در زنجيره عطف اطلاعات و پردازش، بايد اطلاعات کافى براى رديابى روش و منطق پردازش وجود داشته باشد. بازبين، حسابرس يا متصدى اصلاح محاسبات اشتباه احتمالى بايد بتواند پردازش انجام شده را قدم به قدم تکرار نمايد. در مورد محاسبات ساده ممکن است اطلاعات مدون براى رديابى پردازش ضرورى نباشد و يا اينکه اطلاعات موجود در مسندات سيستم کافى باشد. در مورد محاسبات و پردازش‌هاى پيچيده، اطلاعات ويژه‌اى لازم خواهد بود تا رديابى پردازش را ممکن سازد. اطلاعات مزبور مى‌تواند در انواع گزارش‌هاى تفصيلى مانند ليست تفصيلى ضميمه سند روزنامه و پيوست جمع‌هاى کنترل و خلاصه‌ها يافت شود، يا در گزارش‌هاى عطف و کنترل چاپ گردد.

فعاليت‌هاى پيوسته ايجاد شده

فعاليت پيوسته ايجاد شده، فعاليتى است که اطلاعات آن از خارج سيستم نمى‌آيد بلکه در اثر پردازش اطلاعات ديگري، توسط سيستم کاربردى ايجاد مى‌شود. براى مثال مى‌توان از سفارش خريد ايجاد شده در اثر کاهش موجودى يا سفارش ساخت در اثر فروش کالا نام برد. اطلاعات رديابى در اين موارد مى‌تواند فهرست کالاى صادره از انبار يا موجودى اول دوره و اطلاعات ورود و صدور کالا از اول دوره تا تاريخ ايجاد سفارش خريد باشد. البته آخرين محموله صادره انبار موجب سفارش مى‌شود، اما ممکن است مراجعه به عمليات قبلى نيز براى رديابى ضرورى باشد. برخى از فعاليت‌هاى پيوسته ايجاد شده توسط سيستم کاربردي، با اطلاعات ورودى رابطه مستقيم دارد. در اينگونه موارد مى‌توان اطلاعات موردنياز را در گزارش‌ عطف و کنترل ارائه کرد. براى مثال، کميسيون يا پورسانت فروشنده که معمولاً درصدى از کل فروش است را مى‌توان در ليست فروش محاسبه و چاپ کرد. اگر براى کميسيون فروش گزارش چاپى ويژه‌اى تهيه شود، جمع کميسيون‌هاى فروش بايد قبلاً در ليست فروش محاسبه شده باشد و جمع کميسيون فروش در گزارش ويژه مزبور با جمع محاسبه شده در ليست فروش تطبيق گردد.

خلاصه‌ها يا جمع‌هاى بدون کنترل

در مواردى ممکن است محاسبات يا تلخيص‌هائى توسط کامپيوتر انجام گيرد که کنترل آن با روش‌هاى پيش‌بينى شده در سيستم کاربردى قابل کنترل نباشد، مانند جمع مانده‌هاى بدهکارى بيش از يک ميليون ريال يا جمع ساعات اضافه‌‌کارى کارکنان زن. در اينگونه موارد، اطلاعات رديابى مى‌تواند ليست کامل بدهکارانى که بيش از يک ميليون ريال بدهى دارند يا ليست تمام زنان کارمندى که اضافه‌کارى نموده‌اند، باشد. جمع‌هاى کنترل به‌طور معمول شامل تمام مانده‌هاى بدهکار يا اضافه کار تمام کارکنان است. روش‌هاى ديگرى که براى کنترل کامل اينگونه موارد وجود دارد ممکن است اقتصادى نباشد، مانند ليست کامل بدهکاران به‌ترتيب ميزان بدهکارى که در آن هم جمع بدهکاران بالاى رقم موردنظر و هم جمع ساير بدهکاران و جمع کل محاسبه و چاپ شده باشد، اما در موارد نياز و بر حسب مورد مى‌تواند مورد استفاده قرار گيرد.

محاسبات پيچيده يا با استفاده از جداول

محاسبات پيچيده‌اى که با استفاده از فرمول‌ها و جداول ويژه انجام مى‌شود بايد داراى آنچنان اطلاعات رديابى باشد که بتوان با استفاده از اطلاعات مزبور محاسبات را جدا از سستم کاربردي، تکرار و کنترل کرد. در گزارش‌ها، تمام اطلاعات و فرمول‌هاى به‌کار رفته در محاسبات بايد مشخص و آشکار باشد. جداول و محاسبات واسطه‌اى بايد ميزان موردنياز ارائه شود. براى نمونه، در محاسبه ماليات حقوق کارکنان لازم است که جدول مالياتى و روش محاسبه ماليات مشخص باشد و در صورت امکان جمع مبلغ مشمول ماليات چاپ شود.

تغييرات جداول، فايل‌هاى اصلى و بانک‌هاى اطلاعاتى

نظر به اهميت زياد اطلاعات موجود در جداول، فايل‌هاى اصلى و بانک‌هاى اطلاعاتي، هرگونه تغيير در اينگونه اطلاعات علاوه بر اينکه بايد تحت کنترل و نظارت دائم باشد لازم است که کاملاً قابل رديابى نيز باشد. اشتباه در يک نرخ مالياتى در جدول ماليات‌ها، افزايش يا حذف اطلاعات حقوق يکى از کارکنان يا مشخصات يک کالا در فايل اصلى يا بانک اطلاعات مى‌تواند اثرات مختل کننده و بلند مدتى داشته باشد. يک روش معمول براى رديابى تغييرات اطلاعات، چاپ وضعيت قبل و بعد از تغيير، علاوه بر مشخصات کامل اطلاعاتى مى‌باشد که موجب تغيير شده است. مشخصات مزبور شامل اطلاعات جديد، برنامه، پايانه، زمان و فرد مسئول ورود اطلاعات مى‌شود. براى بررسى تغييرات جداول، فايل‌هاى اصلى و بانک‌هاى اطلاعات، تهيه ليست کامل تأييد شده از آن در ابتداى شروع دوره يا زمان شروع بهره‌بردارى بسيار مفيد است.