ويرايش معمولاً قبل از پردازش اصلى اطلاعات انجام مى‌شود و شامل عملياتى است که براى شناسائى اطلاعات اشتباه يا غيرمعتبر اجراء مى‌گردد، ويرايش، گاه کنترل اعتبار اطلاعات نيز ناميده مى‌شود. کلمه ويرايش به مفهوم وسيع در مورد کامپيوتر عبارت از آماده‌سازى اطلاعات براى عمليات بعدى است. ويرايش اطلاعات شامل منظم کردن، افزايش، کاهش، کنترل فرم، تبديل کد و آزمايش اجراءِ ضوابط مصوب است. ضوابط کنترل اعتبار اطلاعات براى شناسائى اشتباهات، کمبودها، اضافات و عدم هماهنگى اطلاعات است. اطلاعاتى که با ضوابط منطبق نباشد، پذيرفته نمى‌شود و قبل از انجام عمليات بعدى بايد بررسى و اصلاح شود.

رقم کنترل

رقم کنترل، عددى است که طبق فرمول خاصى براى شماره‌ها محاسبه و معمولاً به اول يا آخر شماره مزبور اضافه مى‌شود. هر بار که شماره مزبور مورد استفاده قرار گيرد با محاسبه مجدد رقم کنترل و تطبيق آن با عدد مزبور مى‌توان تا حدنود زيادى از صحت شماره اطمينان يافت. براى مثال، شمارهٔ کارکنان مؤسسه‌اى چهار رقمى است و از شمارهٔ ۱۰۰۱ شروع مى‌شود. براى هر شمارهٔ کارمندى يک رقم کنترل محاسبه و به آخر شماره افزوده مى‌شود. فرمول محاسبه اين رقم کنترل به‌شرح زير است:


هر يک از اعداد شماره کارمندى از راست به چپ در اعداد متوالى ۲ تا ۵ ضرب مى‌شود. حاصل ضرب‌ها با يکديگر جمع مى‌گردد. مجموع حاصل به يازده تقسيم مى‌شود. باقيمانده تقسيم از عدد يازده کسر مى‌شود. باقيمانده تفريق، رقم کنترل عدد است، براى مثال، رقم کنترل براى ۱۶۵۷ به ترتيب زير محاسبه مى‌شود:


رقم کنترل به روش‌هاى مختلفى محاسبه مى‌شود که روش مزبور يکى از آنها است و چون عدد يازده در آن استفاده شده است روش پايه (Base) يازده ناميده مى‌شود. به‌جاى عدد يازده ساير اعداد مانند ۱۰ يا ۹ يا ۷ نيز معمول است. کارآئى هر روش در کشف اشتباهات احتمالى با روش‌هاى رياضى قابل محاسبه است. براى رقم کنترل يک رقمي، روش پايه يازده روشى معمول است.


علاوه بر تغيير عدد پايه، ضرايب نيز مى‌تواند متغير باشد. ضرايب ۲ تا ۵ مثال مزبور مى‌تواند يک تا ۴ باشد. در برخى از روش‌ها، تنها از اعداد فرد براى ضرب استفاده مى‌شود. يعنى به‌جاى ۱، ۲، ۳، ۴... از ضرايب ۱، ۳، ۵ و ۷... استفاده مى‌شود. تکرار ضرايب نيز معمول است يعنى ۱، ۲، ۱، ۲ و ۱...


افزودن رقم کنترل به شماره موجب بزرگتر شدن آن و در نتيجه افزايش ميزان اشتباهات مى‌شود اما وسيله‌اى است که مى‌تواند جابه‌جا نوشتن اعداد شماره را کشف کند. شماره‌هائى که همراه با رقم کنترل باشد شماره يا ارقام خودآزما (Checking ـ Self) ناميده مى‌شود.

بازتاب

بازتاب اطلاعات ورودى براى وارد کننده اطلاعات، با شرح بيشتر، مى‌تواند کنترل مناسبى براى اطمينان از صحت اطلاعات ورودى باشد. براى مثال، حقوق ماهانه کارمندى افزايش يافته است و حسابدار حقوق بايد حقوق جديد را به سيستم حقوق اطلاع دهد. در سيستم پردازش دسته‌اي، حسابدار، شمارهٔ کارمند و ميزان حقوق جديد را روى فرم تغييرات حقوق مى‌نويسد. کامپيوتر مى‌تواند با استفاده از فايل حقوق علاوه بر شماره کارمندي، نام و نام خانوادگى کارمند مزبور را در ليست اوليه تغييرات حقوق که در مرحله ويرايش تهيه مى‌شود چاپ کند. حسابدار با مشاهده نام کارمند در ليست کامپيوترى مى‌تواند از صحت اطلاعات ورودى به کامپيوتر اطمينان يابد. در سيستم پيوسته که اطلاعات از طريق پايانه براى کامپيوتر ارسال مى‌شود، سيستم کامپيوترى مى‌تواند با دريافت شمارهٔ کارمند، مشخصات او را روى صفحه تلويزيونى پايانه نمايش دهد و با کنترل آن حسابدار از عمل خود و حتى درست بودن شمارهٔ کارمندى مندرج در حکم اضافه حقوق مطمئن شود. روش مزبور مى‌تواند کاربردهاى وسيعى در موارد مختلف مانند شمارهٔ حساب، شمارهٔ کالا و غيره داشته باشد.

مقايسه

در مواردى‌که شماره شناسائى فاقد رقم کنترل است و بازتاب اطلاعات تکميلى نيز به سهولت ميسر نيست، با مقايسه اطلاع ديگري، علاوه بر شماره شناسائي، با اطلاعات موجود در فايل اصلى از صحت شماره شناسائى اطمينان نسبى حاصل مى‌شود. براى مثال براى تغيير حقوق ماهانه کارمند، علاوه‌بر شماره کارمندى و ميزان حقوق ماهانه جديد، حقوق قبلى او نيز به‌عنوان اطلاعات ورودى به سيستم داده مى‌شود. در زمان به هنگام‌رسانى حقوق کارمند در فايل اصلي، ابتدا حقوق قبلى مقايسه و در صورت تطبيق، تغيير لازم داده مى‌شود. در حساب‌هاى بانکي، شمارهٔ حساب و مانده حساب قبلى با هم وارد مى‌شود تا پرداخت يا برداشت بعدى به‌حساب منظور شود.

جمع کنترل

براى اطمينان از پردازش صحيح، استفاده از جمع کنترل بسيار معمول است. از اين روش، به‌ويژه، در پردازش دسته‌اى اطلاعات استفاده مى‌شود. جمع ستون‌هاى اطلاعات مهم در فرم‌هاى ورودي، مانند مبالغ يا مقادير يا حتى شماره‌هاى ثبت شده در فرم‌ها، قبل از ارسال به مرکز خدمات کامپيوترى محاسبه و در برگ‌هاى کنترل دسته‌هاى فرم‌ها نوشته مى‌شود. در اولين مرحله ورود اطلاعات به کامپيوتر، يعنى مرحله ويرايش، کامپيوتر براى هر دسته جمع‌هاى جديدى محاسبه مى‌کند. تطبيق جمع‌هاى اوليه با جمع‌هاى کامپيوتر مى‌تواند توسط کامپيوتر يا به‌طور دستى انجام شود.


در مراحل مختلف پردازش نيز جمع‌هاى کنترل جديد مى‌تواند توسط کامپيوتر محاسبه شود و براى کنترل مراحل بعدى از آن استفاده گردد. براى نمونه، برنامه محاسبه حقوق کارکنان بايد جمع ماليات، بيمه سهم کارمند و کارفرما، حقوق خالص، جمع کسور بابت هر يک از وام‌ها و غيره را محاسبه کند. جمع‌هاى مزبور براى کنترل جمع‌هاى ليست ماليات، بيمه و غيره مورد استفاده قرار مى‌گيرد.


جمع کنترل مى‌تواند از مبالغ و مقادير يا از ارقام ستون‌هائى مانند شمارهٔ کارمندى يا شمارهٔ کالا باشد که در حالت اخير، جمع درهم (Hash total) ناميده مى‌شود. تعداد صفحات يا رکوردهاى اطلاعات نيز مى‌تواند به‌صورت جمع کنترل مورد استفاده قرار گيرد.

بررسى ليست اطلاعات

با بررسى گزارش‌هاى خروجى کامپيوترى نيز مى‌توان از صحت اطلاعات ورودى اطمينان يافت. گزارش‌هاى خروجى مورد بررسي، لزوماً گزارش‌هاى نهائى سيستم کاربردى نيست. قبل از مرحله پردازش نهائى (معمولاً در مرحله ويرايش) ليست‌هاى اوليه از اطلاعات ورودى تهيه مى‌شود و براى کنترل جمع دسته‌هاى اطلاعات و رفع اشتباهات احتمالى مورد استفاده قرار مى‌گيرد. کارکنان دايره اطلاعات بايد گزارش‌هاى مزبور را مطالعه و رفع اشتباهات احتمالى را پيگيرى کنند. اشتباهات ناشى از عمليات تبديل (منگنه‌زني) در مرکز خدمات کامپيوترى تصحيح مى‌شود. اشتباهات موجود در اسناد و مداک ارسالى بايد توسط متصديان مسئول در واحد استفاده کننده تصحيح گردد. اگر ليست کامپيوترى اطلاعات داراى اطلاعاتى مفيد (علاوه بر اطلاعات موجود در اسناد اوليه) باشد مى‌تواند کنترل را تسهيل نمايد. براى مثال، ليست کامپيوترى ساعات کارکرد مى‌تواند علاوه بر شمارهٔ کارمندى شامل نام و نام خانوادگى و حتى ميزان حقوق ماهانه کارکنان باشد. اطلاعات اخير که از فايل اصلى اخذ و چاپ مى‌شود به بررسى اطلاعات ليست مزبور کمک زياد مى‌کند. متصديان کنترل اطلاعات بايد گزارش‌هاى نهائى سيستم را قبل از توزيع، کنترل کنند. روش کنترل، علاوه بر مطالعه اجمالى گزارش، بايد شامل بررسى پيام‌هاى اشتباهات کامپيوترى در حين اجراء و تطبيق جمع‌هاى کنترل باشد. در مراحل مختلف پردازش اطلاعات توسط برنامه‌هاى سيستم کاربردى بايد جمع‌هاى مناسبى از اطلاعات ورودى و جمع‌هاى محاسبه شده ايجاد و در انتهاى هر رانش چاپ گردد و جمع‌هاى کنترلى مزبور براى کنترل صحت اجراءِ عمليات در رانش‌هاى بعدى مورد استفاده قرار گيرد. جمع‌هاى مزبور مى‌تواند مربوط به اطلاعاتى باشد که در فايل‌هاى کامپيوترى سيستم ثبت مى‌شود.