کنترل‌هاى کاربرد فايل‌ها

کنترل‌هاى کاربرد فايل‌ها شامل استفاده از برچسب داخلى و خارجى براى شناسائى فايل، و بايگانى براى کنترل دسترسى به فايل‌ها است.


برچسب داخلى فايل عبارت است از اطلاعات شناسائى فايل مانند نام، تاريخ ايجاد، شماره رديف فايل و شماره سريال نوار که در يک رکورد مستقل به نام رکورد عنوان نوشته مى‌شود. اطلاعات مزبور به‌اضافه تعداد رکوردهاى فايل ممکن است در آخر فايل و در رکوردى مستقل به نام رکورد پايان ثبت شود. در فايل‌هائى که روى دستگاه‌هاى مختلف ديسکى نوشته مى‌شود، برچسب داخلى فقط يک رکورد است و محل نوشتن آن نيز لزوماً در ابتداى فال نيست. تمام برچسب‌هاى فايل‌هاى ثبت شده روى يک ديسک در يک شيار يا سيلندر ويژه ثبت مى‌شود و علاوه بر اطلاعات شناسائى شامل شماره شيارهائى است که فايل در آنها ثبت شده است. رکوردهاى عنوان و پايان معمولاً براى فايل‌هاى نوار مغناطيسى ايجاد مى‌شود. در هر برنامه بايد مشخصات برچسب فايل‌هاى ورودى با مشخصات داده شده در برنامه تطبيق و مشخصات فايل‌هاى خروجى نيز کنترل شود تا از ثبت اطلاعات جديد روى فايل‌هائى که در دوره نگهدارى اطلاعات آن تمام نشده است جلوگيرى گردد.


برچسب خارجي، عنوان و مشخصات فايل است که معمولاً روى کاغذ چسب‌دار نوشته شده و توسط اپراتور روى نوار يا ديسک چسبانده مى‌شود. اين مشخصات حداقل شامل شماره سريال نوار يا ديسک است. اپراتور بايد موظف باشد مشخصات فايل‌هاى ايجاد شده را بلافاصله روى نوار يا ديسک بنويسد و هنگام استفاده، مشخصات برچسب خارجى را با مشخصات داده شده در راهنماى عمليات تطبيق نمايد.


با استفاده از سيستم بايگانى کامپيوترى فايل‌ها، سوابق ايجاد و استفاده از فايل‌ها توسط کامپيوتر نگهدارى مى‌شود و فايل‌هاى موردنياز هر برنامه با ذکر شماره سريال نوار يا ديسک براى اپراتور تعيين مى‌گردد. در هر حالت براى تأمين امنيت فايل‌ها و جلوگيرى از انجام وظايف ناسازگار وظيفه بايگانى بايد به فردى مستقل از قسمت عمليات محوّل شود.

کنترل بانک‌هاى اطلاعاتى

مسئوليت نگهداشت و کنترل بانک اطلاعاتى معمولاً به عهده متصدى ويژه بانک‌هاى اطلاعاتى هر مرکز خدمات کامپيوترى است، اين متصدى وظيفه دارد ضوابط دسترسى و استفاده از هر قسمت از اطلاعات را براى کاربردهاى مختلف تعيين کند. بانک‌هاى اطلاعاتى بايد حداقل مشمول کنترل‌هاى مربوط به فايل اطلاعاتى معمولى باشد و در مورد هر قسمت نيز ضوابط ضروري، از لحاظ محدوديت استفاده و به هنگام‌ر‌ساني، توسط متصدى بانک اطلاعاتى تعيين گردد، ضوابط مقرر را مى‌توان توسط نرم‌افزارهاى ويژه بانک‌هاى اطلاعاتى کنترل و اجراء نمود. براى مثال، نرم‌افزار ويژه بانک اطلاعاتى مى‌تواند دسترسى به هر يک از اطلاعات را مشروط به ارائه اسم رمز ويژه توسط برنامه‌اى که قصد استفاده از آن را دارد بنمايد. اسم رمز براى هرگونه تغيير يا به هنگام‌رسانى اطلاعات در بانک‌هاى اطلاعاتى مى‌تواند مستقل از اسم رمز استفاده از اطلاعات باشد. کنترل‌هاى مربوط به بانک‌هاى اطلاعاتى در کامپيوتر معمولاً توسط نرم‌افزارهاى ويژه بانک‌هاى اطلاعاتى به نام سيستم‌هاى مديريت بانک‌هاى اطلاعاتى انجام مى‌گيرد.

کنترل مراحل فرعى پردازش

براى انتقال کامل و صحيح اطلاعات از مرحله آماده‌سازى به مرحله تبديل و سپس به مرحله پردازش، روش‌هاى کنترل مختلف از جمله جمع‌هاى کنترل مورد استفاده قرار مى‌گيرد. در مواردي، مرحله پردازش شامل مراحل فرعى يا رانش‌هاى مستقل است که در آن براى حصول اطمينان از انتقال کامل و صحيح اطلاعات، استفاده از کنترل‌هاى مناسب، ضرورى مى‌باشد. براى مثال، مرحله پردازش حقوق کارکنان در يک سيستم پردازش دسته‌اى اطلاعات مى‌تواند شامل رانش‌هاى زير باشد:


- ويرايش و انجام اصلاحات اطلاعات ورودى.


- مرتب کردن فايل اطلاعات جارى به‌ترتيب شماره کارمندى و به هنگام‌رسانى فايل اصلى.


- انجام محاسبات و ساير پردازش‌هاى ماهانه.


- مرتب کردن فايل و تهيه گزارش‌هاى مختلف خروجى.


اطلاعات پس از هر پردازش به رانش و پردازش بعدى منتقل مى‌شود. با استفاده از جمع‌هاى کنترل، به‌شرحى که براى مراحل ديگر ذکر شد، مى‌توان از انتقال کامل و صحيح اطلاعات اطمينان نسبى به‌دست آورد. در هر رانش، جمع‌هاى کنترل مناسبى براى تطبيق با اطلاعات و جمع‌هاى رانش بعدى محاسبه مى‌شود. جمع‌هاى محاسبه شده مى‌تواند براى کنترل در مراحل بعدى چاپ شود و يا به‌صورت جزئى از اطلاعات روى واسطه‌هاى کامپيوتري، به مرحله بعدى منتقل گردد. در هر دو حالت جمع‌هاى مرحله دوم بايد مجدداً محاسبه و به‌طور دستى يا کامپيوترى با جمع‌هاى قبلى مطابقت داده شود. بايد توجه داشت که با افزايش و کاهش معادل، در دو رکورد مختلف از اطلاعات، اختلاسى مى‌تواند صورت گيرد بدون اينکه جمع‌هاى کنترل قادر به نشان دادن آن باشد. در ارزيابى قابليت اتکاء بر پردازش‌هاى کامپيوترى علاوه بر اتکاء بر کنترل‌هاى کاربردى طرز اجراءِ کنترل‌هاى عمومى نيز اهميت زيادى دارد.