اطلاعاتى که بين دواير، ادارات و واحدهاى مختلف انتقال مى‌يابد هميشه در معرض خطر گم شدن يا از بين رفتن است. براى کاهش زيان‌هاى ناشى از فقدان اطلاعات، وجود نسخه‌ ديگرى از اطلاعات و براى کاهش امکان فقدان، برقرارى کنترل‌هاى مناسب الزامى است. مسير گردش اسناد بايد مشخص و در ورقه‌اى بر روى مجموع دسته‌هاى انتقالى نوشته شود، و هر دريافت کننده بايد پس از انجام وظايف مربوطه مقابل اسم خود در ورقه مزبور را پاراف کند و براى نفر بعدى بفرستد. در مقاطع مراحل عمده، مانند هنگام ارسال به مرکز خدمات کامپيوترى يا دريافت در مرکز مزبور، بايد انتقال اطلاعات در دفترى ثبت شود. براى اينکه موضع اطلاعات در هر لحظه به آسانى مشخص شود، بهتر است که در دفتر مزبور علاوه بر ستون‌هاى رديف، تاريخ، منبع، شرح و غيره، ستون‌هائى براى عمليات بعدى وجود داشته باشد و تاريخ انجام هر عمل، درستون مربوطه ثبت شود. در ستون‌هاى مزبور براى عملياتى مانند ارسال به دايره منگنه‌زني، دريافت از منگنه‌زني، ارسال براى ويرايش، دريافت ليست ويرايش از عمليات، تصحيحات يا ارسال براى استفاده کننده، محلى در نظر گرفته شود.


در مواردى‌که اسناد جنبه مالى يا دارائى دارد، اخذ رسيد به‌صورت مستقل يا پاراف دفتر ثبت اسناد واصله معمول است.