در این مقاله، نقش، ویژگی و کارکرد نظام پیشنهادها به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت مشارکتی شرح داده می شود. مبانی و مفاهیم مدیریت مشارکتی، تاریخچه و سابقه نظام پیشنهادها، فلسفه و اهداف نظام پیشنهادها، ویژگی های یک نظام پیشنهادهای موفق و نکات قابل توجه در این نظام، رئوس مطالب این مقاله را تشکیل می دهند.

۱) مقدمه

چنانچه مدیریت مشارکتی را مانند رهیافتی جامع برای جلب مشارکت فردی و گروهی کارکنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعریف کنیم و بر این باور باشیم که مدیریت مشارکتی ارتباط دائم، متقابل و نزدیک بین مدیریت ارشد و کارکنان است میتوان گفت که مدیریت مشارکتی به معنای مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و برای انجام کار مناسب است. بر پایه این تعریف، مشارکت کارکنان در کارهایی که به خود آن ها مربوط می شود، مشارکتی داوطلبانه، ارادی و آگاهانه خواهد بود که این درگیری شخص را تشویق می کند که به تحقق هدف های گروه کمک کند و در مسؤلیت ها و پیامدهای آنها سهیم شود. مدیریت مشارکتی دو هدف عمده را دنبال می کند: نخست، ارج نهادن به ارزش های انسانی و به یاری طلبیدن افرادی که به نوعی با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسیدن به هدف های از پیش تعیین شده به کمک همین افراد.

این هدف ها بر چند اصل اساسی استوار است:

۱) هر فرد عضو سازمان جزئی از یک ماشین بزرگ به حساب نمی آید بلکه انسانی برخوردار از قدرت تفکر، هوش و استعداد و تجربه های گرانقدر است که هر گاه زمینه ها و شرایط مساعد فراهم شود، می تواند همه چیز را به نفع خود و سازمان خود تغییر دهد.

۲) هر کار لزوماً به بهترین و مفیدترین حالت ممکن انجام نمی شود و بی تردید می توان هر کار معین را به گونه ای بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام کار به کمک اعضای مجموعه به صورت گروهی انجام می شود.

۳) مشارکت کارکنان کمک می کند تا مدیریت از بسیاری کارهای جزئی آسوده شود و به کارهای اساسی بپردازد.

چنانچه اجرای مدیریت مشارکتی و نظام های تشکیل دهنده آن با موفقیت همراه باشد، از مزایا و پیامدهای چون بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان، تقویت انگیزش در کارکنان، بهبود گردش کار در سازمان، بروز خلاقیت و نوآوری، تقلیل هزینه های تولید کالا و خدمات، افزایش احساس تعلق سازمانی در کارکنان و همسو شدن هدف های آنان با هدف های سازمان و در نهایت افزایش رضایت مشتری و به دست آوردن سهم بیشتر در بازار برخوردار خواهد بود.

برای دستیابی به این مزایا باید ابتدا ویژگی های افراد مشارکت جو را بشناسیم. سلامت روانی و ادراکی و توانایی ایجاد اندیشه های بسیار با سرعت زیاد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتکار، توانایی ایجاد و ارائه پیشنهادهای جدید، استقلال رای و قدرت داوری، متفاوت بودن از همکاران در ارائه دیدگاهها و اندیشه های نو و مسؤلیت پذیری، از جمله مشخصات افـراد مشارکت جو است. معمولاً چنین افرادی را می توان در سازمان هایی با ویژگی های زیر یافت:

۱) رقابت؛ در آن ها رقابت کامل و فشرده است چرا که مشارکت در سازمانی تحقق می پذیرد که رقابت کامل بر آن حاکم باشد.

۲) دسترسی مدیران به دانش گسترده؛ مدیران سازمان های مشارکت جو بر این اعتقادند که دانش در سطح سازمانشان به وفور پراکنده است و خود به راحتی می توانند اندیشه ها و دیدگاه های دیگران را مستقیم و بی واسطه دریافت کنند.

۳) احترام به افراد؛ کارکنان این سازمان ها بر این باورند که می توانند همگام با نیازهای سازمان رشد کنند.

پس، مدیریت مشارکتی عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان و مشاوران یک سازمان در روند تصمیم گیری و حل مسائل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت جویند. در واقع این نوع مدیریت می خواهد از ایده ها، پیشنهادها، ابتکارات، خلاقیت ها و توان فنی و علمی کارکنان و مشتریان در حل مسائل و مشکلات سازمان و بهبود مستمر فعالیت های آن استفاده نماید. آهنگ فعلی تغییرات آن چنان عظیم است که تاخیر در پاسخ به آن ممکن است بسیارگران و حتی فاجعه آفرین باشد. شرکت ها و دولت ها همه روزه به این دلیل ورشکسته می شوند که در سازگار کردن خود با این تغییر کوتاهی کرده یا بسیار کند عمل کرده اند. سازگار شدن با تغییرات سریع جاری به تعدیل های مکرر و بزرگی در نوع کارها و نحوه انجام آنها نیاز دارد. بنابراین، باید ابتدا تفکر را متحول کرد تا در عمل این تغییرات ظهور کند. مشارکت کارکنان در مدیریت، سازمان را توانمند می کند که خود را با سرعت بیشتری با این تحولات هماهنگ نماید. مشارکت فکری کارکنان و مشتریان با مدیریت و بهبود مستمر در سازمان با پیاده سازی «نظام پیشنهادها» قابل اجرا است بهترین راههای استفاده از فکر بشر و این سرمایه بزرگ خلقت، اجرای نظام پی روحیه کنجکاوی و کنکاش در انسان، زمینه ساز روند و فرایند خلاقیت اوست. این روحیه باعث می شود تا انسان به میزان شناخت خویش و در جهت کمال جویی، همه چیز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد یافتن پاسخی قابل دفاع برآید و به این ترتیب به نوآوری دست یابد.

در موسسه ها، سازمان ها و به طور کلی بنگاه اقتصادی می توان برای انجام امور به راهکارهای مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست یافت. نقطه شروع برای این دستیابی تفکر پیرامون اهداف، امکانات موجود و شناخت از شکاف ها و نارسائی ها و همچنین درک شرایط برونی و نهایتا" اثرگذاری بر این عوامل است. این اثرگذاری را می توان در جهت بهبود فرایند کار، افزایش رضایت خدمت گیرندگان، افزایش تولید، کاهش هزینه ها ، فناوری ،تنوع محصولات، و بالاخص افزایش توانمندی و آزادی تفکر نیروی انسانی و امکان پرداختن به موارد والاتری که با طبیعت جستجوگر و خلاق وی سازگار است، هدایت نمود. با ایجاد چنین تغییراتی است که می توان از رکود و سکون یک صنعت در میان روش های سنتی و قدیمی که معمولا" منجر به غیرقابل رقابتی شدن محصولات و خدمات و از کارافتادگی بنگاه اقتصادی می شود، جلوگیری نمود. مسیر رشد و تعالی سازمان ها از طریق مشارکت نظام مند کارکنان و احساس تعلق قوی سازمانی مقدور می گردد. سازمان های پیشرو، سازمان هایی هستند که با ایجاد محیط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ایده های تحول آفرین از بین می برند و ایشان را در این راه ترغیب می نمایند.

یکی از عوامل مهم رشد و توسعه کشورها، اهمیت دادن به فکر و اندیشه نیروی انسانی و استفاده صحیح از آن است و یکی از بهترین راههای استفاده از فکر بشر و این سرمایه بزرگ خلقت، اجرای نظام پیشنهادهاست. امروزه در اغلب کشورهای پیشرفته و توسعه یافته در بیشتر سازمانها، شرکتها و موسسات مختلف، این سیستم اجرا شده و همه مردم از خرد و کلان در حال فکر کردن و پیشنهاد دادن هستند و علاوه بر اینکه مشخصاً از نتایج پیشنهادهای خود بهره می برند، پاداش می گیرند و عزت و احترام به نفس را تجربه می کنند، کشور و بقیه مردم نیز به طور قابل توجهی از آن بهره مند می شوند.

با این اعتقاد که هیچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مدیران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سریعترین و کم هزینه ترین روش ممکن پیشنهاد نخواهد کرد، به نظر می رسد دلسوزترین و مناسبترین مشاور، مدیر تغییر و اصلاحگر سیستم در درون سازمان متمرکز است. یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان ها حاکمیت روابط انسانی مناسب بین مدیران و کارکنان آن سازمان است. در سازمان هایی که روابط انسانی خصمانه و ناعادلانه حاکم باشد کارکنان انگیزه همکاری خود را با مدیریت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظایف خود نگردیده و به اهداف خود دسترسی نخواهد یافت. مشارکت کارکنان انگیزه آنها را در حل مسائل سازمان افزایش می دهد و چون کارکنان فضایی برای اظهار نظر پیدا می کنند و مدیریت به این نظرات گوش می دهد ارتباط بین مدیریت و کارکنان بهبود می یابد وعواملی که موجب نارضایتی می شود کاهش یافته و یا از بین خواهد رفت.

نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمان ها ایفا می کند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روش ها و حل مسائل و ارتقاء بهره وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند.

نظام پیشنهادهای سازمانهای دولتی در جهت بهبود مستمر به منظور تعالی سازمانی تدوین و اجرا می گردد. در واقع نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه های سرمایه های انسانی در حل مسائل و ایجاد سؤالات جدید و راه حل های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی و بهبود مستمر سازمان دست یافت. به عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می کند. آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان در مقابل خواست های متغیر مصرف کنندگان خدمات یا محصولات آن بنگاه از طریق ارج نهادن به فضایل و توانائی های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت و نهایتا" به کارگیری صحیح تجربه، اندیشه، آراء و عقاید آنها در هر رده شغلی و در هر بخش سازمانی است.

۲) سابقه نظام پیشنهادها

مشارکت یک مفهوم تاریخی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد. به عنوان مثال، مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارند بر مبنای مشورت به تصمیم گیری بپردازند. مدیریت مشارکتی علیرغم قدمت تاریخی خود، بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت. مدیریت مشارکتی عبارتست از «بوجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمامی ذینفعان یک سازمان در روند تصمیم سازی، تصمیم گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.» نظام پذیرش و بررسی پیشنهادهای کارکنان به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و عملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است. این نظام که مبتنی بر اصل انسان مداری است، برای افکار و خلاقیت های کلیه اعضای سازمان ارزش قائل است و به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمون های موفق خود را گذرانیده است. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی ها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به طور فراگیر از دهه ۱۹۵۰ در شرکت های تولیدی خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شد و سپس از سوی شرکت ها و سازمان های دیگر کشورهای جهان پذیرفته و معمول گردید. این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکت های صنعتی کشور ایران نیز به اجرا گذاشته شد و با توجه به کامیابی هایی که در این گروه از شرکت ها بدست آمده، مورد استقبال دیگر شرکت ها و سازمان های صنعتی، تولیدی و خدماتی قرار گرفته است. در ایران نظام پیشنهادها برای اولین بار در اوایل سال ۱۳۶۷ در یکی از شرکتهای تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران (شرکت ایران رادیاتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شرکتهای دیگری نیز به اجرای نظام پیشنهادها پرداختند که امروزه در بسیاری از سازمان ها و شرکت های داخلی، این نظام پیاده سازی شده است.

در سال ۱۳۷۷، با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت ها و سازمان های داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوری اسلامی ایران نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاه های دولتی و افزایش رضایت و توان کاری آنان، در نشست مورخ ۲۸/۵/۱۳۷۷ شورای عالی اداری چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کلیه وزارتخانه ها، مؤسسات، شرکت ها، بانک ها و کلیه دستگاه ها استقرار یابد.

۳) فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها

آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان در مقابل خواست های متغیر ذینفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمانمی باشد. به طور کلی فلسفه بکارگیری نظام پیشنهادها را می توان به صورت زیر بیان کرد:

ارج نهادن به فضایل و توانایی های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری

افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان

همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه

اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی

۴) ویژگی های نظام پیشنهاد موفق

زمانی یک نظام پیشنهادها موفق است که بتواند زمینه حضور و مشارکت فعال تمامی پرسنل شرکت را در ارایه پیشنهادها فراهم سازد و به شکلی طرح ریزی شود که وضعیت سواد کارکنان و یا رده شغلی آنها مانعی برای مشارکت افراد نباشد. به طور کلی ویژگی های یک نظام پیشنهادهای موفق را می توان به شرح زیر بیان کرد:

شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد

به حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پیشنهادها از طریق فرم های مخصوص

سهولت روش های ارزیابی و تعیین پاداش ها

سهولت و ساده بودن آیین نامه ها و دستور العمل های پرداخت جوایز

شمولیت پیشنهادهای ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه ها

سمت گیری پیشنهادهای ارایه شده به سمت پیشنهادهای گروهی

کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده

مشارکت پیشنهاددهندگان در اجرای پیشنهادها

هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط

صرفه جویی در هزینه ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم ها در اثر اجرای پیشنهاد

ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد

آیین نامه نظام می بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئین نامه سازمانها، سعی شود تا اول، رعایت عدالت و عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسی پیشنهادها صورت پذیرد. دوم در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه حل یابی و مشکل یابی فراهم می کند، اختیارات و مسئولیت مدیریت ها به هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشود. سوم شرایط را برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاددهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند و چهارم آنکه فضا و سیستمی در شرکت ایجاد شود که در آن امکان مشارکت برای تمامی کارکنان و ذینفعان فراهم باشد.

۵) اهداف نظام پیشنهادها

هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان می کنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند:

۱) استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان

۲) تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی

۳) گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر

۴) گسترش سطوح یادگیری سازمانی

۵) بهره گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیت های بهبود

۶) شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق

۷) همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی

۸) استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه

۹) مشارکت کارکنان در تصمیم سازی ها و برنامه ریزی ها

۱۰) آگاهی مدیریت از میزان توانایی های بالفعل و بالقوه کارکنان

۱۱) ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسان ها از طریق ایجاد فضای مناسب برای بروز خلاقیت ها و استعدادهای آنان

۱۲) بهبود کار سازمان، افزایش بهره وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات

۱۳) تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل

۱۴) ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان

۱۵) افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله

۱۶) اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی

۱۷) اصلاح و بهبود مقررات، آئین نامه ها و دستورالعمل های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم گیری

۶) نکات قابل توجه در اجرای نظام پیشنهادها

سازمانهای علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:

دخالت دادن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری

مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهای مورد نیاز

تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان

ایجاد هدفهای فردی و سازمانی

متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازی مداوم

بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهای سازمان

بوجود آوردن مدیریت پائین به بالا

۷) نتیجه گیری

با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد اطمینان متقابل در سازمان می و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان سازمان سهیم می سازند و همه تلاش خود را با کمک مدیران جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدفهایشان با راه حلهای پیشنهادی بسیاری از سوی کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند. باید توجه داشت که در شیوه های مشارکتی، را ه حلهای پیشنهادی کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوی مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید. نکته مهم در بکارگیری شیوه های مشارکتی توجه به موانع و دشواریهای فراروی مدیران در سازمانهاست زیرا با کسب آگاهی در زمین ههای اجرایی و درک صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت. ضمناً باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اجرای آن با وقفه و بحران مواجه نشود.

علیرضا مقدسی

مراجع

۱. مقاله مدیریت مشارکتی مفاهیم ، روشها و راهکارهای نونوشته نیلی آرام علی برگرفته از کتاب تحول اداری دوره ششم شماره ۲۲

۲. مشارکت در مدیریت و مالکیت گرد آورنده دکتر طوسیمحمدعلی سازمان امور اداری و استخدامی کشور سال ۱۳۷۷

۳. ارتقاء و حفظ کرامات مردم در نظام اداری ،سازمان مدیریت و برنامه ریزی،۱۳۸۳

۴. مدیریت مشارکتی،صادقی فر،ناصر،مرکز آموزش و تحقیقات،۱۳۸۲

۵. نظام پیشنهادهادر سازمانهای دولتی از تئوری تا عمل،دکتر مقیمی،محمود،انجمن خدمات فرهنگی ایرانیان خارج از کشور،۱۳۸۵

۶. مدیریت مشارکتی راهبرد موثر در اداره امور سازمان،والایی شریف،حمید،مولف،۱۳۸۴

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com