نیازهای اطلاعاتی همواره منجر به جستجوی اطلاعات نمی شود. افراد ممکن است برای رفع نیازهای اطلاعاتی به حافظه خود بسنده کنند. گاهی حتی ممکن است از مسئله صرف نظر کنند که در این صورت نیاز اطلاعاتی ندارند. مردم از جمع آوری اطلاعات، به خصوص زمانی که جستجوی اطلاعات پیامدی منفی داشته باشد، می توانند خودداری نمایند (آلن۱، ۱۹۹۶) . در هنگام جستجوی اطلاعات، همه چیز هدفمند است و روندی را برای حل مسئله به منظور تصمیم گیری طی می کند. افراد، منابع موجود را شناسایی و آنها را از یکدیگر جدا می کنند و منابع مورد نظر خود را انتخاب می نمایند، سپس با آنها کار می کنند تا منابع اطلاعاتی دلخواه را بیابند و اطلاعات لازم را از آنها به دست آورند.

امروزه، در محیط اطلاعاتی، این سؤالها مطرح هستند: ”چگونه فرد بین منابع گوناگون انتخاب کند؟ و چگونه فرد زمان و انرژی خود را برای اطلاع یابی (جستجوی اطلاعات) صرف کند؟” محیط کاری پیچیده، بررسی اطلاعاتی وسیع تری را می طلبد. پیچیدگی کار به دانش، ابزار و تکنیک ها بستگی دارد تا ورودیها را به خروجیهای طبقه بندی شده تبدیل کند. تحقیقات نشان می دهد زمانی که انتخاب بین منابع پیش می آید، فرد میزان سودمندی یک منبع اطلاعاتی را می سنجد. در عین حال، این ارزیابی به زمان و میزان علاقه فرد نیز بستگی دارد. به علاوه، پیچیدگی کار و مسئله مورد نظر در این ارزیابی دخیل هستند. افراد برای اطلاع یابی در سطح ادراکی باید منبعی را انتخاب کنند که با بیشترین احتمال، حاوی اطلاعات مربوط و مفید باشد. به علاوه، آنها باید به میزان صحت و قابل اعتماد بودن منبع آگاه باشند. ایزنبرگ و شمیر۲ (۱۹۸۸) وابستگی۳ را چنین تعریف می کنند: ” ارتباط یک سند و جواب یک سؤال که توسط یک جستجوگر مشخص شود.“ استفاده و ارتباط بین اطلاعات به طرق گوناگون کشف شده است. دید عینی از اطلاعات فرض را بر آن می گیرد که ممکن است اسناد با موارد اطلاعات به صورت عینی ارائه شوند و یک سند مربوط به یک سؤال است، آنهم زمانی که به آن اطلاعات مرتبط باشد. یک سیستم بازیابی اطلاعات برای محاسبه میزان تطابق بین سؤالهای کاربر و اسناد طراحی می شود تا میزان آن را تخمین زند و آن سند درباره موضوع یا سؤال است. ارتباط در واقع شامل موارد زیر است:

ذهنی؛ وابسته به قضاوت انسان است.

ادراکی؛ وابسته به دانش و فهم انسان است.

واقعیتی؛ مربوط به کاربران و مسائل اطلاعاتی آنهاست.

پویا؛ در حال تغییر مداوم است.

چند وجهی؛ تحت تأثیر عوامل گوناگون است.

قابل اندازه گیری؛ قابل مشاهده در یک مکان و زمان خاص است.

واژه ارتباط یا وابستگی برای اشاره به توانایی یک مورد اطلاعاتی به میزانی فراتر از ”ارتباط موضوعیِ“ مناسب است، تا نیاز درونی و شخصی فرد را برطرف کند. وابستگی از ارتباط عمیق تر است و با نیازهای مؤثر و ادراکی شخصی مرتبط است و به نیازهای خاص یک موقعیت که نیاز اطلاعاتی در آن به وجود می آید اشاره می کند. تایلور (۱۹۸۶) معتقد است که قابلیت اعتماد یک منبع نشانگر ارزشهای بیشمار آن است. او قابلیت اعتماد را به معنای اعتماد یک کاربر به کیفیت و تداوم آن در یک سیستم و ورود و خروج دائم آن به کار می برد. در سطح تأثیرگذار، درجه هدفمندی شخص و علاقة به آن مسئله یا موضوع، میزان انرژی ای را که او برای جستجو صرف می کند معلوم می کند. کالتو (۱۹۹۳) معتقد است همان طور که روند جستجوی اطلاعات پیش می رود، احساس اولیه در مورد غیر محرز بودن از بین می رود و اعتماد افزایش می یابد. اگر شخص بر موضوعی متمرکز شود، هدفمندتر می شود و مراحل تحقیق او خوب پیش می رود و احساس رضایت بیشتری می کند. افراد برای اطلاع یابی در سطح ادراکی باید منبعی را انتخاب کنند که با بیشترین احتمال، حاوی اطلاعات مربوط و مفید باشد. کالتو (۱۹۹۳) شش گروه از نظریات را ارائه می دهد.

۱) جستجوی اطلاعات روندی است از فهم ساختار و معنی. در این مورد کاربر از غیر محرز بودن و ابهام به اعتماد می رسد.

۲) متمرکز بر شکل گیری یا فرمول بندی کردن ایده یا نقطه نظری است که در روند تحقیق به کار می رود. متأسفانه بسیاری از کاربران این شکل گیری را با هم انجام نمی دهند و اطلاعات را بدون شکل دهی(فرموله کردن) اولیه جمع آوری می کنند.

۳) اطلاعات ممکن است منحصر به فرد باشد. کاربر در این مورد از قبل آگاهی دارد و می داند کدام اطلاعات مرتبط است و کدام مرتبط نیست. البته اطلاعات پراکنده و زیاد به خستگی منجر می شود.

۴) میزان احتمالات در تحقیق تحت تأثیر حالت کاربر با رفتار او نسبت به کار تحقیقی می باشد. یک کاربر در حالت خاص به کار اکتشافی و گسترده تمایل دارد. در حالی که کاربری دیگر نتیجه ای را ترجیح می دهد که وی را به پایان کار نزدیک می کند. حالت یک کاربر در روند تحقیق تغییر می کند.

۵) در روند تحقیق مجموعه ای از انتخابهای واحد و شخصی بر اساس پیش بینی های او یا انتظاراتش از منابع، اطلاعات و استراتژی ها شکل می گیرد. سرانجام، علاقه کاربر و سطح هدفمندی او در روند تحقیق افزایش می یابد. علاقه در مراحل بعدی بالاتر است و کاربر در یک تحقیق فهم کافی از موضوع دارد تا با هشیاری درگیر آن شود. افراد ممکن است برای رفع نیازهای اطلاعاتی به حافظه خود بسنده کنند. گاهی حتی ممکن است از مسئله صرف نظر کنند که در این صورت نیاز اطلاعاتی ندارند. کولنان (۱۹۹۵) قابلیت دستیابی را به عنوان ارزشهای اقتصادی و اجتماعی مربوط به دسترسی اطلاعات بیان می کند، درحالیکه در علوم کتابداری و اطلاع رسانی قابلیت دستیابی منابع یک ارزش فیزیکی دارد. به خصوص وقتی که بین کتابخانه و کاربر فاصله فیزیکی باشد. او قابلیت دسترسی را مفهومی برای طراحی و ارزیابی سیستم های اطلاعاتی مختلف بیان می کند و آن را به عنوان «سطحی مورد نظر برای استفاده از منبع اطلاعاتی» معرفی می کند.

مطالعه کاربران نشان داده که قابلیت دستیابی به منبع مهم ترین قسمت استفاده از منبع است. برای مثال دانشمندان، فناوران (تکنولوژیستها)، و مدیران نسبت به قابلیت دستیابی حساسند، درنتیجه کمتر به کتابخانه های نزدیک خود رجوع می کنند. آنها ترجیح می دهند برای رسیدن به اطلاعات کامل تر، کوتاه ترین راه را بروند و تلاش خود را به حداقل برسانند. از طرفی، جدا از ویژگیهای منبع، پیچیدگی کار یا محرز نبودن محیط کار در اطلاع یابی مؤثر می باشد. یک کار پیچیده که با شماری از کارهای مستقل درگیر است، به اطلاعات وسیع تر نیاز دارد.محیط کاری پیچیده، بررسی اطلاعاتی وسیع تری را می طلبد. پیچیدگی کار به دانش، ابزار و تکنیک ها بستگی دارد تا ورودیها را به خروجیهای طبقه بندی شده تبدیل کند. بحث جستجوی اطلاعات (اطلاع یابی) را طبق شکل می توان خلاصه کرد. انتخاب و استفاده از اطلاعات و منابع تحت تأثیر دو خصوصیت منبع است: قابل دسترس بودن منبع و کیفیت منبع. در عین حال، مرتبط بودن از خصوصیت منبع است که با پیچیدگی کار مربوطه ارتباط دارد و علاقه شخصی و هدف شخصی در تحقیق مؤثر است.