صدور اصلاحيه براى اطلاعات اشتباه بايد طبق ضوابط ويژه‌اى انجام پذيرد تا از تصحيح تمام اشتباهات اطمينان حاصل گردد و از تکرار اصلاحيه براى يک اشتباه جلوگيرى شود. ليست کامل اطلاعات پذرفته نشده با ذکر دليل پذيرفته نشدن هر يک بايد تهيه شود و براى واحد ارسال کننده اطلاعات يا متصدى انجام اصلاحات ارسال گردد. متصدى رديافت و ضوابط کنترل اصلاحيه‌ها بايد مشخص باشد. متصدى کنترل اطلاعات بايد فهرستى از اطلاعات اشتباهى که ليست آن براى اصلاح ارسال شده است نگهدارى و وصول اصلاحيه‌ مربوطه را در آن ثبت کند. فهرست مزبور باتيد در فواصل زمانى مشخص رسيدگى گردد و اشتبهاتى که اصلاحيه لازم براى آن در زمان معقولى نرسيده است پيگيرى شود. فهرست مزبور مى‌تواند دستى يا کامپيوترى باشد. ضوابط پردازش کامپيوترى اطلاعات اشتباه به نوع و طرح سيستم کاربردى بستگى دارد.

برگشت دادن اطلاعات اشتباه

ليستى از اطلاعات اشتباه تهيه شده و همراه با اصل فرم‌ها به واحد ارسال کننده اطلاعات برگشت داده مى‌شود. در کامپيوتر سابقه‌اى نگهدارى نمى‌شود و تنها ممکن است تعداد اشتباهات در دفترى ثبت شود.

پردازش مشروط اطلاعات اشتباه

در برخى از موارد، اطلاعات اشتباه مى‌تواند و يا بايد به همان حالت مورد پردازش قرار گيرد و بعداً اصلاح گردد. براى مثال، اطلاعات مربوط به يک کارمند جديدالاستخدام کامل نيست. در اينگونه موارد، رکورد لازم در فايل اصلى بر اساس اطلاعات داده شده ايجاد مى‌شود و کامل نبودن اطلاعات با علامتى مشخص مى‌گردد. در هر پردازش بعدى يا در زمان‌هاى معين، کامل نبودن اطلاعات يادآورى مى‌شود تا با ارسال اصلاحيه، نواقص مرتفع شود.

نگهدارى سوابق اطلاعات اشتباه

اطلاعات ورودى اشتباه را کامپيوتر مى‌تواند روى يک فايل‌گردان (معلق ـ Circulating (Suspense) file) ثبت و تا تعيين تکليف نهائى آن نگهدارى کند. فايل‌گردان مى‌تواتند اختصاص به يک کاربرد ويژه داشته باشد يا آنکه اطلاعات اشتباه تمام سيستم‌هاى کاربردى در يک فايل نگهدارى شود. در اين حالت، هر رکورد اشتباه بايد اطلاعات مربوط به کاربرد، نوع اطلاعات و تاريخ ثبت بار نيز د خود داشته باشد. اين سوابق تا رسيدن اصلاحيه روى فايل‌گردان باقى مى‌ماند. پس از وصول اصلاحيه، فيلدهاى اشتباه تصحيح شده و اطلاعات رکورد اصلاح شده از فايل‌گردان خارج مى‌شود. رکورد مزبور بايد بلافاصله مانند رکورد جديد ويرايش شود تا از صحت آن اطمينان حاصل گردد. اشتباهات اطلاعات ورودى و اصلاحيه‌ها، روى همان فايل‌گردان اضافه مى‌شود. در مواردى‌که پردازش اطلاعات تا اصلاح تمام اشتباهات به تأخير مى‌افتد، سوابق اطلاعات اشتباهرا مى‌توان در همان فايل اطلاعات ورودى با علامت‌گذارى مناسب نگهدارى کرد و اصلاحات را روى آن انجام داد. در انى‌صورت ضرورى است که قبل از پردازش نهائي، اطلاعات فايل مزبور به‌طور کامل، يا حداقل رکوردهاى علامت‌دار، مجدداً ويرايش شود. نمودار زير طرز کار فايل‌گردان را نشان مى‌دهد.


نمودگر فايل‌گردان اطلاعات اشتباه
نمودگر فايل‌گردان اطلاعات اشتباه