نرم‌افزارهاى بايگانى کامپيوترى که بايگان يا کتابدار نيز ناميده مى‌شود براى تسهيل در امر نگهداشت برنامه‌ها و اطلاعات موردنياز سيستم‌ها و برنامه‌هاى کامپيوترى ايجاد شده است و عمليات زير را مى‌توان به کمک آن انجام داد:


- نگهدارى نسخه‌اى از برنامه‌ها با مشخصات کامل روى نوار يا ديسک مغناطيسى.


- انجام تغييرات لازم در برنامه‌ها به آسانى و با استفاده از دستورالعمل‌هاى خذف، اضافه يا تغيير در برنامه بايگان.


- تهيه فهرست کامل برنامه‌هاى موجود با تاريخ ايجاد يا انتقال برنامه به کتابخانه، مشخص کردن تعداد سطرها و تاريخ انجام آخرين تغييرات در برنامه.


- محدود کردن دسترسى به برنامه‌ها با استفاده از کلمه رمز.


- اعمال استانداردها و فرم‌هاى معيوب به‌صورت يکنواخت در تمام برنامه‌ها.


از ميان برنامه‌هاى متنوع و متعددى که براى کامپيوترى مختلف به‌صورت آماده وجود دارد برنامه‌هاى بايگان در ايران بيش از ساير انواع نرم‌افزارهاى مستندسازى مورد استفاده قرار گرفته است. اغلب سيستم‌هاى بايگانى کامپيوترى اين امکان را مى‌دهد که قسمت‌هاى ثابتى از برنامه مانند شرح فايل و رکوردهاى مربوطه را براى يک بار نوشته و در کتابخانه قرار داد. هر برنامه که با آن فايل کار مى‌کند مى‌تواند با ذکر کلمه کپى و نام استاندارد فايل، شرح مزبور را در برنامه ادغام کند. با استفاده از امکانات برنامه بايگان، تغيير برنامه‌ها آسان مى‌شود و پس از هر تغيير ليستى از برنامه که در آن دستورالعمل‌هاى حذف شده، تغيير يافته و اضافه شده مشخص است، چاپ مى‌شود. مطالعه اين ليست براى حسابرسانى که به تغييرات برنامه‌ها رسيدگى مى‌نمايند بسيار مفيد است و براى مشخص کردن تغييرات انجام شده نيازى به مراجعه به ليست قبلى و مقايسه آن با ليست جديد نخواهد بود. مطالعه فهرست برنامه‌ها مى‌تواند به پيدا کردن نسخ متفاوت برنامه يا سيستم‌هاى ديگرى که ممکن است وجود داشته باشد نيز کمک کند. تاريخ انجام آخرين تغييرات برنامه‌ها مى‌تواند دوره‌اى را که برنامه بدون تغيير مانده است مشخص سازد و چنانچه در طى دوره مورد رسيدگي، برنامه مزبور ثابت مانده باشد نياز حسابرس به رسيدگى‌هاى مختلف کاهش مى‌يابد. چنانچه از کلمه رمز براى محدود کردن دسترسى به برنامه‌ها استفاده شود و کلمه رمز مربوطه واقعاً محدمانه باشد (نه اينکه کلمه رمز کليه برنامه‌ها مانند نمودار نمونه فهرست برنامه‌هاى بايگانى شده در فهرست چاپ شود) تنها کسانى قادر به انجام تغييرات در برنامه خواهند بود که اسم رمز مربوطه به آنها داده مى‌شود. برنامه‌هاى بايگان نيز مانند برنامه‌اى پيش پردازنده مى‌توانند رعايت استانداردها را در برنامه‌هائى که مسئول نگهدارى آنها مى‌باشند کنترل کنند. مثلاً اگر قرار است کلمه‌اى به‌کار برده نشود يا جمله‌اى به روش خاصى نوشته شود با اين برنامه‌ نيز قابل کنترل است.


تمام برنامه‌هاى بايگان از برنامه اوليه نگهدارى مى‌کنند و برنامه تبديل شده به سيستم عامل داده مى‌شود اما برخى از برنامه‌هاى بايگان مى‌توانند برنامه‌هاى تبديل شده را نيز کنترل نمايند. نظر به اينکه برنامه‌اى که در ماشين اجراء مى‌شود برنامه تبديل شده است اين امکان وجود دارد که اين نسخه از برنامه مستقيماً دستکارى شود بدون اينکه برنامه اوليه تغيير يابد، بنابراين، به‌منظور اتکاء بر کنترل‌هاى داخلي، لازم است که از قابل دسترس نبودن نسخه اجرائى برنامه تبديل شده اطمينان حاصل شود. نمودار زير يک صفحه از فهرست برنامه‌هاى تحت نظارت يک برنامه‌ بايگان را نشان مى‌دهد. در اين فهرست نام برنامه (Module)، کلمه رمز لازم براى دسترسى به برنامه (Password)، شرخ مختصر برنامه (Module description)، تاريخ اضافه شدن برنامه به بايگانى (Added)، تاريخ و شماره رديف ثبت آخرين ليست برنامه (Last update)، و تعداد رکوردها يا سطرهاى برنامه (Records) چاپ شده است.

نمونه فهرست برنامه‌هاى بايگانى شده

MASTER LIBRATY INDEX
05/04/8X      TIME 1406                                                                                                    PAGE 37
RECORDS UPDATE LAST ADDED DESCRIPTION MODULE PASSWORD MODULE
437 1240 04/23/8X 04/01/8X TURNOVER INVENTOTY GACB INPO40
683 0831 12/17/8X 10/10/8X ACTIVITY INVENTORY RUSD INPO41