سیستم های کاربردی نقش اساسی در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات دارا هستند، درحال حاضر سیستم جامع و یک پارچه ای برای سیستم های کاربردی، در دانشگاه وجود ندارد، بلکه سیستم های موجود به صورت جزیره ای و جدا از هم با پلاتفرم ها و تکنولوژی های متفاوت و بعضاً خارج از رده مورد استفاده قرار می گیرند. دانشگاه به یک سیستم جامع و یک پارچه برای کلیه فعالیت های خود نیاز دارد، در این بخش ابتدا به وضعیت موجود سیستم های کاربردی توجه می کنیم سپس راه حل پیشنهادی برای سیستم یکپارچه ارائه خواهد شد.

● وضعیت موجود سیستم های کاربردی

▪ سیستم آموزش

سیستم آموزش دانشگاه عملیات مختلف مربوط به حوزه های مدیریت امور آموزشی همچون پذیرش انواع دانشجو و دریافت مدارک، انجام امور نظام وظیفه، برنامه ریزی مسیر تحصیلی دانشجو، پیش ثبت نام، ثبت نام، حذف و ترمیم، ساخت و نگهداری سابقه دانشجو، معادل سازی دروس، نگهداری عملکرد دانشجو در نیمسال تحصیلی، کارنامه، تطبیق و فارغ التحصیلی، اخراج، اخطار، نامه ها و احکام، امور شهریه انواع دانشجو، پیکربندی ساختار آموزشی دانشگاه، تعریف و مدیریت دروس رشته ها، تعیین و ارزیابی نیازمندی های هر مقطع، برنامه ریزی دروس نیمسال، برنامه ریزی و برگزاری امتحانات و ارائه گزارش های مدیریتی را در بر می گیرد.

سیستم آموزش دانشگاه تنها سیستمی است در دانشگاه که با تکنولوژی های نوین طراحی و پیاده سازی شده است و می تواند به عنوان هسته اصلی سیستم یکپارچه و جامع دانشگاه مورد استفاده قرار گیرد.

▪ سیستم امور دانشجویی

کلیه امور دانشجویی دانشگاه یا به روش سنتی و قدیمی و یا با استفاده از نرم افزارهای پراکنده اجرا می شود که در هر دو صورت سیستم کارایی و بهره وری مورد نظر را ندارد.

▪ سیستم مدیریت منابع انسانی دانشگاه

دانشگاه در حال حاضر فاقد سیستمی جامع برای مدیریت منابع انسانی است. وجود یک نرم افزار کارآمد در کل دانشگاه بهره وری و کارایی سیستم ها و حوزه های مختلف دانشگاه را افزایش می دهد، به ویژه در امور فعالیت های استادان نظیر امور ارتقا، حق التدریس، نظارت و سنجش فعالیت های استادان، یک سیستم مناسب می تواند جایگاه و کاربرد ویژه ای داشته باشند.

▪ سیستم امور پژوهشی

در حال حاضر در امور پژوهشی نیز سیستم های پراکنده ای مورد استفاده قرار می گیرد ولی اخیراً با استفاده از امکانات شبکه بعضی از فعالیتها بر روی شبکه و به صورت web base صورت می گیرد ولی طراحی یک سیستم جامع در این بخش ضروری است.

▪ سیستم امور مالی و امور اداری

در امور مالی و اداری نیز از سیستم های پراکنده ای استفاده می شود، طراحی یک سیستم جامع با استفاده از تکنولوژیهای روزآمد برای این امور کاملاً ضروری است.

▪ سیستم کتابخانه

سیستم کتابخانه دانشگاه از سیستم جامع و مناسبی استفاده می کند که از تکنولوژیهای روز آمدی برخوردار است ولی توسعه آن در یک سیستم یکپارچه و در نظر گرفتن کلیه فعالیتها و امور کتابخانه ضروری است.

▪ سیستم های e Learning

دانشگاه در حال حاضر فاقد یک سیستم مناسب e Learning است. راه اندازی سیستم آموزش الکترونیکی، پلاتفرم درس افزار، و پلاتفرم آرشیو دیجیتالی برای رساله های دکتری و کارشناسی ارشد باید در دستور کار قرار گیرد.

● وضعیت مطلوب

طراحی یک سیستم جامع بر اساس تکنولوژی های روز آمد که به طور یکپارچه کلیه فعالیتها آموزشی، پژوهشی، ارتباط با صنعت، دانشجویی، مالی، و اداری دانشگاه را تحت پوشش قرار دهد کاملا ضروری است. در این بخش کلیات و استانداردهای مورد نظر برای این سیستم ارائه می شوند تا بر اساس آن برای هر یک از زیر سیستمها، شرح خدمات لازم تهیه شده و به صورت یک پارچه به اجرا گذاشته شود.

<! [if !supportLists] > سیستم جامع شریف

سیستم جامع شریف شامل کلیه فعالیتهای دانشگاه است که به صورت زیر در نظر گرفته می شود:

سیستم جامع شریف شامل کلیه فعالیتهای دانشگاه است که به صورت زیر در نظر گرفته می شود:

شرح مختصر هر یک از این سیستمها به قرار زیر است:

<! [if !supportLists] > <! [endif] >امور آموزش

سیستم فعلی آموزش تنها سیستم مناسب در مجموعه سیستمهای کاربردی دانشگاه است که از تکنولوژی روز آمدی برخوردار است و سایر سیستمهای جدید دانشگاه باید با هماهنگی این سیستم تدوین شود ولی این سیستم نیز باید مورد بازنگری قرار گرفته و با اضافه کردن بعضی از زیر سیستمهای جدید هر چه کاملتر شود بعضی از زیر سیستمهایی که می توان به سیستم فعلی اضافه کرد به قرار زیر است :

هوشمند سازی ثبت نام برای راهنمایی دانشجویان هنگام انتخاب واحد و ثبت نام مبتنی بر برنامه دوره آموزشی دانشجو، واحدهای گذرانده شده، و برنامه ارائه شده در هر نیمسال.

اضافه کردن زیر سیستم لازم استادان، برای نگهداری نمرات میان ترم و گزارش فعالیتهای دانشجویان و تدوین لیست نهایی نمرات.

راه اندازی و توسعه سیستم وب سایت شخصی استادان به صورت یک بانک اطلاعاتی جامع فردی شامل فهرست فعالیتهای استاد نظیر متن دروس ارائه شده، گزارشها و مقاله های پژوهشی وغیره.

ایجاد یک پلاتفرم مناسب برای ارائه متن دروس استادان به صورت یک درس افزار.

ایجاد یک سیستم e Learning و درس افزار

ایجاد سیستم کتابخانه دیجیتال برای ارائه رساله های کارشناسی، کارشناسی ارشد، و دکتری بر روی شبکه

● امور دانشجویی

سیستم امور دانشجویی مبتنی بر ایجاد کارت تحصیلی هوشمند(Smart Card) برای دانشجویان شکل می گیرد و کلیه خدمات دانشجویی نظیر خدمات بهداری، کتابخانه، سلف سرویس، وام، خدمات خوابگاهها، و خدمات ویژه آموزشی نظیر فعالیت در آزمایشگاهها و غیره مبتنی بر سیستم کارت هوشمند سامان می یابد. از کارت دانشجویی هوشمند می تواند به صورت یک کارت اعتباری مالی برای عملیات مالی دانشجویان در داخل دانشگاه نیز استفاده شود.

از دیگر فعالیتهای سیستم امور دانشجویی راه اندازی ژورنالهای الکترونیک دانشجویی، کلوبهای الکترونیک علمی فرهنگی دانشجویی، و سیستم وبلاگ نویسی را می توان نام برد. علاوه بر این ایجاد پلاتفرم مناسب برای ارائه رساله های کارشناسی، کارشناسی ارشد، و دکتری نیز کاملا ضروری است.

امور اداری و مالی

سیستمهای مالی و اداری دانشگاه باید بر اساس استانداردهای مورد نظر و در قالب یک سیستم یک پارچه در ارتباط با سایر سیستمهای دانشگاه تدوین و بازنویسی شود تا دانشگاه به یک سیستم اتوماسیون مالی و اداری یک پارچه و کامل مجهز گردد.

● امور پژوهشی و ارتباط با صنعت

ایجاد بانک اطلاعاتی فعالیتهای پژوهشی دانشگاه و توانمندیهای خدمات صنعتی و تکنولوژیک، بر اساس استانداردهای سیستم یک پارچه دانشگاه با در نظر گرفتن فرایندهای عملیاتی امور پژوهشی از دیگر سیستمهای مورد نیاز است.