هزینه تمام شده استاندارد تولید یک واحد محصول عموماً با هزینه تمام شده واقعی آن اختلاف دارد آنچه می خواهیم نزدیک کردن این دو به یکدیگر است. مشکلات به خودی خود ایجاد نمی شوند بلکه همیشه عللی برای بروز آنها می توان یافت. گاهی خطاهای انسانی و نیروی کار است که این مشکلات را ایجاد می کند.

در هر حال به عنوان نخستین گام جهت شناسائی هزینه ها و کنترل مؤثر آنها انجام موارد ذیل الزامی به نظر می رسد:

۱) ایجاد مرکز کنترل هزینه ها با کارآئی لازم و کافی.

۲) اطلاع رسانی منظم به بخش های مختلف کارخانه در ارتباط با هزینه واقعی تمام شده و تأثیر هزینه های آن بخش بر هزینه کل. اگر کارکنان از هزینه ها آگاهی داشته باشند در حفظ و نگهداری از تجهیزات احتیاط بیشتری خواهند کرد.

هزینه ها عمدتاً به دو بخش هزینه های ثابت و متغیر تقسیم بندی می شوند هزینه های ثابت، هزینه هائی هستند که مستقل از میزان تولید، صرف می شوند اما هزینه های متغیر به میزان تولید محصول وابسته اند.

از نظر تئوری هر یک از موارد ذیل می تواند منجر به افزایش بهره وری خالص و کاهش هزینه ها شوند:

افزایش تولید.

کاهش ضایعات.

کاهش هزینه اقلام.

کاهش هزینه غیرمستقیم.

قبل از هر اقدام جهت کاهش هزینه ها تدوین یک استراتژی در این مورد از اهمیت خاصی برخوردار است.

نقش واحدهای فنی:

هنگامی که هدف فقط اتمام یک کار باشد کاستن از کیفیت و کمیت یا نصب و تعمیر شتابزده برای اتمام کار در موعد تعیین شده خیلی راحت است. اما مشکلات و نارسائی ها همچنان باقی خواهند ماند، امروزه نادیده گرفتن حتی یک هماهنگی می تواند در آینده منجر به بی ثباتی گردد.

بنابراین نقش کارکنان فنی مهندسی و همکاری کل کارخانه با آنها برای کشف مشکلات و از میان برداشتن سریع آنها از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است.

تأثیر مهندسی ارزش (۲)(VE) در کاهش کلی هزینه ها:

برای تثبیت موقعیت یک شرکت لازم است یک برنامه جامع برای کاهش هزینه ها تهیه شود و از طریق مرکز کنترل هزینه ها (واحد مهندسی ارزش) این برنامه ها جاری و کنترل شوند.

هدف از مهندسی ارزش (VE) کاهش کلی هزینه ها و هدف آن تولیدی باارزش به کارگیری روشی ارزان است. برای نیل به این مقصود هر مرحله از فرآیند تولید باید به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. با نگاهی اجمالی به چگونگی تولیدات از خود بپرسید آیا هزینه کردن این مبلغ برای فرآیند لازم است. به این ترتیب می توان موارد غیر ضروری را حذف نمود.

اما نکته مهم این است که همه این حذف ها باید با تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش واحد مهندسی ارزش صورت پذیرفته باشد.

مهندسی ارزش ما را قادر می سازد تا بیابیم چه فعالیت هائی باعث ارزش واقعی تولید می شوند.

مهندسی ارزش با ایجاد طوفان فکری به تحلیل مسائل و مشکلات تنگاتنگ تولید می پردازد و با شناسائی مشکلات تأثیرگذار و اولویت بندی آنها اقدام می نماید.

مشکلات عمدتاً ناشی از عوامل زیر است.

۱) نیروی انسانی

۲) مواد

۳) روش کار

۴) ماشین آلات و تجهیزات

۵) اندازه گیری ها

۶) شرایط محیطی

لازم است با ایجاد طوفان فکری ابتدا مشکلات اساسی شناسائی شده و جهت رفع آنها عوامل فوق مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار گیرند. در این زمینه می توان از الگوی فوق استفاده کرد:

و سپس برای هر کدام از عوامل اصلی ریشه یابی صورت پذیرد. به عنوان مثال:

در نهایت عوامل مهم در بروز مشکل شناسائی و اولویت بندی شوند و نسبت به رفع آنها برنامه ریزی گردد.

با این کار در واقع برای مواردی هزینه می کنیم که منجر به رفع مشکل می شوند و هزینه های غیرضروری و یا دوباره کاری ها حذف خواهند شد.

چه چیزی باعث افزایش هزینه ها می شود:

پاسخ یک جمله ساده است ”انجام کارهای غیرضروری و یا دوباره کاری ها“. با حذف کارهای غیرضروری هزینه های تولید به طور قابل توجهی کاهش می یابد. اگر چه پروسه تولید محصول توسط متخصصین طراحی می گردد لیکن در عمل عوامل زیادی وجود دارد که مدنظر قرار نگرفته اند. پس باید همواره در پی یافتن مشکلات موجد در پروسه تولید محصول باشیم. برقراری ارتباط مناسب بین مهندسین بخش های فنی مهندسی با رده های پائین تر نخستین گام در راه برطرف کردن مشکلات طراحی است. عقیده کلی در ورای نظریه مهندسی ارزش (VE) این است که هزینه های تولید محصول را با حذف کارهای غیرضروری کاهش دهیم و فقط آن قسمت از کار را که به طور کامل در تولید محصول ضروری است انجام دهیم.

اما چگونه می توان به این آگاهی دست یافت؟ و چگونه می توان کارهای ضروری و غیرضروری را از هم بازشناخت؟

قبل از هر چیز باید ارزشی ذاتی را بشناسیم. با آموزش صحیح و دانستن آن چه که در پی آن هستیم قادر خواهیم بود به ارزش هر چیزی پی ببریم و سپس با بررسی فرآیند کار، محل اشکالات را شناسائی کنیم. راه دیگر بهره گیری از کنترل کیفیت است.

کنترل کیفیت یعنی کنترل ذاتی کیفیت. کیفیت چیزی است که ارزش یک موضوع را تعیین می کند. زمانی که درباره کیفیت می اندیشیم به طور خودکار درباره ارزش واقعی آن می اندیشیم. در هر مرحله از فرآیند تولید ارزش یا همان کیفیت را می توان یافت و وقتی دریافتید که کدام بخش از فرآیند دارای ارزش است فرآیندهای بدون ارزش هم آشکار می شوند.

این موضوع ما را به مفهوم دیگری می رساند و آن انجام کار بهره ور است. بهره وری یعنی انجام کاری که هم اثربخش باشد و هم کارا.

اثربخشی به مفهوم انجام درست کار در موعد تعیین شده و دستیابی به اهداف مورد نظر است.

کارآئی به مفهوم انجام کار درست یعنی کاری که کاملاً ضروری و اثرگذار است.

یک مثال ساده:

فرض کنیم می خواهیم از طریق یک نردبان به پشت خانه برویم. اثربخشی در اینجا یعنی اینکه بالا رفتن از نردبان را به شکل صحیح انجام دهیم و نهایتاً در زمان تعیین شده به مکان مورد نظر برسیم. کارآئی در اینجا یعنی نردبان دقیقاً همان جائی گذاشته شده باشد که می خواهیم به آنجا برویم.

به طور خلاصه: کارآئی + اثربخشی = بهره وری

این به معنای درست انجام دادن کار درست است.

پس می توان گفت درست انجام دادن کارهای غیرضروری یا نادرست انجام دادن کارهای ضروری منجر به کار غیر بهره ور خواهد شد که نتیجه آن افزایش هزینه ها خواهد بود.

نکته دیگر که باید به آن توجه نمود، روش های غیرضروری و پیچیده تولید است که به کارگرانی با مهارت های ویژه نیاز داد. این چنین کارگرانی ممکن است فکر کنند که توانائی انجام کارهای پیچیده از آنها انسان هائی برتر می سازد. اگر فریب نقش خود را بخوریم و مهارت های خاص خود را به رخ دیگران بکشیم، به سادگی به سوی زیاده روی و تباهی کشیده شده و به جای جستجوی راه حل های ساده کارها را به شکل پیچیده و غیرضروری انجام خواهیم داد.

در این چک لیست جریان فرآیند تولید و پاسخ های آن قابل حصول است.

در کارخانجات باید محصول را تحت شرایط داده شده بسازیم. تعداد مشخص (حجم مشخص) در زمان معین. اگر تلاش کنیم که مقدار تولید را بدون صرف زمان تعیین شده افزایش دهیم و یا سرعت تولید را بالا ببریم ممکن است چنین به نظر آید که ما توانسته ایم بهره وری را افزایش دهیم ولی در درازمدت، این تناقض تولیدی، به اتلاف در شرکت منتهی خواهد شد.

را ەحل مشکلات متداول و پرهزینه:

در برخی فرآیندها میزان نقایص و کاستی تقریباً زیاد است. همه ما به اهمیت شناخت علل ضایعات به خوبی آگاهیم هنگامی که یک فرآیند تولید به طور دائمی ضعیف است اولین بررسی، بررسی روش فرآیند است معمولاً وقتی فرصت برای رفع نقایص کم است اولین واکنش بالا بردن سطح کیفیت بازرسی ها و یا استفاده از دستگاه های پیشرفته تر است. لیکن اگر دقیق تر بررسی کنید ممکن است به این نتیجه برسید که فعالیتی در درون فرآیند وجود دارد که استاندارد نشده است.

پاره ای از نکات در جهت اصلاح کار:

تصحیح استقرار نادرست نیروی انسانی و همچنین تجهیزات.

تصحیح روش های اشتباه در فرآیند انجام کار.

کاهش اتلاف مواد و ملزومات و قطعات.

جلوگیری از اتلاف نیروی کار.

همچنین ممکن است روش استاندارد موجود باشد ولی با شرایط واقعی کار مطابقت نکند بنابراین برای رفع نقایص نمی توان همواره یک روش منحصر به فرد را به کار برد. کارگران مشغول به کار به خوبی و از روی تجربه می دانند که کدام یک از فرآیندها مشکل سازند. بنابراین به جاست که با آنها مشورت کنیم و آنها را از طریق یک مکانیزم مناسب ترغیب کنیم تا نظرات شان را بیان کنند. اکثر اوقات به کارگران به چشم ماشین نگریسته می شود و به آنها می گویند ”تو مزد نمی گیری که فکر کنی“. بعضی اوقات یک ناظر خط تولید ترجیح می دهد روی مشکلات خط تولیدش سرپوش بگذارد و یا آنها را سطحی و سریع برطرف کند. اکثر مشکلات وقتی آشکار می شوند که برای رفع آنها بسیار دیر شده است. فقط با حکمت و شعور جمعی در محیط کار می توان آگاهی های افراد را مبادله و روش های غیرمفید را آشکار، تصحیح و موجب کاهش هزینه ها گردید.

”مشکلات مهمی را که امروز با آن مواجهه ایم، نمی توانیم در همان سطح فکری که آنها به وجود آورده ایم، حل کنیم (۳).“

تألیف: مهندس رضا پوررحمتی (۱)

پاورقی:

۱) مدیر تحقیقات، پژوهش و سیستم‌ها ـ کارخانه سیمان دشتستان

۲) Value Engineering

۳) آلبرت انیشتین

منبع:

بررسی مختصری در خصوص نمودار (استخوان ماهی)، از کتاب تقلیل هزینه بدون کاهش کیفیت طرح‌ها (تألیف: محمدحسین سلیمی)