کنترل اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى براى حصول اطمينان از موارد زير اجراء مى‌شود:


۱. تهيه فايل‌ها و گزارش‌هاى موردنياز طبق برنامه زمان‌بندى مشخص.


۲. صحت اطلاعات فايل‌ها و گزارش‌هاى تهيه شده.


۳. توزيع يا بايگانى فايل‌ها و گزارش‌ها به‌ترتيب صحيح و طبق ضوابط.

کنترل توزيع

تعداد نسخه‌هاى هر يک از گزارش‌ها و اطلاعات خروجى و دريافت کنندگان هر کدام بايد مشخص باشد. تمام گزارش‌هاى تهيه شده بايد به متصدى کنترل تحويل و پس از کنترل، بر اساس جداول توزيع براى دريافت کنندگان مجاز ارسال شود. مشخصات گزارش‌هاى ارسالى با ذکر تاريخ بايد در دفتر ويژه‌اى ثبت گردد. در مورد گزارش‌هاى محرمانه يا اسناد مالى بهتر است از دريافت کننده گزارش‌، رسيد اخذ شود.

کنترل قبل از توزيع

متصدى کنترل اطلاعات يا مأمور اجراءِ هر سيستم کاربردى در مرکز خدمات کامپيوترى بايد موظف باشد پس از پيگيرى و دريافت اطلاعات و گزارش‌هاى خروجي، جمع‌هاى عمودى و افقى گزارش‌ها را کنترل و از بايگانى صحيح فايل‌هاى اطلاعات خروجى اطمينان حاصل نمايد. در مورد گزارش‌هاى خروجي، کامل بودن و تعداد نسخه‌هاى گزارش نيز بايد کنترل شود. بازديد تمام صفحات هر گزارش نيز ضرورى است زيرا امکان دارد که به‌علت بروز اشکال در حين چاپ گزارش‌ها، تعدادى از صفحات چاپ نشده يا ناخوانا باشد. پارگى يا تا خوردن صفحات اول يا آخر هر دسته کاغذ يا فرم ورودى مى‌تواند اطلاعات صفحات مزبور را غيرقابل استفاده نمايد. متصدى کنترل علاوه بر تطبيق جمع‌هاى کنترل به روش تعيين شده، يا بازديد صفحات گزارش‌ مى‌تواند برخى از اشتباهات واضح ار ملاحظه کند و از توزيع گزارش‌هاى کامپيوترى داراى غلط‌هاى فاحش، که موجب سلب اعتماد استفاده کنندگان مى‌گردد، جلوگيرى نمايد.

زمان‌بندى تهيه اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى

زمان اجراءِ سيستم‌هاى کاربردى و تهيه گزارش‌هاى خروجى از لحاظ حسابرسى اهميت زيادى ندارد مگر در مورد اثر آن بر زمان نهائى تهيه صورت‌هاى مالى که بايد بر طبق ضوابط و مقررات باشد. اما، براى اينکه صورت‌هاى مالى نهائى بتواند به موقع تهيه شود و گزارش‌ها مفيد واقع گردد، زمان آماده شدن گزارش‌ها از لحاظ مديريت بسيار بااهميت است. اگر برنامه زمانى براى ارسال اطلاعات به مرکز خدمات کامپيوترى و تاريخ‌هاى آماده شدن اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى در راهنماى استفاده کنندگان سيستم کاربردى برنامه زمانى موجود نباشد، بايد با توافق استفاده کنندگان و مرکز خدمات کامپيوترى برنامه زمان‌بندى لازم تنظيم شود. وجود اين جدول زمانى نه تنها از لحاظ دريافت کنندگان گزارش‌ها، بلکه از لحاظ تنظيم برنامه کار روزانه مرکز خدمات کامپيوترى و پيگيرى عمليات توسط متصدى کنترل اجراءِ سيستم کاربردى ضرورت دارد. رسيدگى به اجراءِ منظم برنامه زماني، از وظايف متصدى کنترل اطلاعات يا متصدى اجراءِ سيستم کاربردى در مرکز خدمات کامپيوترى است که توسط مدير مرکز و استفاده کنندگان بر انجام وظايف او نظارت مى‌شود.

کنترل‌هاى واحد استفاده کننده

اگرچه برقرارى و اجراءِ صحيح کنترل‌هاى مناسب در مرکز خدمات کامپيوترى مى‌تواند در اتکاء به گزارشات و صورت‌هاى مالى تهيه شده مؤثر باشد اما واحد استفاده کننده بايد برخى کنترل‌هاى ساده را برقرار و اجراء کند تا خود نيز از درستى پردازش اطلاعات اطمينان حاصل نمايد. هرچه کنترل‌هاى عمومى و کاربردى مرکز کامپيوتر و سيستم کاربردى ضعيف‌تر باشد، کنترل‌هاى استفاده کننده بايد بيشتر شود.

بازديد و بازرسى گزارشات

گزارش‌هاى واصله از مرکز خدمات کامپيوترى بايد وارسى شود. هدف از اين وارسى اطمينان از کامل، منطقى و قابل قبول بودن گزارش است.

محاسبه و تطبيق جمع‌هاى کنترل

در زمان آماده‌سازى اطلاعات اوليه براى ارسال به مرکز خدمات کامپيوترى جمع کل مناسب محاسبه، و اثر آن بر مانده‌هاى قبلى تعيين مى‌شود. پس از دريافت گزارش‌هاى خروجى کامپيوتري، جمع کل آن با رقم محاسبه شده قبلى مطابقت داده شده و مغايرات رسيدگى مى‌گردد. براى مثال، با محاسبه جمع فروش نسيه و دريافتى‌ها جمع کل مانده حساب بدهکاران تعيين و پس از دريافت مثال، با محاسبه جمع فروش نسيه و دريافتى‌ها جمع کل مانده حساب بدهکاران تعيين و پس از دريافت صورت‌حساب‌هاى بدهکاران جمع کل آن با جمع محاسبه شده مطابقت مى‌شود. در مواردى‌که محاسبه دقيق جمع کل امکان ندارد مقدار تقريبى آن مى‌تواند ملک عمل باشد. براى مثال مبلغ تقريبى خالص حقوق ماهانه کارکنان در مقايسه با ساعات کارکرد دو ماه متوالى و ميزان کسورات آن فايل تقريب و کنترل است.

مقايسه با مقدار موجودى

در برخى از سيستم‌هاى کاربردى مانند انبار يا صندوق، استفاده کننده مى‌تواند رقم مندرج در گزارش را با عين موجودى تطبيق کند. براى مثال، تعداد موجود کالا بايد با رقم مندرج در گزارش تطبيق کند يا موجودى صندوق در اول وقت ادارى بايد با مزان محاسبه شده توسط کامپيوتر بر اساس عملکرد روز قبل يکى باشد. استفاده کننده مى‌تواند براى حصول اطمينان از پردازش صحيح اطلاعات در مرکز خدمات کامپيوترى علاوه بر روش‌هاى مزبور، از ساير روش‌هاى مناسب براى کاربرد موردنظر، يا روش‌هاى کنترل پردازش اطلاعات نيز استفاده کند.


چون استقرار و اجراءِ مقدارى کنترل در واحد استفاده کننده در تمام موارد اثر بسيار مفيدى دارد بهتر است در زمان طراحي، هر سيستم کاربردى کنترل‌هاى ساده و مناسبى که بايد توسط استفاده کننده انجام شود مشخص گرديده و طرز اجراءِ آن در جزوه راهنماى استفاده کنندگان سيستم تدوين شود.