ورود انواع اطلاعات به مراکز خدمات کامپيوترى براى پردازش بايد قبلاً به‌طور مستقيم يا غيرمستقيم توسط مديريت تصويب شده باشد. مديريت مى‌تواند اطلاعات فعاليت‌ها را به روش‌هاى مختلفى تصويب کند و هر يک از روش‌هاى مزبور مى‌تواند توسط کامپيوتر کنترل شود. روش‌هاى عمده تصويب و نمونه کاربرد کامپيوترى آن در جدول زير ارائه شده است.

جدول نمونه روش‌هاى تصويب اطلاعات ورودى و موارد کاربرد کامپيوترى هر يک

روش تصويب کاربرد کامپيوترى
اجازه خاص به يک مقام مسئول براى انجام فعاليت‌هاى مشخص و تشخيص مجاز بودن او با شناسائى امضاء يا رمز شناسائى وى انتقال وجوه توسط صندوق‌دار با استفاده از پايانه و تشخيص مجاز بودن با شناسائى اسم رمز صندوق‌دار
اجازه عمومى به شرط رعايت ضوابط معين، در حدود نرخ‌ها و شرايط از پيش تعيين شده قبول اطلاعات مربوط به فروش توليدات که طبق نرخ‌هاى ثابت و در حدود اعتبار مشترى است
اجازه انجام فعاليتى در متابعت از انجام فعاليت مجاز ديگر صدور اسناد بارگيرى بر اساس اطلاعات مجاز فروش کالا
اجازه‌هاى ويژه براى انجام فعاليت‌هائى که به امضاء مجاز يا اجازه‌نامه ويژه نياز دارد درخواست تغيير در منطق کار برنامه کاربردى توسط مقام يا استفاده کننده‌اى که مجاز به درخواست مزبور است


در سيستم‌هاى کاربردى غيرکامپيوتري، معمولاً، گردش کار شامل اسناد و مدارکى است که متصديان مربوط با مشاهده امضاء يا پاراف‌هاى موجود در آن مى‌توانند مجاز بودن اقدامات قبلى را تشخيص دهند. در سيستم‌هاى کاربردى کامپيوترى مجاز بودن اطلاعات ورودى را به دو روش مى‌توان تشخيص داد:


- وجود امضاء، پاراف يا ساير نشانه‌ها در اسناد و فرم‌هاى ارسالى به خدمات کامپيوترى به نشانه رعايت ضوابط مصوب.


- کنترل استفاده از پايانه‌ها و ساير مجارى ورود اطلاعات و اجراءِ ضوابط مصوب براى شناسائى متصديان مجاز براى وارد کردن اطلاعات.


اطلاعات ووردى از طريق پايانه‌ها را به دو روش زير مى‌توان کنترل کرد:


۱. کنترل مجاز بودن اطلاعات ورودى.


۲. کنترل مجاز بودن پايانه و وارد کننده اطلاعات.


کنترل‌هائى که در مورد پايانه و متصدى آن مى‌توان برقرار کرد به‌شرح زير است:


- محدود کردن عملياتى که مى‌توان توسط هر پايانه انجام داد. براى مثال مى‌توان پايانه موجود در حسابدارى حقوق و دستمزد را از دسترسى به اطلاعات انبار محروم کرد.


- محدود کردن استفاده از پايانه به کارکنان مجازى که هر کدام به‌جاى امضاء از رمز شناسائى مشخص استفاده مى‌کنند و رمز مزبور در فواصل زمانى معين، يا در صورت لزوم، تغيير مى‌کند.


- محدود کردن اجازه دسترسى به سيستم‌هاى کاربردى و فايل‌ها و اطلاعات در مورد هر يک از کارکنان مزبور.


پس از اعمال محدوديت‌هاى تعيين شده توسط کامپيوتر و تشخيص مجاز بودن وارد کردن اطلاعات فعاليت‌ها، مشخصات اجازه مزبور (براى مثال شمازه رمز متصدى مربوطه) به‌صورت جزئى از اطلاعاتى که وارد مى‌شود در رکوردهاى کامپيوترى ثبت مى‌گردد.


کنترل ضوابط مجاز بودن، ممکن است دستى يا کامپيوترى باشد. در مواردى‌که ضوابط توسط کامپيوتر کنترل مى‌شود، برنامه‌هاى کامپيوترى شامل دستورالعمل‌هائى است که براى کنترل ضوابط ايجاد شده است. بنابراين تغيير در برنامه مى‌تواند منجر به تغيير در ضوابط گردد. براى مثال، اگر فروش کالاى توليدى بر پايه کنترل موجودي، نرخ فروش و اعتبار مشتري، مجاز باشد، چنانچه تغييرى در کنترل موجودي، نرخ يا اعتبار مشتريان در برنامه داده شود شرايط مجاز بودن معامله تغيير مى‌کند. تائيد با تصويب ارتباط نزديک دارد. معمولاً تصويب، قبل از انجام فعاليت و تائيد، در حين اجراء يا پس از انجام فعاليت صورت مى‌گيرد. تأييد به مفهوم اجراء شدن صحيح ضوابط تصويب است. براى مثال، اگر سيستم کاربردى با رعايت ضوابط مربوطه، يعنى پائين‌تر بودن ميزان موجودى از حداقل از پيش تعيين شده براى کالائي، اقدام به صدور سفارش خريد بنمايد، سفارش مزبور قابل تائيد است، زيرا بر اساس ضوابط مصوب قبلى در مورد حداقل موجودي، مقدار سفارش و فروشنده کالا تعيين شده است.