راه اندازی نمایندگی و حواله وکالت به دیگران یکی از دشوارترین مفاهیم نزد صاحبان کسب و کارهای کوچک است. بسیاری از آنها شرکت های کنونی شان را با سرمایه اندک و روی سطح صفر آغاز کرده اند.

به همین خاطر، تصور راه اندازی نمایندگی یا حواله وکالت به کسی دیگر برای آنها سخت است. آنها می ترسند که مبادا همین نخستین گام هایشان با شکست مواجه شود. آنها حتی حق دارند که از سپردن مسوولیت های مهم به کسانی که چندان نمی شناسند، هراسان باشند، اما خوشبختانه نمایندگی می تواند ساده تر از تصورات شما باشد. عواقب، مزایا و منافع راه اندازی یک نمایندگی نیز باورنکردنی و مثبت هستند.

لیزا پایک، مدیر شرکت نقل و انتقال اسکرایب رایت واقع در واشنگتن، می گوید: «نمایندگی نوعی تصمیم گیری است، اما این تصمیم تنها در راستای رشد و توسعه بیشتر گرفته می شود. اگر قصد دارید تا به کسب و کارتان پر و بال تازه ای بدهید و شاهد رشد روزافزون آن باشید، ناگزیر باید به اشخاص دیگر اعتماد کنید.» خود خانم پایک که شرکت اش را در سال ۲۰۰۲ راه اندازی کرد، حرکت در مسیر راه اندازی نمایندگی را بسیار دشوار می داند و توامان معتقد است که می توان به موفقیت های زیادی از طریق آن دست یافت. او ادامه می دهد: «وقتی نخستین بار کسب و کارم را راه انداختم، تقریبا بیش از نه ماه به طور بی وقفه کار کردم و حتی یک روز هم به خودم استراحت ندادم. به معنای واقعی کلمه، روزی ۲۰ ساعت کار می کردم. حتی در لباس هایم می خوابیدم تا صبح ها دیگر وقت اضافی تلف نکنم.» اما خیلی زود او خودش را در دشواری بزرگی یافت.

خانم پایک می گوید: «شبی را به خاطر می آورم که ساعت یک بامداد بود. شب قبلش هم تا چهار بامداد کار کرده بودم. ناگهان زدم زیر گریه، زیرا کار بی اندازه ای را بر دوش خودم گذاشته بودم.» او تصمیمش را در همان لحظه می گیرد، اینکه کار بیش از اندازه باید از جایی به بعد متوقف شود: «تصمیم خود را گرفته بودم. این شیوه از کار باید متوقف می شد.» اما او دقیقا چه کرد؟ خانم پایک فردای همان روز تصمیم به استخدام کارمندان جدید گرفت و درخواست پذیرش نمایندگی را به همه جا ارسال کرد. یک روز نگذشته بود که او با شش کارمند خوب قرارداد بسته بود و نزدیک به پنجاه پیمانکار در سرتاسر کشور حاضر به پذیرش نمایندگی بودند، اما شاید سوال این باشد که امروزه کار او به چه نحوی پیش می رود. اجازه دهید خودش در این مورد سخن بگوید: «این روزها، تنها ۴۵ ساعت در یک هفته کار می کنم. کسب و کارم تقریبا ۲ میلیون دلار در سال درآمد دارد. ساعات کاری من در حال کاهش و درآمد سالانه ام در حال افزایش است. حتی می توانم به تعطیلات بروم و به جای آن همه کار قدری هم تفریحات داشته باشم.» اینجا سعی خواهیم کرد تا بر اساس تجربیات و آموزه های خانم لیزا پایک بسیاری دیگر از کسانی که به این موفقیت دست یافته اند، ده روش برای واگذاری نمایندگی معرفی کنیم.

(۱) بر توانایی ها و قابلیت های خود متمرکز شوید.

کاتلین راید، مدیر و بنیانگذار اسمارت تاک واقع در آستین تگزاس می گوید: «فهرستی از توانایی ها و همچنین ناتوانایی هایتان تهیه کنید. این فهرست باید شامل امور و کارهایی باشند که هم شما دوست دارید در شغلتان انجام دهید و هم از انجام آنها بیزار هستید.» شما می توانید با تهیه این فهرست نسبت به اموری که توانایی چندانی در آنها ندارید آشنا شوید. توامان شما می توانید با مشخص کردن توانایی هایتان نسبت به جذب نمایندگان تازه خوش بین باشید. حتی می توانید اموری را که از انجام آنها بیزار هستید به نمایندگان خود محول کنید.

(۲) نرختان را معین کنید.

لورا واگ، بنیانگذار و مالک شرکت مورفوس واقع در ماریتا، معتقد است که «اگر قصد دارید سالانه ۲۰۰ هزار دلار درآمد داشته باشید و هفته ای فقط ۵۰ ساعت کار کنید، آنگاه نرخ شما تقریبا معادل است با ۹۰ دلار در یک ساعت. من عادت داشتم تا کارت های تبریک و تشکر را دست نویس کنم، اما پس از آنکه نرخ ساعتی خودم را مشخص کردم دریافتم که این عادت مانع از نرخ ۹۰ دلار در ساعت می شود.» وقتی نرخ ساعتی خود را معین می کنید آنگاه می توانید نسبت به مواردی که باید آنها را خودتان بر عهده بگیرید و مواردی که باید آنها را به نمایندگان خود حواله دهید، تصمیم گیری دقیق و مناسبی داشته باشید.

(۳) به آرامی شروع کنید.

اگر با پیمانکاران بیرونی قرارداد می بندید، ابتدا قراردادتان را به صورت سه ماهه تنظیم کنید. ترسناک است که کنترل خود بر مسوولیت ها و وظایف را از دست دهید. این ترس می تواند شما را از حرکت باز دارد. پس شایسته است که ابتدا به آرامی کارتان را با نمایندگان و پیمانکاران بیرونی شروع کنید و سپس به تدریج به وضعیت مورد نظرتان شکل دهید.

(۴) آموزه هایتان را انتقال دهید.

لورا شولز، ریاست شرکت ارتباطات شولز واقع در آتلانتا می گوید: «بسیاری از ما گمان می کنیم که همه کارهایی که انجام می دهیم بسیار خوب هستند و حتی بر این تصور هستیم که دانش زیادی در قبال مسائل گوناگون کار خود داریم.» ابتدا سعی کنید تا وظایف و مسوولیت ها را به چندین و چند گام ساده و مشخص تقسیم کنید تا اشخاص مختلف بتوانند این مسیرها و گام ها را به آسانی پیگیری کنند. آموزه های جزء به جزء و مشخص را به آنها انتقال دهید و وقتی احساس کردید که آنها به قدر کافی آماده شده اند، آنگاه به آنها اجازه دهید که راه شان را خودشان پی بگیرند.

(۵) مسائل و امور را با دقت پیگیری کنید.

لیزا پایک می گوید: «سیستم های ذی حسابی و پاسخگویی را برقرار کنید تا وقتی نمایندگی یا وکالت را به دیگران منتقل کردید هرگز این احساس را نداشته باشید که کنترل تان بر امور را از دست داده اید و دیگر نمی توانید مسائل مربوطه را با دقت پیگیری کنید. در شرکت ما مثلا گروه من واجد اعدادی است که هر یک از اعضا باید با استفاده از عدد خاص خودش حضور خود را اعلام کند. من می توانم به این طریق مطمئن شوم که آنها چه کار می کنند، کی می آیند و کی می روند و به چه نحوی شرکت ما را در گستره سرتاسری اش نمایندگی می کنند.

(۶) شرکت تان را مکانیزه و خودکار کنید.

سیستم ها را از نو ایجاد نکنید، بلکه آنها را مکانیزه کرده و به سیستم های خودکار بدل سازید. آقای شولز می گوید: «اگر رو به جلو بر زمان کارتان سرمایه گذاری کنید، آنگاه زمان آزاد به شما باز می گردد، چراکه با این کار سیستم های کسب و کارتان مکانیزه شده اند و به زمان خودکار دست یافته اند.»

(۷) به نحوی سنجیده و فکرشده به وظایف نگاه کنید.

پایک در این مورد می گوید: «اجازه دهید که طناب بندبازی به آرامی حرکت کند. با آرامش خاطر طناب را در هر نقطه ای که صلاح می دانید بکشید تا خوب کار کند. وظیفه شما همین است؛ چراکه شما یک بندباز هستید و اگر طناب شما خوب کار نکند آنگاه باید بیشتر و سنجیده تر فکر کنید.»

(۸) در زمان مناسب و پیش از دیگران، انتقادهای خود را طرح کنید.

مارک گولستون، مدیریت شرکت استیل پارتنر واقع در وستپورت کانزاس می گوید: «پیش از آنکه مذاکره را شروع کنید و نمایندگی و وکالت را به کسی حواله دهید، ابتدا از زیردست تان بپرسید: «چه زمانی وقت مناسب آن فرا می رسد تا شما بتوانید به صحبت های من بابت ضرورت های کار گوش دهید و توجه مناسبی به مسائل جاری داشته باشید؟». اگر شما از کسی انتقاد کنید، آنگاه از آنها خواسته اید که به نحوی درست به وظایف خود عمل کنند، اما حتی اگر به کسی توضیح دهید که از وی چه می خواهید و وی چه باید انجام دهد، باز هم آنها فراموش خواهند کرد و کار را کاملا زمین خواهند گذاشت. در عوض، تلاش کنید تا زمان مناسب برای انتقاد را پیدا کنید؛ یعنی اینکه آنها چه زمانی آماده پذیرش وکالت یا نمایندگی از طرف شما هستند.»

(۹) خطرهای زمانی و مکانی را به جان بخرید.

زمان و مکان همیشه بر وفق مراد شما نخواهد بود. به قول راید «از شما زمان خواهد گرفت تا بتوانید بیرون بروید و کسی را مناسب وکالت و نمایندگی پیدا کنید، اما پیش از آنکه تحویل نمایندگی را محقق کنید و مکان مناسب اش را رصد کنید، زمان بیشتری هم در اختیار ندارید. این موقعیت واقعا دشوار است. پس باید خطرش را به جان بخرید و سپس شاهد آن باشید که کسب و کارتان به نحو فزاینده ای توسعه می یابد.»

(۱۰) دفترهای حسابداری را بررسی کنید.

آیا حسابدار شما، در پایان هر نیم فصل کاری، مطالعه لازم در مورد مقدار درآمد ذخیره شده کسب و کارتان، از طریق نمایندگان، وکلا و پیمانکاران شما، را انجام می دهد؟ به قول خانم لیزا پایک «این حسابرسی سبب خواهد شد تا شما بیش از پیش نسبت به ادامه روند کنونی تان ترغیب شوید و به اندوخته های خود بیفزایید.»

نویسنده: کتی مورل

مترجم: سیمین راد