‌ها را به‌صورت جداول، نمودار يا شرح اطلاعات ارائه مى‌نمايد. با توجه به تعدد نرم‌افزارهاى موجود، مى‌توان برنامه‌اى که مشخصات فايل و رکورد را طبق ضوابط استانداردهاى مستندسازى واحد تجارى براى فايل‌ها و رکوردها تهيه مى‌کند انتخاب نمود. حتى مى‌توان برنام موردنظر را در گروه سيستم‌ها و برنامه‌نويسى مرکز خدمات کامپيوترى ايجاد کرد. استفاده از کلمات گويا و اسامى روشن براى نام فيلدها و رکوردهاى اطلاعاتى در روشنى و قابليت درک نمودارهاى تهيه شده نقش مهمى دارد. نمودار زير اطلاعات رکوردهاى يک فايل را که توسط يکى از نرم‌افزارهاى مزبور تهيه شده است نشان مى‌دهد.


 PROGRAM 
 INPUT RECORD LAYOUT 
*************MASTR*************
**TYPE 1**
     /MATCH *M1*/                                   /SDATE ̶̶̶         ̶̶̶        ̶̶̶ /
 ̶̶̶ ̶̶̶  /CLTNO/.../BRANCH/.../ERRORS/CLOSE/SMONTH/.../SYEAR/CLTNME/HDATE/  ̶̶̶ ̶̶̶
     3    6     12   13   13     20  20  21  21  22  23       26   27   28   29   60   77
 
**TYPE 2**
     /MATCH *M1* ̶̶ ̶̶ ̶̶   ̶̶ ̶̶ ̶̶ /                                 
 ̶̶̶ ̶̶̶  /CLTNO/ACTNO1/ACTNO2/.../TCODEL/TCODE2/.../DESCPT/.../PCODEX/  ̶̶̶ ̶̶̶
     3    6    7     9   10    12       20   20  21    21      28    29     78     79
 
**TYPE 3**
     /MATCH *M1* ̶̶ ̶̶ ̶̶   ̶̶ ̶̶ ̶̶ /
 ̶̶̶/CLTNO/ACTNO1/ACTNO2/.../TCODEL/TCODE2/.../DESCPT/.../YTDAMT*P*/ADJ*P*/
     3    6    7     9   10    12       20   20  21    21      28    29     66      71    72   77
**NOT SHOW ABOVE**
 
**TYPE 4**
     /MATCH *M1* ̶̶ ̶̶ ̶̶   ̶̶ ̶̶ ̶̶ /
 ̶̶̶ ̶̶̶  /CLTNO/ACTNO1/ACTNO2/.../TCODEL/TCODE2/.../DESCPT/.../PCODE/
     3    6    7     9   10    12       20   20  21    21      28    29     78     79


نمونه شرح رکوردهاى فايل، تهيه شده توسط نرم‌افزار ويژه


INFØ82 FD
BLOCK CONTAINS ۱۰ RECORDS
.RECPRD ـ TRANSACTION ـ DATA RECORD IS INVENTORY 
.{PICTURE 9 {4 RECPRD ـ TRANSACTION ـ  INVENTORY   Ø۱
.{PICTURE 9 {۱ NUMBER ـ PART ـ TRANSACTION Ø5
.{PICTURE 9 {b CODE ـ TYPEـ TRANSACTION Ø5
QUANTITY ـ TRANSACTION Ø5
.DATE ـ TRANSACTION Ø5
.{PICTURE 9 {2 MONTH ـ TRANSACTION ۱Ø
.{PICTURE 9 {2 DAY ـ TRANSACTION ۱Ø
.{PICTURE 9 {2 YEAR ـ TRANSACTION ۱Ø