برای تعریف مدیریت دانش باید چندین واژه تعریف شود. ابتدا از داده ها صحبت می کنیم. داده ها منبع حیاتی به شمار می روند که با بهره برداری صحیح از آنها می توان داده ها را به اطلاعات بامعنی تبدیل نمود.

بدین ترتیب اطلاعات می توانند به دانش و در نتیجه حکمت تبدیل شوند.

به عبارتی م توان از واژگان فوق نتیجه گرفت که :

مجموعه ای از داده ها، اطلاعات را تشکیل نمی دهد.

مجموعه ای از دانش، حمکت را تشکیل نمی دهد.

مجموعه ای از حمکت، حقیقت را شکل نمی دهد.

در واقع، اطلاعات، دانش و حکمت، بیش از مجموعه های فوق هستند و به نوعی کل آنها از هم اجزایی اجزا تشکیل می شوند، نه جمع جبری اجزا.

ابتدا از داده ها آغاز می کنیم، داده ها نقاط بی معنی در فضا و زمان هستند که هیچگونه اشاره ای به فضا و زمان ندارند. داده ها شبیه رویداد حرف یا کلمه ای خارج از زمینه می باشند. در اینجا به "خارج از زمینه" اشاره نمودیم. خارج از زمینه بدین معنا است که داده ها هیچگونه رابطه ای با هیچ چیزی ندارند.

مجموعه ای از داده ها، اطلاعات را نمی سازد. زیرا در این مجموعه داده ها با یکدیگر هیچگونه رابطه ای با هم ندارند. برای اینکه بتوان از مجموعه داده ها، اطلاعات را نتیجه گرفت باید رابطه بین داده های مختلف رادرک کرد. در واقع اطلاعات از درک ارتباط بین قطعات مختلف داده ها حاصل می شود. در حالیکه اطلاعات برگرفته از درک ارتباط بین داده های مختلف است اما نمی تواند داده ها را توصیف کند تا نحوه تغییر داده ها را با مرور زمان تشخیص دهد. اطلاعات ماهیت ایستا و خطی دارد.

در اینجا از واژه دیگری به نام رابطه صحبت کردیم. الگو فراتر از رابطه است. الگو رابطه روابط است. اگر در برگیرنده سازگاری و جامعیت روابط می باشد و بر قابلیت تکرار و پیش بینی اشاره دارد. اینک، الگو می تواند به طور بالقوه دانش را نشان دهد. دانش زمانی شکل می گیرد که فرد بتواند الگوها و معنای شان را درک نماید. الگو به زمینه اطلاعات وابسته نیست. بلکه خود زمینه سازی می کند (self contextualize) الگویر که نمایانگر دانش است، سطح بالایی از اطمینان و پیش بینی را فراهم می آورد و به ندت ماهیت ایستایی دارد.

حکمت زمانی شکل می گیرد که فرد با اصولی که الگوها را می سازند، آشنا باشد. این اصول سراسری و کاملا مستقل از زمینه هستند.

پس به طور خلاصه می توان گفت:

اطلاعات به توصیف، تعریف یا دیدگاه (چه، چه کسی، چه هنگام، کجا) وابسته است.

دانش در برگیرنده استراتژی، عمل، متد یا شیوه (چگونگی) است.

حکمت، بینش، اصول ، اخلاق (چرایی) را شامل می شود.

توجه نمایید که داده ها اطلاعات دانش حکمت، زنجیره ای را تشکیل می دهند . گرچه داده ها موجودیت گسسته هستند اما روند اطلاعات به دانش و حکمت به طور گسسته روی نمی دهند.

ما می توانیم با متصل نمودن اطلاعات جدید به الگوهایی که قبلا درک نمودیم. الگوها را توسعه دهیم. اینک باید مدیریت دانش را تعریف نماییم. مدیریت دانش مجموعه فرایندهایی است که خلق، نشر و کاربری دانش راکنترل می کنند. همانگونه که از تعریف مشخص است، مدیریت دانش مباحث گسترده ای را در بر می گیرد. پس چه نقشی در عصر اطلاعات دارد؟

امروزه سازمان ها و شرکت ها با چهار مفهوم زیر سروکار دارند:

ماموریت: آنچه که سعی دارند انجام دهند

رقابت: نحوه رسیدن به بخش های رقابتی

کارآیی: نحوه تحویل نتایج

تغییر: نحوه مقابله با تغییرات

مدیریت دانش می تواند توانایی سازمان ها و شرکت ها را در انجام چهار مفهوم فوق بهبود بخشد. به عبارتی می توان گفت مدیریت دانش رویکرد سیستماتیک خلق، دریافت، سازماندهی، دستیابی و استفاده از دانش و آموخته ها در سازمان ها است. مدیریت دانش در سازمان ها و شرکت ها به بهبود تصمیم گیری، انعطاف پذیری بیشتر، افزایش سود، کاهش بارکاری، افزایش بهره وری، ایجاد فرصت های جدید کسب و کار، کاهش هزینه، سهم بازار بیشتر و بهبود انگیزه کارکنان کمک می کند. مدیریت دانش را می توان برای فعالیت های مختلف مانند: عادی، منطقی، پیچیده، غیرمنتظره به کار گرفت.

نکات مهم در موفقیت بهره گیری از مدیریت دانش

به منظور موفقیت فرایند مدیریت دانش توجه به موارد زیر ضروری است:

۱) قابلیت اتصال: تکنولوژی به تنهایی برای موفقیت رویکرد مدیریت دانش کافی نیست. اما می تواند زیر ساخت مناسبی برای به اشتراک گذاشتن دانش و فعال ساز مهمی باشد. دسترسی همه بخش های سازمان به معمار مدیریت دانش، برنامه های مبتنی بر وب، دیوایس های سیار، ابزارهای داده کاری (data mining) ، پیشتازهای پشتیبان زیر ساخت مدیریت دانش هستند. تکنولوژی رفتارهای جدید دانش را فعال می سازد.

۲) محتوا: در ابتدا، سازمان باید ممیزی دانش را انجام دهد تا نقاط درونی و بیرونی تاثیرگذار بر دانش را شناسایی کند. نیروهای درونی و بیرونی تاثیر گذار بر دانش اشکال مختلفی دارند مانند: دانش مشتری یا ظهور رسانه های جدید.

۳) اجتماع: مدیریت دانش موفق به اجتماع عملکردها یا گروهی از افرادی که در درون سازمان همکاری دارند، وابسته است. این افراد در مراحل مختلف نظیر آماده سازی، راه اندازی، انجام عملیات و کسب نتیجه نهایی با یکدیگر تعامل دارند.

۴) فرهنگ: پشتیبانی و حمایت مدیریت ارشد، همسویی عقاید، اعتماد، انگیز ش اجزا اصلی فرهنگ مدیریت دانش به شمار می روند و توجه مستمر به این اجزا ضروری است. به عبارتی شما باید به اطلاعاتی که از همکاران دریافت می کنید، اعتماد داشته باشید و اطلاعاتی که همکار دیگر از شما دریافت می کند با توجه به اعتمادی که به کار شما دارد، ارزشمند خواهد بود و اگر این روند استمرار یابد موفقیت مدیریت دانش را سبب می شود.

۵) تعاون: جریان های کاری در سازمان های دانش بسیار به هم وابسته هستند. این تعاون رمز موفقیت مدیریت دانش است، چرا که می تواند موانعی نظیر تفاوت فرهنگ ها را از میان بردارد و افراد سازمان را در جهت رسیدن به اهداف هدایت کند.

۶) سرمایه گذاری: سرمایه گذاری در مدیریت دانش به منظور تسریع بهره گیری از نوآوری ها و افزایش دانش افراد سازمان عامل مهمی به شمار می رود.

پس می توان گفت درک سیستماتیک و توجه به نکات فوق به سازمان ها کمک می کند تا ممیزی دانش را انجام دهند و استراتژی مدیریت دانش اثر بخش را با موفقیت پیاده سازی نمایند.