امروزه اهمیت اطلاعات هم به عنوان یک منبع مهم تاکتیکی و استراتژیک در سازمان مطرح می باشد و هم به عنوان یک منبع عمده برای ارزش افزوده احتمالی ، شناخته شده است . اطلاعات ، همیشه در محیط کسب و کار به عنوان یک مزیت رقابتی مطرح بوده است به عنوان مثال اگر شرکتی اطلاعات دقیقی از قیمتهای کالا و خدمات رقبا داشته باشد ، خیلی سریع می تواند نسبت به تغییر قیمتهای خود تصمیم بگیرد ؛ اگر این تغییر قیمت به موقع انجام شود ، شرکت می تواند نسبت به رقبایی که اطلاعات آنها از قیمتها به روز نیست برتری داشته و سود بیشتری را کسب نماید

اما نکته مهم این است که تغییرات واقعی که می تواند ارزش بالقوه اطلاعات را افزایش دهد ، توانایی سازمانها در استفاده از این منبع مهم ، از طریق کاربرد فن آوری جدید است لذا با استفاده از تجهیزات کامپیوتری و پایگاه داده ها ، می توان به طور منظم لیست قیمت و بروشور برای مشتریان احتمالی ارسال نمود .

اطلاعات یک منبع ارزشمند برای اتخاذ تصمیمات کوتاه مدت و تاکتیکی است که در عملیات روزمره سازمان جاری می باشد .

اطلاعات علاوه بر مزایای کوتاه مدت و بلند مدت برای سازمان مزایای استراتژیک نیز برای سازمان دربردارد سازمان از نظر استراتژیک باید یک نگاه جامع نسبت به آینده بازار و برنامه ریزی خود در یک چارچوب زمانی ۵ تا ۷ ساله داشته باشد بدیهی است این برنامه ریزی همراه با ریسک و عدم اطمینان همراه است اما اگر مدیریت بتواند اطلاعات صحیحی از وضعیت و تحولات و روند محیط بیرونی داشته باشد ، می تواند منجر به کاهش خطرات شود .

بدین ترتیب هر سازمانی که داده های صحیح ، دقیق ، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان ، به داده های مورد نیازش دستیابی داشته باشد ، موفق تر است

نقش داده ها و اطلاعات در مدیریت سازمانها ، نقش حیاتی و اساسی است هر چه فضای اطلاعات یک سازمان دقیقتر ، شفافتر ، منسجم تر و سیستماتیک تر باشد ، سازمان بهتر می تواند به اهدافش نائل آید. اطلاعات یکی از مهمترین منابعی است که در اختیار مدیران قراردارد لذا مدیران باید بتوانند آن را مانند هر منبع دیگری مدیریت نمایند .

سیستم های اطلاعات مدیریت شامل چه سیستم هایی است؟

عمومی ترین سیستمهای اطلاعاتی که در سازمانها مورد بهره برداری قرار می گیرند عبارتند از سیستم پردازش عملیات ، سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستم پشتیبانی تصمیم گیری و سیستم خبره .

سیستم پشتیبانی مدیران اجرایی نیز که هدفش حمایت از مدیران ارشد و اجرایی از طریق ترکیب سیستم ها می باشد از دیگر انواع سیستم های اطلاعاتی می باشد .

سیستم پردازش عملیات

هدف این سیستم کاهش هزینه ها و افزایش کارایی سازمان از طریق انجام پردازشهای حجیم با سرعت بالا می باشد . سیستم پردازش عملیات مجموعه ای از افراد ، دستورالعملها ، حافظه و تجهیزات است که به جمع آوری ، پردازش و ثبت عملیات سازمانی می پردازد این سیستم مشابه سیستمهای دستی است که امور مربوط به محاسبات ، جمع بندی و ارائه گزارش از عملیات را با سرعت و دقت بالا انجام می دهد .

سیستم اطلاعات مدیریت

دومین نسل از سیستم های اطلاعاتی است که بطور خاصی گزارشات لازم از سیستم های پردازشی تعاملات را بطور ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران قرار می دهد به همین دلیل به آن سیستم گزارش دهی مدیریت نیز گفته می شود. سیستم های پردازش عملیات در هر یک از زمینه های خاصِ عملیات ، طراحی و گزارشات مربوط به آن عملیات را ارائه می نمایند ولی نیاز مدیران سطوح میانی به گزارشات ترکیبی از زمینه های عملیات مختلف ، ضرورت طراحی چنین سیستمی را در اواخر دهه ۱۹۶۰ مطرح و با ابداع پایگاه داده ها و نیز سیستم مدیریت پایگاه داده ها ، مدیران توانستند به گزارشات مورد نیاز خود دست یابند .

سیستم اطلاعات مدیریت مجموعه ای نظام یافته از افراد ، دستورالعملها ، پایگاه داده ها و تجهیزات است که گزارشات روزمره مورد نیاز مدیران را جهت تصمیم گیری ارائه می نماید .

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستمی است جامع و یکپارچه ، کامپیوتری ، کاربر ماشین ، که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات جهت پشتیبانی مدیران در سازمان است .

در تعریف فوق ، جامع و یکپارچه به این مفهوم است که سیستم اطلاعات مدیریت باید بتواند امکان استفاده کاربران متعدد را از یک پایگاه یا بانک اطلاعاتی مشترک امکان پذیر سازد .

لذا با افزایش تعداد کاربران و حجم داده ها ، به منظور مدیریت صحیح اطلاعات و استفاده بهینه از داده ها، سیستم اطلاعات مدیریت نیاز به یک ( DataBase Management System) DBMS خواهد داشت .(۱)

که با ایجاد پایگاههای داده چند اتصاله ( Distribute Data Base ) تضاد اطلاعاتی در اثر تنوع سیستمی در یک سازمان ( Enterprise ) ، حذف خواهد شد و این همان مفهوم جامع و یکپارچه در سیستم اطلاعات مدیریت خواهد بود .

پس به طور خلاصه می توان علل نیاز به سیستم های اطلاعات را به شرح زیر تقسیم بندی کرد :

الف) بهبود عملکرد

ب) بهبود جریان اطلاعات

ج) بهبود وضعیت اقتصادی

د) بهبود نظارت و کنترل

ه) بهبود و ارتقای بهره وری

و) بهبود ارائه خدمات

تهیه و تنظیم: مصطفی امینی

۱) DBMS ها با کاربردهای متفاوتی در بازار وجود دارند از جمله DB۲ محصول شرکت IBM ؛ Oracle و MS-SQL Server .