هدف از کنترل کيفيت فايل‌هاى اطلاعاتي، بررسى کيفيت اطلاعات موجود در فايل‌ها است و رسيدگى به کيفيت واسطه ذخيره اطلاعات مانند ديسک يا نوار موردنظر نيست زيرا بررسى کيفيت دستگاه‌هاى ذخيره اطلاعات يا انباره‌هاى اطلاعات کامپيوترى در محدوده کنترل‌هاى عمومى است.


کيفيت اطلاعات فايل‌ها را مى‌توان به يکى از دو روش بررسى تفصيلى يا ويرايش اطلاعات فايل بررسى کرد.

ويرايش اطلاعات فايل

از اين روش براى کنترل اطلاعات فايل‌هاى بزرگ که بررسى تفصيلى آن زمان زيادى لازم دارد استفاده مى‌شود. در اين روش ضوابط معينى براى هر يک از اطلاعات در نظر گرفته مى‌شود و طبق آن ضوابط، اطلاعات فايل توسط برنامه‌هاى کامپيوترى مورد بررسى قرار مى‌گيرد و فقط اطلاعاتى که با ضوابط مزبور منطبق نباشد براى رسيدگى به روش بررسى تفصيلى چاپ مى‌شود.

ويرايش تفصيلى

تمام اطلاعات موجود در فايل، به فرمى که بررسى را تسهيل کند، چاپ مى‌شود و در اختيار استفاده کننده يا مسئول نگهداشت اطلاعات فايل مزبور قرار مى‌گيرد. متصدى مزبور در زمان معينى تمام اطلاعات را بررسى مى‌کند و اصلاحات موردنياز را به‌عمل مى‌آورد يا آن را تائيد مى‌کند. جداول مورد استفاده در برنامه‌ها، مانند جدول نرخ‌هاى ماليات بر درآمد يا جدول شماره رمز انواع حساب‌ها هم بايد به‌همين روش کنترل شود.


در برخى از موارد، اطلاعات تفصيلى به‌جاى اينکه براى واحد استفاده کننده ارسال شود براى صاحب آن ارسال مى‌شود. براى مثال، ريز اقلام حساب مشتريان براى هر يک از صاحبان حساب فرستاده مى‌شود يا اطلاعات فايل پرسنلى براى کارکنان ارسال مى‌گردد.