به‌طور معمول دستگاه چاپ، اطلاعاتى را که بايد چاپ کند، همراه با اطلاعات اضافى در مورد فاصله سطرها و در مواردى اندازه و نوع حروف و علائم، از کامپيوتر دريافت و آماده چاپ مى‌کند. محل قرار گرفتن کاغذ را تنظيم، و سپس علائم لازم را با فشار هر علامت بر صلفحه کاغذ يا با روش‌هاى ديگر بر صفحه نقش مى‌نمايد. تعداد حروف و علائم در هر سطر مى‌تواند بين ۴۰ تا ۲۰۰ عدد باشد. سرعت چاپ در هر دقيقه بين ۴۰ تا ۴۰۰۰ سطر است. دستگاه‌هاى چاپ خطى متداول مى‌تواند ۱۲۰ تا ۱۴۴ علامت در سطر و بين ۳۰۰۰ تا ۳۰۰۰ سطر در دقيقه چاپ کند.



دستگاه‌هاى چاپ معمولى شامل انواع استوانه‌اي، شانه‌اي، زنجيري، شليکى و ماتريسى است که تمام آنها با وارد آوردن فشار بر صفحه کاغذ، علائم را چاپ مى‌کنند. اخيراً دستگاه‌هاى چاپى ساخته شده است که مشابه دستگاه‌هاى فتوکپى از خاصيت مغناطيسى براى چاپ علائم استفاده مى‌نمايد و مشهور به دستگاه‌هاى چاپ ليزرى است. اختلالات عمده در دستگاه‌هاى چاپ مى‌تواند به‌دلايل زير باشد:


- کم‌رنگى يا بى‌رنگى علائم و حرف به‌دليل مستهلک شدن نوار چاپ يا کمبود جوهر مخصوص که تدريجى بوده و اپراتور بايد در تعويض به موقع نوار چاپ يا تکميل جوهر مخصوص اقدام کند.


- ناخوانا بودن علائم و حروف به‌دليل تنظيم نبودن دستگاه چاپ که در ميزان‌هاى کم، با توجه به گزارش چاپي، قابل درک و تنظيم است و در ميزان زياد باعث توقف دستگاه و نياز به سرويس خواهد شد. کنترل مربوطه در دستگاه چاپ، کنترل تنظيم (Synchronization) ناميده مى‌شود و از انواع کنترل‌هاى سخت‌افزارى است.


- معتبر نبودن اطلاعات چاپى که به‌دليل اشکال در ارسال اطلاعات يا عدم تطابق با مشخصات دستگاه چاپ ممکن است ايجاد شود و در هر حالت توسط کنترل‌هاى سخت‌افزارى دستگاه چاپ مشخص مى‌شود. اگر هنگام انتقال اطلاعات از حافظه کامپيوتر به دستگاه چاپ مشخص مى‌شود. اگر هنگام انتقال اطلاعات از حافظه کامپيوتر به دستگاه چاپ اشکالى ايجاد شود، اشکال مزبور توسط مدارهاى کنترل توازن (Parity check ـ کنترل بيت توازن) کشف و اقدام اصلاحى (تکرار پردازش يا توقف دستگاه) انجام مى‌شود. چنانچه اطلاع ارسالى براى چاپ خارج از محدوده علامات شناخته شده براى دستگاه چاپ باشد، دستگاه قادر به چاپ علامت مزبور نخواهد بود. در برخى از موارد، دستگاه چاپ ممکن است با خالى گذاردن محل مربوطه از آن رد شود. برخى از انواع دستگاه‌هاى چاپ در برخورد با اينگونه علائم غيرمعتبر متوقف مى‌شود و فقط با دخالت اپراتور از آن رد مى‌شود.