فناوری اطلاعات> به خودی خود و به تنهایی چندان کارآمد نیست. این فناوری معمولا هنگامی ارزش های اصلی خود را نشان می دهد که در ارتباط با کاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان به کارگرفته شود. آن دسته از مدیران IT که بدون توجه به خصوصیات و مقتضات خاص هر سازمان می خواهند نسخه واحد و یکسانی برای پیاده سازی فناوری اطلاعات ارائه کنند ، معمولاً نتیجه چندان مطلوبی نمی گیرند. در اغلب موارد یک مشکل اساسی این است که ابزارهای نصب شده واقعا در خدمت اهداف سازمان عمل نمی کنند. در این شرایط معمولا بهترین راه حل این است که CIO دنبال راهکارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه این که بر پیاده سازی یک سیستم عمومی و همه منظوره، اصرار ورزد. سیستم های همه منظوره بهروری مورد انتظار را در مقایسه با گستره کلی فعالیت های سازمان ایجاد نمی کنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یک ابزار انعطاف پذیر و اصطلاحاً Customizable است. خیلی مهم است که از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده کنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه ، دانش و تخصص ویژه دارد.

اگر سلسله مقالات <الفبای مدیریت فناوری اطلاعات> را تاکنون دنبال کرده باشید، لابد با بعضی از جنبه های مختلف این شاخه از علم مدیریت آشنایی پیدا کرده اید. این دانش تلفیقی از تکنیک های مدیریتی و اصول و مبانی پیاده سازی و توسعه فناوری اطلاعات در یک سازمان است. اصطلاحاتی مثل Outsourcing ،BPR ،ROI ،TCO وKM از جمله موارد مهمی هستند که باید هر مدیر فناوری اطلاعات درباره آن ها بداند. در قسمت قبلی این مقاله گفتیم که تعریف یک <مدیر فناوری اطلاعات> چیست و برای اینکه بتوان به یک مدیر خوب برای اداره کردن امور فناوری اطلاعات (در یک سازمان) تبدیل شد به چه مهارت های عمومی نیاز است. در این مقاله مروری اجمالی بر مهمترین مهارت های تخصصی یک <مدیر فناوری اطلاعات> خواهیم داشت. در بخش آخر از این مطلب سه قسمتی ، مسوولیت های اصلی یک CIO را بررسی خواهیم کرد.

● مهارت های مرتبط با IT

یک مدیر فناوری اطلاعات به اقتضای ماموریتی که به او سپرده شده است، باید علاوه بر مهارت های عمومی مدیریتی، دارای مهارت های خاص مرتبط با فناوری اطلاعات نیز باشد. هفت مورد از مهمترین مهارت هایی که یک CIO در مقام عمل نیاز فراوانی به آنها خواهد داشت از این قرارند :

۱) تجربه به کارگرفتن فناوری اطلاعات در خدمت سازمان

<فناوری اطلاعات> به خودی خود و به تنهایی چندان کارآمد نیست. این فناوری معمولا هنگامی ارزش های اصلی خود را نشان می دهد که در ارتباط با کاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان به کارگرفته شود. آن دسته از مدیران IT که بدون توجه به خصوصیات و مقتضات خاص هر سازمان می خواهند نسخه واحد و یکسانی برای پیاده سازی فناوری اطلاعات ارائه کنند ، معمولاً نتیجه چندان مطلوبی نمی گیرند. در اغلب موارد یک مشکل اساسی این است که ابزارهای نصب شده واقعا در خدمت اهداف سازمان عمل نمی کنند. در این شرایط معمولا بهترین راه حل این است که CIO دنبال راهکارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه این که بر پیاده سازی یک سیستم عمومی و همه منظوره، اصرار ورزد. سیستم های همه منظوره بهروری مورد انتظار را در مقایسه با گستره کلی فعالیت های سازمان ایجاد نمی کنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یک ابزار انعطاف پذیر و اصطلاحاً Customizable است. خیلی مهم است که از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده کنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه ، دانش و تخصص ویژه دارد.

۲) ارتباطات

ما در دوره ای زندگی می کنیم که مدیران فناوری اطلاعات اغلب در یک تلاش دائمی برای دفاع از نظریه <به کارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره وری سازمان> و توجیه فواید آن به سر می برند. درچنین شرایطی خیلی مهم است که یک CIO ، خود در رابطه با یکی از مهمترین مولفه های کاربری فناوری اطلاعات، یعنی <ارتباطات> موفق عمل کنند. در این جا مقصود ما از <ارتباطات>، روابط انسانی خصوصاً از طریق ابزارهای الکترونیکی است. قابل قبول نیست که کسی مروج به کارگیریIT در سازمان باشد، اما خود در ارتباط گیری با سایر افراد (خصوصاً با استفاده از ابزارهایIT) ضعیف عمل کند. یک مدیر فناوری اطلاعات باید در زمینه استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور ارتباطی روزانه خود از قبیل ارسال و دریافت منظم ایمیل و انجام کارهای اداری به شیوه الکترونیکی، برای دیگر اعضای سازمان الگو باشد وگرنه در جاانداختن این نظریه که <الکترونیکی کردن امور نهایتاً به نفع سازمان است> موفقیت اندکی به دست خواهد آورد. به زبان ساده، دیگر افراد سازمان باید به چشم خود ببینند که چگونه یک CIOبا تکیه بر ابزارهایی که استفاده از آن ها را تبلیغ می کند، خود به موفقیت هایی دست می یابد.

۳) توانایی استخدام، پرورش و به کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه IT

یکی از چالش های دائمی در مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت نیروی انسانی ماهر در این حوزه است. خیلی اوقات ذهن این افراد ناگزیر است با سرعت زیاد انبوه درهمی از وقایع، وضعیت ها و راه حل ها را (نوعا در ارتباط با مسائل تکنیکی فناوری اطلاعات) پردازش کند و به تصمیم گیری بپردازد. به همین دلیل در میان این قشر از متخصصان، افراد حساس، عصبی، پرتوقع و پرخاشگر کم نیستند. تجربه نشان داده است که تعامل موفق با این افراد فقط به صبر و شکیبایی نیاز ندارد، بلکه بهره مندی از سطحی از دانش علمی و فنی نیز ضروری است تا CIO توانایی بالقوه رویارویی با چالش های برخاسته از سوی این متخصصان را داشته باشد. یک مدیر فناوری اطلاعات با اندوخته علمی و تجربی اندک، قادر به مهار متخصصان IT شاغل در سازمان نیست. متخصصانIT اگر بخواهند، برای فرار از مسوولیت های خود به اندازه کافی باهوش هستند. بنابراین به محض اینکه احساس شود مدیرIT یک سازمان دانش و تسلط اندکی بر مسائل فنی دارد، انواع کارشکنی ها، کم کاری ها و حتی خرابکاری ها ( مانند هک و مشکلات امنیتی) سازمان را تهدید می کند. همین نکته هنگام استخدام و پرورش نیروی انسانی متخصص نیز اهمیت دارد. به تجربه ثابت شده که وقتی یک متخصص IT هنگام استخدام با یک مدیر باهوش و کاردان روبرو می شود، برای انجام وظایف و مسوولیت های خود مصمم تر می شود و بهره وری بهتری از خود نشان می دهد.

۴) آگاهی از گزینه های فناوری

یکی از مشکلا ت عمومی مدیران فناوری اطلاعات در سازمان های مختلف عدم اشراف به گزینه های مختلف فناوری اطلاعات در یک زمینه خاص است. گاهی اوقات دیده می شود که یک مدیرIT هنگام انتخاب یک راه حل (Solution) و پیاده سازی آن در سازمان، دید کوته بینانه ای نسبت به تنوع گزینه های پیش رو دارد. تعصب نسبت به نوع خاصی از محصولات و یا فناوری ها، از بدترین و مخرب ترین اشکال این محدودیت نگاه هستند. البته هیچ ایرادی ندارد که هرکدام از متخصصان فناوری اطلاعات به یک سری از فناوری ها و ابزارها علاقه و گرایش داشته باشند و اصولا معنای <گرایش تخصصی> همین است. ولی یک مدیر فناوری اطلاعات که تیمی از متخصصان را اداره می کند باید جامع نگر باشد. اینکه با پیش داوری و بدون مطالعه و بررسی گزینه های پیش رو ، به دلیل علا قه یا تعصب، هربار خودمان را به محصولات خاصی محدود کنیم و از فناوری ها و ابزارهای دیگر چشم بپوشیم، ریسک استفاده از فناوری اطلاعات را بالا می برد. زیرا هر ابزار و سیستم خاصی ، معایب و مزایای خاص خود را دارد و این گونه نیست که یک گروه از سیستم ها را بتوان برای همه مقاصد و کاربردها به عنوان گزینه ایده آل در نظر گرفت. معمولا برای هر کاربردی و بسته به شرایط، یک مارک یا یک گروه از ابزارهای شناخته شده در بازار محصولات و راهکارهای IT کارایی بیشتری دارند.

۵) شناخت دقیق از مسائل امنیت در فناوری اطلاعات

فراهم کردن بستری امن برای گردش اطلاعات در سازمان یکی از مهمترین وظایف یک مدیر فناوری اطلاعات است. کسب موفقیت در چنین مسوولیتی مستلزم شناخت کافی و دقیق از چالش های بالقوه پیش روی امنیت سیستم ها و شبکه سازمان و مجهز بودن به دانش و تجربه فنی و تخصصی لازم برای پیشگیری از حوادث ناخوشایند است. داشتن یکی از مهارت هایی که در همین زمینه ضروری است، مهارت به کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه امنیت شبکه است. بدیهی است که CIO بسته به میزان گستردگی فعالیت های سازمان مطبوعش ناگزیر از درگیر شدن با طیف وسیعی از مشکلات و مسؤولیت ها است و نباید توقع داشت یک مدیر فناوری اطلاعات دقیقاً در کسوت یک کارشناس امنیت شبکه ظاهر شود. اما چون موضوع امنیت اطلاعات سازمان موضوع حساسی است، نیازمند توجه ویژه است و نمی توان مدیریت آن را به طور کامل به متخصصان امنیت اطلاعات سپرد. حتی گاهی اوقات وضعیتی به وجود می آید که یک CIO باید بتواند پیش از چاره اندیشی برای مقابله با یک حادثه امنیتی، ابتدا نسبت به امانت داری و صداقت متخصصان امنیتی شاغل در سازمان اطمینان حاصل کند. زیرا بعضی اوقات منشأ رخنه ها و خرابکاری ها همان جا است! بنابراین در شرایط اضطراری، میزان اشراف و آگاهی مدیر فناوری اطلاعات از مسائل تکنیکی مرتبط با امنیت شبکه و سیستم ها نقش تعیین کننده ای در مهار چالش های مربوطه دارد.

۶) درک TCO و ROI

دو موضوع مهم دیگری که یک مدیر فناوری اطلاعات باید حتماً اطلاعات کافی درباره آن ها داشته باشد، یکی نحوه محاسبه <هزینه تمام شده مالکیت ابزارهای فناوری اطلاعات> یا اصطلاحاً TCO و دیگری روش تخمین زدن <میزان بازگشت سرمایه همانگونه که در مقالا ت قبلی همین بخش خوانده اید، در زمینه فناوری اطلاعات> یا ROI می باشد. آگاهی از روش محاسبه پارامتر اول به مدیر فناوری اطلاعات کمک می کند که هنگام تصمیم گیری درباره خرید هر محصول، راه حل، سیستم عامل و یا سخت افزار، ارزیابی واقع بینانه ای از هزینه های جاری و آتی مرتبط با انتخاب خود داشته باشد. گاهی اوقات خریدن یک محصول ارزان قیمت وسوسه انگیز به نظر می آید. ولی بعداً هزینه های جاری مرتبط با آن محصول به شدت بالا می رود. مثلا ممکن است هنگام خریدن یک چاپگر لیزری برای شرکت یا سازمان چنین وضعیتی رخ دهد. گاهی اوقات نیز برعکس این وضعیت اتفاق می افتد. یعنی تحت تأثیر نظر و رای دیگران (و گاه اعتقادات شخصی خودمان) محصولی را می خریم که ظرفیت پاسخگویی آن خیلی بیشتر از نیاز واقعی ما است. در چنین شرایطی ممکن است پول زیادی برای یک کار متوسط خرج شود. درست مثل این می ماند که برای اپراتوری شرکت، کامپیوترهای فوق العاده سریع و قوی بخریم، حال آنکه آن ها کاری بیشتر از تایپ با آن انجام نمی دهد. در رابطه با عامل ROI نیز رویکرد مشابهی وجود دارد. میزان بازگشت سرمایه در زمینه فناوری اطلاعات به سه مولفه هزینه، فایده و ریسک مربوط است. یک سرمایه گذاری موفق هنگامی اتفاق می افتد که با کمترین هزینه و ریسک، بیشتر فایده از به کارگیری یک محصول یا راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات حاصل شود.

۷) آشنایی کامل با کسب وکار الکترونیکی

آگاهی از این واقعیت که پیاده سازی و به کارگیری فناوری اطلاعات در یک سازمان نهایتاً منجر به برپا شدن درجاتی از کسب وکار الکترونیکی در سازمان می شود، برای هر CIO یک ضرورت است. در ابتدا همه چیز با چند کامپیوتر ساده شروع می شود و سپس با مقولاتی همچون اینترنت و ایمیل ادامه پیدا می کند. به تدریج قسمت بیشتری از امور جاری سازمان با فعالیت های متکی بر کامپیوتر و اینترنت گره می خورد تا آنجا که دیگر بقای کسب وکار سازمان بدون بهره گیری از این ابزارها قابل تصور نیست. به تعبیری ، این همان کسب وکار الکترونیکی است. گاهی اوقات مفهوم تجارت الکترونیکی (E Commerce) که نوع خاصی از کسب وکار الکترونیکی (E Business) است، با مفهوم اخیر اشتباه گرفته می شود. معنای عام این اصطلاح همانا الکترونیکی شدن امور جاری سازمان است. اما به طور خاص برای ساماندهی این شیوه از کسب وکار ممکن است از محصولات، نرم افزارها و راهکارهای ویژه ای نیز استفاده شود. در هرصورت خیلی مهم است که یک مدیر فناوری اطلاعات بتواند تخمین واقع بینانه ای از نیاز های آتی سازمان در این زمینه داشته باشد. دقیقا همان طور یک شرکت بزرگ نیازمند سپردن کار نگهداری از تأسیسات آب و برق و تهویه ساختمان به مسوولین مربوطه است، زیرساخت اطلاعاتی سازمان (اعم از شبکه ، کابل ها، سخت افزارها و نرم افزارها) نیز بخش جدایی ناپذیر از نیازمندی های کسب وکار سازمان به شمار می روند. با این تفاوت که فناوری اطلاعات چیزی بیشتر از یک زیرساخت مدرن برای کسب وکار سازمان، بلکه جزیی از فرآیند روزانه آن محسوب می شود. همانطور که مدیران عادی یک سازمان برای بالابردن دانش و مهارت خود در حوزه عمومی مدیریت، دوره های تخصصی ویژه ای را در زمینه حسابداری و بازرگانی می گذرانند، می توان حدس زد که لازم است مدیران مرتبط با موضوع فناوری اطلاعات، خصوصا CIOدارای حداقلی از دانش تخصصی مرتبط با کسب وکارالکترونیکی باشند.