بررسى ليست اطلاعات

با بررسى گزارش‌هاى خروجى کامپيوترى نيز مى‌توان از صحت اطلاعات ورودى اطمينان يافت. گزارش‌هاى خروجى مورد بررسي، لزوماً گزارش‌هاى نهائى سيستم کاربردى نيست. قبل از مرحله پردازش نهائى (معمولاً در مرحله ويرايش) ليست‌هاى اوليه از اطلاعات ورودى تهيه مى‌شود و براى کنترل جمع دسته‌هاى اطلاعات و رفع اشتباهات احتمالى مورد استفاده قرار مى‌گيرد. کارکنان دايره اطلاعات بايد گزارش‌هاى مزبور را مطالعه و رفع اشتباهات احتمالى را پيگيرى کنند. اشتباهات ناشى از عمليات تبديل (منگنه‌زني) در مرکز خدمات کامپيوترى تصحيح مى‌شود. اشتباهات موجود در اسناد و مداک ارسالى بايد توسط متصديان مسئول در واحد استفاده کننده تصحيح گردد. اگر ليست کامپيوترى اطلاعات داراى اطلاعاتى مفيد (علاوه بر اطلاعات موجود در اسناد اوليه) باشد مى‌تواند کنترل را تسهيل نمايد. براى مثال، ليست کامپيوترى ساعات کارکرد مى‌تواند علاوه بر شمارهٔ کارمندى شامل نام و نام خانوادگى و حتى ميزان حقوق ماهانه کارکنان باشد. اطلاعات اخير که از فايل اصلى اخذ و چاپ مى‌شود به بررسى اطلاعات ليست مزبور کمک زياد مى‌کند. متصديان کنترل اطلاعات بايد گزارش‌هاى نهائى سيستم را قبل از توزيع، کنترل کنند. روش کنترل، علاوه بر مطالعه اجمالى گزارش، بايد شامل بررسى پيام‌هاى اشتباهات کامپيوترى در حين اجراء و تطبيق جمع‌هاى کنترل باشد. در مراحل مختلف پردازش اطلاعات توسط برنامه‌هاى سيستم کاربردى بايد جمع‌هاى مناسبى از اطلاعات ورودى و جمع‌هاى محاسبه شده ايجاد و در انتهاى هر رانش چاپ گردد و جمع‌هاى کنترلى مزبور براى کنترل صحت اجراءِ عمليات در رانش‌هاى بعدى مورد استفاده قرار گيرد. جمع‌هاى مزبور مى‌تواند مربوط به اطلاعاتى باشد که در فايل‌هاى کامپيوترى سيستم ثبت مى‌شود.

آزمايش‌هاى منطقى

آزمايش‌هاى منطقى بودن اطلاعات ورودى توسط واحد محاسبه و منطق کامپيوتر انجام مى‌شود. آزمايش‌هاى مزبور مى‌تواند در مرحله تبديل يا وارد کردن اطلاعات (قبل از مرحله ويرايش) نيز شروع شود. دستگاه‌هاى منگنه اطلاعات، اگر درست برنامه‌ريزى شده باشد، مى‌تواند از قبول اطلاعات حرفى در فيلدهاى عددى خوددارى کند يا مدل‌هاى جديد آن قادر است حتى رقم کنترل يک شماره را محاسبه و کنترل نمايد. سيستم‌هاى ثبت روى ديسک مى‌تواند آزمايش‌هاى منطقى پيجيده‌ترى را نيز اجراء کند. اطلاعاتى که مستقيم از طريق پايانه‌ها وارد کامپيوتر مى‌شود مى‌تواند در مرحله ورود مورد آزمايش قرار گيرد. پايانه هوشمند مى‌تواند مقدار زيادى از آزمايش‌هاى منطقى را در محل انجام دهد. آزمايش‌هاى منطقى بودن اطلاعات ورودى متنوع بوده و درهر مورد به عوامل زير بستگى دارد:


- مشخصات اطلاعات ورودى


- اهميت اطلاعات ورودى


- ابتکار برنامه‌نويس يا آناليست مربوطه.


نمونه‌هاى زير گستره آزمايش‌هاى منطقى را نشان مى‌دهد:

آزمايش کد اطلاعات

اين آزمايش به‌منظور حصول اطمينان از صحت کد نوع اطلاعات به‌عمل مى‌آيد و انواع مختلفى دارد. معمولاً در طراحى فرم هر رکورد يک کد فرم براى آن در نظر گرفته مى‌شود که جزئى از اطلاعات رکورد است و مى‌تواند کنترل شود. در هر رکورد، مثلاً رکورد اطلاعات دريافت‌هاى صندوق، چند نوع مختلف دريافت وجود دارد که هر کدام با کد مستقلى مشخص مى‌شود. چون تعداد اين کدها زياد نيست مى‌توان صحت کد نوع دريافت را کنترل کرد.

آزمايش مقادير

مقدار عددى يا حرفى موجود در هر فيلد اطلاعاتى قابل کنترل است. نمونه‌هاى اين آزمايش شامل موارد زير است:


- آزمايش تعداد ستون‌هاى اطلاعات يک فيلد


- آزمايش مثبت يا منفى بودن اطلاعات يک فيلد


- آزمايش عددى يا حرفى بودن اطلاعات يک فيلد

مقادير غيرقابل پذيرش

در مواردى‌ برخى از مقادير قابل قبول نيست، براى مثال، مقدار فروش نمى‌تواند صفر باشد يا تعداد کارکنان نمى‌تواند عدد کسرى باشد. با انجام آزمايش‌هاى منطقى در برنامه کامپيوترى مى‌توان مقادير غيرقابل پذيرش را تعيين کرد.

آزمايش ترکيبى

برخى از اطلاعات اگرچه به تنهائى قابل قبول است اما ترکيب ويژه‌اى بايد رعايت يشود تا پردازش گردد. براى مثال کارمندى که تعداد ساعات کارکرد ماهانه‌اش کمتر از حدّ معمول است نمى‌تواند اضافه‌کارى داشته باشد.

آزمايش کامل بودن اطلاعات

در بيشتر موارد وجود يک سرى اطلاعات پايه ضرورى است مثلاً در فروش کالا ـ شماره کالا، تعداد فروش، مشخصات مشترى و فروشنده بايد وجود داشته باشد. به آسانى مى‌توان وجود اطلاعات لازم را با انجام آزمايش خالى يا صفر نبودن فيلدهاى موردنظر تشخيص داد.

آزمايش مرتب بودن

در پردازش ترتيبى اطلاعات، مرتب بودن اطلاعات ورودى اهميت زيادى دارد. در اين نوع پردازش، اطلاعات نامرتب نمى‌تواند براى به هنگام‌رسانى فايل اصلى مورد استفاده قرار گيرد. براى اطمينان از مفقود نشدن اطلاعات ورودى ممکن است از شماره سريال استفاده شود. مرتب بودن شماره سريال و جا نبافتادن شماره سريال در ويرايش اطلاعات ورودى کنترل مى‌شود.

کنترل حدود

برخى از مقادير نمى‌تواند از حد معينى کمتر يا بيشتر باشد. براى مثال، تاريخ روز نمى‌تواند از يک کوچکتر و از سى و يک بزرگتر باشد. ساعات کارکرد روزانه نمى‌تواند از ۲۴ ساعت تجاوز کند. حدود برخى ديگر از مقادير متغير است. براى مثال، پرداخت نقدى صندوق نمى‌تواند بيشتر از موجودى آن باشد حدود مزبور نيز مى‌تواند توسط برنامه‌هاى کامپيوترى کنترل شود.