اطلاعات اوليه به يکى از سه طريق زير ثبت مى‌شود:


- اسناد و فرم‌هاى ثبت اوليه اطلاعات فعاليت‌ها.


- گزارش اوليه اطلاعات ورودى از طريق پايانه‌ها.


- رکوردهاى کامپيوترى نگهدارش شده روى واسطه‌هاى مغناطيسى مانند ديسک يا نوار.


منبع اطلاعات مى‌تواند اسنادى باشد که به‌طور عادى براى ثبت فعاليت‌ها به‌کار مى‌رود مانند برگ سفارش مشترى يا سفارش خريد، رسيد انبار، رسيد وجه و غيره. در مواردى‌که اطلاعات قبل از ثبت روى فرم‌ها و اسناد به‌طور مستقيم از طريق پايانه‌ها وارد کامپيوتر و روى انباره‌هاى مغناطيسى مانند ديسک يا نوار ثبت مى‌شود. مدارک کتبى را مى‌توان با چاپ اطلاعات وارد شده به‌دست آورد.


منابع اطلاعات بايد مراجعه، در دسترس باشد. در روش پردازش دسته‌اى اطلاعات، به‌طور معمول اسناد و فرم‌هاى اطلاعات ورودى دسته‌بندى و دسته‌ها شماره‌گذارى مى‌شود. دسته‌هاى اطلاعات ورودى به ترتيب شماره دسته بايگانى مى‌گردد. براى مراجعه به يک سند ابتدا شماره دسته آن مشخص مى‌گردد و سپس در داخل آن دسته از اطلاعات، با مراجعه به سند يا صورت حساب مربوطه نام، مبلغ و ساير اطلاعات موردنظر پيدا مى‌شود. به‌منظور سهولت مراجعه به اسناد بهتر است که تعداد اسناد هر دسته از حدّ معينى تجاوز نکند. هر چه تعداد اسناد کمتر باشد سند موردنظر زودتر پيدا مى‌شود. اسنادى که اطلاعات آن از طريق پايانه وارد کامپيوتر مى‌شود به‌طور معمول برحسب دوره زمانى و شماره رديف پايانه مزبور بايگانى مى‌گردد، اما بايگانى به يکى از ترتيب‌هاى مزبور يا برحسب نوع اطلاعات نيز معمول است. اسناد و فرم‌هاى اطلاعات اوليه در بيشتر موارد حداقل در دو نسخه تنظيم مى‌شود. يک نسخه از آن در واحد تنظيم کننده بايگانى و نسخه ديگر براى پردازش ارسال مى‌گردد. در مواردى‌که از پايانه براى وارد کردن اطلاعات استفاده مى‌شود ممکن است اسناد و فرم‌هاى اوليه قبلاً آماده نشده باشد. در اينگونه موارد مى‌توان از اطلاعات وارد شده، گزارشى که مطابق مشخصات موردنياز باشد تهيه و جايگزين اسناد دستى نمود. براى دسترسى به اطلاعات موردنياز بايد هر يک از اسناد يا رکوردها داراى يک شماره شناسائى يا کد ويژه باشد شماره مزبور بابد در تمام گزارش‌ها و حساب‌ها همراه با ساير اطلاعات چاپ شود. در ليست اطلاعات ورودى که جايگزين اسناد و فرم‌هاى دستى مى‌گردد بايد پايانه، تاريخ، ساعت و مشخصات وارد کننده اطلاعات معلوم باشد.


چون بايگانى اسناد چاپى نسبت به‌واسطه‌هاى مغناطيسى چند صد باربر فضاى بايگانى لازم دارد، براى صرفه‌جوئى مى‌توان اطلاعات را به همان فرم مغناطيسى نگهدارى و بايگانى کرد و در مواقع نياز، اطلاعات ضرورى را روى صفحه نمايش پايانه مشاهده يا چاپ کرد.


اطلاعات موردنياز حسابرسى شامل نوع فعاليت، نوع حساب يا رکورد، مبلغ، عطف پردازش‌ها، مشخصات تنظيم کننده و تائيد کننده يا وارد کننده اسناد يا اطلاعات است. مشخصات تنظيم يا تائيد کننده اطلاعات در اسناد کتبي، با پاراف، امضاء يا مهر فرد مزبور معين مى‌شود. مشخصات وارد کننده اطلاعات از طريق پايانه را مى‌توان با مراجعه به گزارش کارکرد دستگاه‌ها، اسم رمز مورد استفاده در هنگام شروع کار با پايانه‌ها يا سوابق استفاده از پايانه معلوم کرد. به‌منظور تأمين اطلاعات موردنياز حسابرسى در رکوردهاى کامپيوتري، هر رکورد بايد شامل شماره پايانه يا شماره رمز مشخص کننده فرد وارد کننده اطلاعات باشد. مشخصات مزبور براى کنترل و حسابرسى مورد استفاده قرار مى‌گيرد. کنترل مجاز بودن فرد و پايانه‌هائى که از آن اطلاعات اوليه وارد مى‌شود ضرورى است. مشخصات تأييد کننده يا مستقيماً از طريق پاراف يا امضاء يا به‌طور ضمنى از طريق ساختار سازمانى واحد مربوطه در اسناد دستى معلوم مى‌شود. در رکوردهاى کامپيوترى مى‌توان کد ويژه تأييد وتأييد کننده را جزءِ اطلاعات ضرورى براى شروع پردازش منظور نمود.