به‌دليل ديدگاه‌هاى مختلف مديران واحدهاى تجارى درباره مراکز خدمات کامپيوترى و سيستم‌هاى کاربردي، استاندارد مشخصى براى حداقل مستندات لازم براى سيستم‌ها وجود ندارد. البته هر واحدى به‌طور مستقل استانداردهائى براى مستندات سيستم‌ها تعيين مى‌کند اما حداقل مستندات سيستم‌هاى کاربردى که مقبوليت و کاربرد همگانى يافته باشد، در داخل يا خارج از مراکز خدمات کامپيوترى تاکنون تعيين نشده است. انجمن‌هاى ملى انفورماتيک، ضوابط، روش‌ها و نمونه‌هاى مختلفى براى مستندات سيستم‌هاى کاربردى ارائه مى‌کنند اما، با توجه به اينکه انجمن‌هاى مزبور قدرت اعمال استانداردهاى پيشنهادى را ندارند هيچ‌يک از استانداردهاى ارائه شده کاربرد يکنواخت و همگانى ندارد. در ايران، موديانى که از اطلاعات سيستم‌هاى کامپيوترى براى تهيه و تنظيم اطلاعات مالياتى استفاده مى‌کنند موظف به رعايت مفاد آئين‌نامه اجراء تبصره يک مادهٔ ۹۵ قانون ماليات‌هاى مستقيم مصوب ۱۳۶۶ مى‌باشند. طبق مادهٔ ۱۸ آئين‌نامه مزبور، موديان موظف هستند آئين‌نامه يا دستورالعمل‌هاى کار ماشين و برنامه‌هاى آن‌را در اختيار مأموران رسيدگى قرار دهند.


امکان اينکه يک مرکز کامپيوترى براى تمام سيستم‌هاى کاربردى مورد استفاده مستندات کامل داشته باشد ناچيز است. بنابراين، لازم است که معيارى کلى براى حداقل مستندات قابل قبول براى حسابرسان ارائه شود. اصولاً هر سيستم کاربردى بايد حداقل سه پرونده به‌شرح زير داشته باشد:

پرونده سيستم

پرونده سيستم حداقل بايد شامل اطلاعات زير باشد:


- دلايل ايجاد سيستم کاربردي، شامل درخواست مجاز و تأييد گزارش مشخصات کلى سيستم.


- نمودار کلى گردش اطلاعات و پردازش سيستم.


- شرح عمليات سيستم.


- مشخصات، طرز تکميل و اصلاح اطلاعات در فرم‌هاى ورودي.


- مشخصات پردازش و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجي.


- مشخصات و فرم تمام فايل‌ها و جداول مورد استفاده.


- مجوز و تأييديه‌هاى شروع اجراءِ واقعي.


- کنترل‌هاى اساسى سيستم.


- مدارک درخواست، تصويب و تأييد تغييرات سيستم از زمان شروع اجراءِ واقعى به‌بعد.


علاوه بر حداقل مزبور پرونده سيستم مى‌تواند شامل اطلاعات کامل‌ترى به‌شرح زير نيز باشد:


- فهرست مسئولان و مسئوليت‌هاى پياده‌سازى و اجراءِ سيستم.


- شرح اطلاعات ورودي، پردازش و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى.


به‌طور کلي، پرونده سيستم بايد اطلاعات لازم درباره روش پردازش سيستم کاربردى و زنجيره عطف اطلاعات و پردازش‌ها را تأمين کند. حسابرس از اين پرونده براى آشنائى با اطلاعات ورودي، گردش اطلاعات و پردازش، و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى سيستم استفاده مى‌کند.

پرونده برنامه‌ها

به‌طور معمول هر سيستم کاربردى بيش از يک برنامه کامپيوترى دارد. هر برنامه سيستم کاربردى مى‌تواند پرونده جداگانه‌اى داشته باشد يا اينکه مستندات لازم براى تمام برنامه‌ها در يک پرونده نگهدارى شود. در هر حالت براى هر يک از برنامه‌ها حداقل بايد مدارک زير در پرونده برنامه‌هاى سيستم وجود داشته باشد:


- شرح برنامه.


- ليست برنامه اوليه.


- ليست دستورالعمل‌هاى رانش برنامه و ساير اطلاعات لازم براى اجراءِ برنامه.


- نمودار جريان گردش پردازش برنامه و جداول تصميم‌گيرى يا شرح روش پردازش برنامه.


- کنترل‌هاى ويرايشى و پردازشى برنامه (چنانچه در بپرونده سيستم ذکر نشده باشد).


- جداول و ضرايب مورد استفاده در برنامه، شامل شرح و مورد کاربردى هر کدام.


- فرم اطلاعات و گزارش‌ها خروجى برنامه.


- فرم اطلاعات ورودى و ساير فايل‌هاى مورد استفاده در برنامه.


- کاربردهاى ويژه برنامه مانند کليدهاى برنامه‌اى (Program switches) يا روش‌هاى ويژه کشف اشتباهات.


- مدارک و مجوزهاى تغييرات برنامه (يا شرح و تاريخ) پس از تائيد اوليه و شروع اجراءِ واقعى به‌بعد.


حسابرس از اين پرونده براى تکميل اطلاعات موردنياز خود در مرحله تکميل بررسى کنترل‌هاى حسابدارى سيستم کاربردى استفاده مى‌کند.

راهنماى عملياتى

اين راهنما براى تشريح طرز اجراءِ هر برنامه سيستم تدوين مى‌شود و بنابراين، بايد حداقل شامل اطلاعات زير باشد:


- روش اجراءِ برنامه‌ها.


- فهرست اطلاعات و فايل‌هاى ورودى و خروجى.


- دستوارت ويژه براى وضع کليدهاى سخت‌افزار و سيستم عامل کامپيوتر (در صورت لزوم).


- دستورالعمل‌هاى کنترل رانش برنامه.


- ليست توقف‌ها و پيام‌هاى ويژه احتمالى برنامه‌ها براى اپراتور و دستورالعمل براى اقدامات اپراتور در هر يک از موارد مزبور.


- مسئوليت‌هاى متصديان اجراءِ در مورد کنترل پردازش و اطلاعات ورودى و خروجى برنامه.


- روش‌هاى ثبت نقاط مقابله، بازيابى اطلاعات و شروع مجدد کار در صورت بروز اشکال در حين رانش.


- مدت تقريبى زمان متوسط و حداکثر رانش برنامه براى برنامه‌ريزى کار روزانه و تشخيص تأخير غيرعادى در اتمام کار.


- دستورات لازم براى نگهدارى فايل‌هاى مورد استفاده و ايجاد شده و موارد اضطرارى.


حسابرس براى شناخت وظايف کارکنان دايره عمليات مى‌تواند بررسى خود را با مطالعه راهنماى عملياتى آغاز کند. اين پرونده براى برنامه‌ريزى اقدامات بعدى در قسمت عمليات و کاربرد روش‌هاى حسابرسى با استفاده از کامپيوتر نيز مفيد است.


چنانچه راهنماى استفاده کنندگان سيستم تدوين نشده باشد، راهنماى عملياتى بايد شامل دستورالعمل‌هاى لازم براى استفاده از سيستم توسط استفاده کنندگان نيز باشد.