در این مقاله بر آن هستیم تا سبکها و شیوه های خاص ارتباطی در سازمان را مورد بررسی قرار دهیم و اثرات آنها را در موقعیتهای مختلف سازمانی بر عملکرد افراد بسنجیم. این مقاله این دید را به ما می دهد تا بدانیم چرا اثربخشی هریک از این سبکها در موقعیتهای سازمانی و محیطی خاص خود مورد تحلیل قرار خواهند گرفت.

۱) مقدمه

وقتی از سبک و شیوه ارتباطی حرف می زنیم باید این بحث را از اقدام و عمل ارتباطی خاص و ویژه مجزا بدانیم، آن هم به دو دلیل مشخص؛ اول این که هر سبک ارتباطی مجموعه و طبقه ای از رفتارهای ارتباطی که به یکدیگر مربوط هستند را در بر می گیرد و دوم این که یک سبک ارتباطی خاص توسط یک شخص در موقعیتهای مشابه با یک روند ثابت مورد استفاده قرار می گیرد.

به واقع از آنجایی که ارتباطات بسیار مهم و قلب و کانون و هسته مرکزی فعالیتهای یک فرد در سازمان برای انجام وظایفش می باشد، نیازمند این هستیم که به تعریف و تحلیل هر یک از سبکهای ارتباطی بپردازیم.

سبک و شیوه ارتباطی عبارتست از مجموعه ویژه ای از رفتارهای متقابل شخصی که در یک موقعیت خاص مورد استفاده قرار می گیرد. پس سبک وشیوه ارتباطی به مجموعه ای از رفتارهایی برمی گردد که در فرآیند ارتباطی، افراد از خود نشان می دهند.

یک سبک خاص ارتباطی که یک فرد در هر موقعیتی مورد استفاده قرار می دهد دو دسته عامل را در درون خود دارد:

عوامل برونی:

مشخصا به آن موقعیت خاص سازمانی برمی گردند که درآن ارتباطات شکل می گیرند و مسلما بر سبک ارتباطی اثر ویژه ای خواهند داشت.

عوامل درونی:

اشاره به طبیعت، خوی و سرشت شخصی خود افراد در فرآیند ارتباطات (یعنی کسانی که ارتباط برقرار می کنند) دارند.

۲) سبکهای ارتباطی

سبک کنترلی:

سبک کنترلی معمولا یک طرفه است. فردی که ارتباط برقرار می کند هدایت گر است و هدفش هدایت دیگران می باشد. روسا و مدیران، زیردستان را ترغیب می کنند که از مجموعه اقدامات مشخص شده تبعیت کنند. ایشان از قدرت و اختیار خود برای به دست آوردن اطلاعات دیگران استفاده می کنند و حتی ممکن است که ایشان را نیز در این راه فریب بدهند.

سبک برابری (تساوی):

در سبک برابری (تساوی) ارتباطات دو طرفه است. مدیران و طرفهای ارتباطی سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظراتشان دارند. ارتباطات نیز با یک جریان آزاد صورت می گیرد. فضای ارتباطی میان طرفین به گونه ای است که آنها به صورت دوجانبه و دوطرفه همدیگر را می فهمند و نهایتا این که ارتباطات در این سبک گرم و دوستانه است و طرفین از آن منتفع می شوند.

سبک ساختاری:

در سبک ساختاری هدف این است که محیط را به سمت نظام مند کردن سازمان و خواسته های خود سوق دهیم. در این سبک با تاکید بر رویه ها، قوانین، مقررات و استانداردها سعی در ترغیب دیگران داریم و آخر این که این سبک به سمت شفاف کردن روابطی که ساختارها ایجاد می کنند پیش می رود.

سبک پویا:

ارتباط در سبک پویا کاملا عملگرا و پراگماتیک است و فرآیند ارتباطات بسیار سریع صورت می گیرد. طرفین ارتباطی نیز می بایست زیرک و باهوش باشند تا درک واقعی از مقصود ارتباطی داشته باشند.

سبک تفویضی یا واگذاری:

در سبک تفویضی یا واگذاری، مدیر یا رئیس مسئولیت خود را به زیردستان واگذار می کند و نقش حمایتگری به خود گرفته و ترجیح می دهد تا بیش تر از جانب دیگران یاری شود و به نقطه نظرات دیگران (مخاطبان) اهمیت زیادی می دهد.

سبک اجتناب:

در سبک اجتناب، از فرآیند ارتباطات دوری می شود. تمایلی به تاثیر گذاشتن و نیز پذیرفتن اثر از جانب دیگران وجود ندارد و بیش تر از یک رویکرد مستقل و استقلال طلبانه به جای مشارکتی و تعاملی در تصمیم گیریها استفاده می شود.

۳) کاربرد سبکهای ارتباطی

۳ ۱) کاربرد سبک کنترلی

استفاده از این سبک در برخی موقعیت ها و شرایط مناسب است:

فردی که ارتباط برقرار می کند (در اینجا رئیس و مافوق) تخصص و دانش بالایی در زمینه بحث مورد نظر داشته باشد.

کارکنان کاملا وابسته به مافوق ها و فاقد هرگونه انگیزه لازم برای ادامه کار.

ترغیب و تشویق کارکنان به منظور افزایش اثربخشی کار

استفاده از این سبک در برخی موارد نتایج معکوس دارد:

دادن گزارش مرتب از طرف کارکنانی که بخواهند به دروغ اطاعت و رضایت خود را نشان دهند

وجود مقاومت از سوی کارکنان

۳ ۲) کاربرد سبک تساوی

برای این که چنین سبک مدیریتی را به نحو احسن اعمال کنیم می بایست که از بروز رفتارهای کنترلی کم کرده و رفتارهای ناشی از تساوی میان مدیران (روسا)و مرئوسین را افزایش دهیم.و این امر هم مقدور نخواهد بود مگر این که شخص مدیر(یا مدیران) قادر به تجزیه و تحلیل وضع موجود سازمان باشد و بنا بر همین تفسیر سبک ارتباطی مناسب را برای افزایش اثربخشی انتخاب کند.

استفاده از این سبک زمانی مناسب است:

مدیر (رهبر) قصد تشکیل یک تیم و گروه منسجم کاری را دارد ‘ هم چنین مواقعی که وی قصد دارد تا رابطه میان خود و گرو ههای کاری و زیردستان را تقویت کرده تا ایشان احساس نزدیکی و دوستی با وی بکنند.

تصمیمات و مسائل پچیده

غلبه بر مقاومت کارکنان در برابر اعمال تغییرات

استفاده از این سبک در مواردی برای مدیر نتایج معکوس دارد:

زمانی که زیردستان وی فاقد دانش تجربه و شایستگی لازم در کار هستند.

زمانی که زیردستان روحیه ای کاملا وابسته به بالادست و مدیر خود دارند.

۳ ۳) کاربرد سبک ساختاری

استفاده از این سبک در مواردی اثربخش و مفید خواهد بود:

زمانی که سازمان با محیط پیچیده ای رو به رو است.

اگر وظایف در سازمان انعطاف پذیری بالای داشته باشند.

شفاف سازی و تفسیر ساختارها

استفاده از این سبک در مواردی نتایج معکوس دارد:

زمانی که محیط پویا نبوده (ایستا و ثابت) و وظایف هم ساده می باشند.

فرد یا افراد به جای رو به رو شدن مستقیم با مسائل ‘ پشت سر مقررات و قوانین و ضوابط سنگر بگیرند.

۳ ۴) کاربرد سبک پویا

استفاده از این سبک در مواردی کارآیی و اثربخشی بالایی دارد:

افراد و سازمان در محیطی پویا در حال فعالیت باشند.

در محیطهایی که با نقد و خرده گیری از جانب افراد مختلف روبه روست.

افراد تماس اندکی با یکدیگر دارند.

در نظر گرفتن میزان انگیزه و شایستگی دیگران در انجام وظایف محوله از سوی رئیس یا مدیر

۳ ۵) کاربرد سبک تفویضی

استفاده از این سبک زمانی مناسب خواهد بود:

به فردی که با او ارتباط برقرار می کنیم اعتماد داریم.

زیردستان و کارکنان، تجربه، فهم و اطلاعات بالایی داشته باشند.

کارکنان و زیردستان نیز می بایست تمایل و ظرفیت پذیرش مسئولیت را داشته باشند.

۳ ۶) کاربرد سبک اجتناب

استفاده از این سبک زمانی مناسب خواهد بود:

در مباحث و موضوعاتی که پیرامون مسئله خاصی صورت می گیرد و اطلاعات زیادی در مورد آن موضوع از جانب کارکنان و کارمندان رد و بدل می شود.

به هر حال موارد بسیاراندکی یافت می شود که در آنها آغاز سبک اجتناب به عنوان یک رویکرد ارتباطی توصیه می شود و به ندرت مواقعی اتفاق می افتد که چنین سبکی گره از مشکلات سازمان باز کند و یا وضعیت سازمان را بهبود بخشد و معمولا در بسیاری از موارد اتخاذ چنین سبکی فرآیند حل مسئله را تاخیر می اندازد.

۴) نتیجه

شاید بتوان این گونه عنوان کرد که اثربخشی هر یک از سبکها و شیوه های ارتباطی یاد شده در سازمان را می توان با اثری که بر روحیه و عملکرد افراد می گذارند ارزش یابی کرد. به همین لحاظ سبک برابری (تساوی) دارای بیشترین و بهترین اثر بر روی روحیه و عملکرد افراد است، در حالی که سبک کنترلی برعکس. اما نتایج آخرین پژوهشها گویای حقیقت دیگری است. تحقیقات بیان می دارد این موقعیت است که تعیین می کند کدام یک از سبکها اثربخشی بیشتری خواهد داشت.