نیازسنجی آموزشی، فعالیتی حیاتی و مهم برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان است. آیا شما یک متخصص منابع انسانی هستید یا خیر؟ بسیار مهم است که شما در اجرای نیازسنجی آموزشی تبحر داشته باشید. این مقاله با دیدگاهی کلی به بررسی آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می پردازد و اینکه چگونه نیازسنجی در این فرایند به خوبی تناسب پیدا می کند. در ادامه نیز با دیدی عمیق به مفاهیم اصلی و گام هایی که درگیر با انجام نیازسنجی آموزشی است، می پردازد.

پ● یشینه

طراحی یک برنامه برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، شامل سلسله گام هایی است که می توان آنها را به پنج مرحله دسته بندی کرد:

۱) نیازسنجی،

۲) هدف های آموزشی،

۳) طراحی،

۴) اجرا،

۵) ارزشیابی.

به منظور کارایی و اثربخشی، همه برنامه های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند. قبل از اینکه آموزش واقعی اتفاق بیفتد مدیر آموزشی باید این موضوع را مشخص کند که چه کسی، چه چیزی، چه وقتی، چه جایی، چرا و چگونه آموزش دهد. به منظور انجام این امر مدیر آموزشی باید در حد توانش اطلاعات را تجزیه و تحلیل کند. درباره سازمان، اهداف و ماموریت های آن، مشاغل و وظایف مربوط به آنها که نیاز است یاد گرفته شود، افرادی که باید آموزش داده شوند، دیدگاه کلی درباره آموزش و بهسازی کارکنان، دیدی کلی بر آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان اولین گام در طراحی برنامه های آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان اجرایی نیازسنجی می باشد.

سنجش همراه با نیاز است که آن را می توان از طرق مختلفی شناسایی کرد اما به طور کلی نیاز به عنوان شکاف بین آنچه که در حال حاضر وجود دارد و آنچه که درآینده موردنیاز است، توصیف می شود. این شکاف ها می تواند شامل تفاوت هایی بین آنچه که سازمان انتظار دارد اتفاق بیفتد و آنچه که اتفاق می افتد،عملکرد شغلی فعلی و مطلوب، شایستگی ها و مهارت های موجود و مطلوب.نیازسنجی همچنین می تواند به کار برده شود برای کمک به بهبود شایستگی ها و عملکرد گروه های شغلی، موضوعات بهره وری و حل مسئله، نیاز به آمادگی و پاسخگویی به تغییرات آینده در سازمان یا وظایف شغلی.

نتایج نیازسنجی به مدیر آموزشی اجازه می دهد تا اهداف آموزشی را از طریق پاسخگویی به دو سوال خیلی اساسی شناسایی کند:

۱) چه کسی به آموزش نیاز دارد؟

۲) چه آموزشی موردنیاز است؟

گاهی اوقات آموزش راه حل نیست. بعضی از شکاف های عملکردی می تواند از طریق سایر راه حل های مدیریتی کاهش داده شود یا حذف شود. از قبیل: انتظارات ارتباطی، فراهم کردن محیط کاری حمایتی، دسته بندی و مرتب کردن نتایج، برداشتن موانع، چک کردن تناسب شغلی.بعضی مواقع نیاز سنجی انجام شده و اهداف آموزشی به طور واضح بیان شده اند. در این صورت مرحله طراحی برنامه آموزشی با توجه به گام های زیرشروع می شود:

انتخاب شخص درون یا برون سازمانی برای طراحی و توسعه آموزش، انتخاب و طراحی محتوای برنامه، انتخاب تکنیک هایی که برای سهولت یادگیری استفاده می شود (سخنرانی، ایفای نقش، شبیه سازی و غیره)، انتخاب موضوعاتی که برای اجرای آموزش به کار می رود (کتاب، ویدئو و غیره)، شناسایی و آموزش مربیان (در صورتی که درون سازمانی باشند.)

بعد از پایان مرحله طراحی، آموزش آماده اجراست: برنامه ریزی کلاس ها، تسهیلات و افراد شرکت کننده، برنامه زمان بندی شده مربیان برای تدریس، آماده سازی مواد آموزشی و ارائه آنها به موقعیت های زمان بندی شده و هدایت برنامه آموزشی. آخرین مرحله برنامه آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، ارزشیابی از برنامه آموزشی به منظور تعیین اینکه آیا به اهداف آموزشی رسیده ایم یا نه می باشد. فرایند ارزشیابی شامل تعیین عکس العمل شرکت کنندگان در برنامه آموزشی است و اینکه تا چه حدی شرکت کنندگان، مطالب آموزشی را فرا گرفته اند و آیا مطالب یاد گرفته شده را به محیط واقعی کار انتقال می دهند؟ اطلاعات جمع آوری شده از ارزشیابی برنامه های آموزشی در مراحل بعدی نیازسنجی آموزشی قابل استفاده است. نیازسنجی آموزشی، تعیین اهداف آموزشی، طراحی، اجرا و ارزشیابی، فرایندهای مستمر و بسیار مهم برای سازمان به شمار می روند.

نیازسنجی

نیازسنجی در سه سطح انجام می گیرد: تجزیه و تحلیل سازمان، تجزیه و تحلیل وظیفه و تجزیه و تحلیل فرد. تجزیه و تحلیل سازمان، اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل می کند و همچنین تعیین می کند که در کجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود. تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید: تاثیرات محیطی (قوانین جدید)، شرایط اقتصادی و تاثیر آن بر هزینه های عملیاتی، تغییر جغرافیایی نیروی کار و نیاز به شناخت موانع فرهنگی و زبانی، تغییر فناوری و اتوماسیون، افزایش مکانی در بازار جهانی، تشدیدها و تهییج های مکان کاری، اهداف سازمانی (تا چه اندازه سازمان در رسیدن به اهدافش اثربخش است) منابع در دسترس (پول، امکانات، مواد در دسترس و همچنین متخصصانی که در سازمان هستند)، جو سازمانی و حمایتی که از برنامه های آموزشی می شود (حمایت مدیریت سطح بالا، علاقه مندی به همکاری در کارکنان، مسئولیت در قبال نتایج.)

اطلاعات موردنیاز برای هدایت و اجرای یک تجزیه و تحلیل سازمانی می تواند از منابع مختلفی به دست آید که این منابع شامل: اهداف و ماموریت های سازمان، فلسفه وجود و برنامه ریزی استراتژیک، جایگزینی کارمندان، برنامه ریزی های موفقیت آمیز، برنامه های کوتاه مدت و بلندمدت برای نیازمندی های پرسنلی،

جایگزینی مهارت ها:

هم نیازهای فعلی و هم نیازهای کوتاه مدت و بلندمدت، شاخص های وضعیت سازمانی، رابطه مدیر، کارگر، نارضایتی ها، نرخ جایگزینی کارکنان، غیبت از کار، پیشنهادات، بهره وری، حوادث در کار، بیماری های کوتاه مدت، مشاهده رفتار کارکنان، بررسی نگرش ها، شکایات مشتریان،

تحلیل شاخص های کارایی:

هزینه کارگر، هزینه مواد، کیفیت محصولات ، بهینه سازی تجهیزات، نرخ تولید، هزینه های توزیع،اتلاف، وقت کشی، تاخیر در تحویل و تعمیرات، تغییرات در ابزار،تکنولوژی و اتوماسیون، گزارش سالانه،برنامه هایی برای سازماندهی مجدد یا تجدیدساختار شغل، استثنائات مالی، سیستم های پاداش، سیستم های برنامه ریزی، سیستم های کنترل و تفویض اختیار، نگرش های کارکنان و رضایت آنها.تجزیه و تحلیل وظیفه اطلاعاتی را در ارتباط با یک شغل یا گروهی از مشاغل و دانش، مهارت ها، نگرش ها و توانایی های موردنیاز برای دستیابی به عملکرد بهینه را ایجاب می کند. منابع زیادی برای جمع آوری اطلاعات به منظور تجزیه و تحلیل وظیفه وجود دارد.

شرح شغل

فعالیت هایی که انجام یک شغل و شرایطی که این فعالیت ها تحت آن انجام می شود را در بر می گیرد. اگر شرح شغل جدیدی وجود ندارد یا شرح شغل قدیمی می باشد بایستی فردی آماده شود تا تکنیک های تجزیه و تحلیل شغل را به کار ببرد.

تجزیه و تحلیل )KSA(

شغل شامل دانش، مهارت ها، نگرش ها و توانایی های موردنیاز خود می باشد.

استانداردهای عملکرد و استانداردهایی که به وسیله آن قضاوت می شود. این استانداردها به منظور شناسایی تفاوت های عملکردی موردنیاز است: مشاهده شغل، نمونه کار، انجام شغل، پرسشنامه مربوط به شغل، اهمیت زمانی که برای انجام شغل سپری می شود، بازنگری پیشینه درباره شغل از طریق شرکت های دیگر یا بازنگری ژورنال های تخصصی، پرسیدن سوالاتی در ارتباط با شغل از سرپرستان، از مدیران سطح عالی، تجزیه و تحلیل مسائل عملیاتی، تاخیر در تحویل، کنترل کیفیت.تجزیه و تحلیل فردی، تحلیل می کند که یک کارمند یا کارگر خاص چگونه کارش را انجام می دهد و تعیین می کند کدام کارمند یا کارگر خاص به آموزش نیاز دارد و چه نوع آموزشی.منابع اطلاعاتی موجود برای تجزیه و تحلیل فردی شامل: ارزشیابی بهبود عملکرد، مشکلات عملکردی، تاخیر، تصادفات، اتلاف، کنترل کیفیت، وقت کشی، تعمیر و استفاده بهینه از ابزارآلات، شکایت مشتریان، مشاهده رفتار، نمونه های کاری، مصاحبه از کارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه که نیاز دارند یاد بگیرند، پرسشنامه ها، اندازه گیری شغل در ارتباط با کیفیت دانش ها و مهارت ها، بررسی نگرش ها، رضایت، چک لیست ها یا نمودارهای پیشرفت آموزشی مربوط به مهارت های فعلی.

نتایج نیازسنجی

فرض کنید که نیازسنجی بیش از یک نیاز آموزشی را شناسایی می کند. آموزش مدیر، کار با مدیریت، اولویت بندی آموزش ها بر مبنای ضرورت نیاز، درجه نیاز (چه تعداد از کارکنان به آموزش نیاز دارند) و منابع موجود. بر مبنای این اطلاعات مدیر آموزش می تواند اهداف آموزشی سازنده ای را به منظور توسعه برنامه های بهبود و بهسازی عملکرد کارکنان و مدیران ایجاد کند. هر سه سطح نیازهای تحلیل شده ارتباطات درونی داشته و اطلاعات جمع آوری شده از هر سطح در اثربخشی نیازسنجی مهم و قابل تامل است.

خلاصه

هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی ملزومات عملکرد یا نیازهای یک سازمان به منظور کمک به جهت دهی منابع در بخش هایی که نیاز بیشتری وجود دارد، می باشد. یعنی نیازهایی مدنظر هستند که ارتباط نزدیکی با رضایت بخشی اهداف و فعالیت های سازمانی دارند و باعث بهبود بهره وری و تولید کالاها و خدمات با کیفیت می شوند. نیازسنجی اولین گام در اجرای برنامه های آموزشی، بهبود و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می باشد و از یافته های آن برای تعیین اهداف آموزشی،انتخاب و طراحی برنامه های آموزشی، اجرای برنامه ها و ارزشیابی از آنچه که آموزش به وجود آورده است استفاده می شود. این فرایند ها یک سیکل پیوسته ای را به وجود می آورند که همواره با نیازسنجی آموزشی آغاز می شود.

مسعود اردشی،کارشناس برنامه ریزی آموزشی