برای ایجاد و گسترش تفاهم و اعتماد سازی بین سازمان متبوعه و مخاطبان درون و برون آن فعالیت می کند. روابط عمومی آمیخته ای است از علم، فن و هنر و برای توفیق در آن می بایست از تلاش ها و اقدامات آگاهانه، برنامه ریزی شده و سنجیده همراه با توجه ویژه به امر تحقیق و پژوهش برای استقرار و کسب تفاهم متقابل غافل نبودبرای ایجاد و گسترش تفاهم و اعتماد سازی بین سازمان متبوعه و مخاطبان درون و برونآن فعالیت می کند. روابط عمومی آمیخته ای است از علم، فن و هنر و برای توفیق در آنمی بایست از تلاش ها و اقدامات آگاهانه، برنامه ریزی شده و سنجیده همراه با توجهویژه به امر تحقیق و پژوهش برای استقرار و کسب تفاهم متقابل غافل نبود. از این رولازم است هر روابط عمومی در حوزه فعالیت خود با تحلیل وضعیت موجود، نقاط قوت و ضعف،فرصت ها و محدودیت ها را بررسی و ترسیم کرده و برای رسیدن به اهداف برنامه ریزی شدهخود تلاش کند.

روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح ریزی شده که از طریقآن ، افراد و سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکاردارند به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر ،قلب تپنده ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای سازمانمدیریت آن را ایفا می کند. فعالیتی که روابط عمومی انجام می دهد در یک کلمه«ارتباط» از دیدگاه نظری «علم» از جنبه عملی و اجرایی خود «فن» و از جنبه خلاقانه وزیبایی شناختی «هنر» است و آیینه تمام نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقالاطلاعات است. روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار ، بانک اطلاعات ، مغز متفکر سازمانو پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات وعادات و سلایق متفاوت است و باید خصلتهایی چون قانون مداری ، نظم ، شجاعت ، ابرازعقیده ، تحمل شنیدن آرای مخالفان ، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقترشد و توسعه نماید.و روابط عمومی یک رفتار مدیریتی است برای کسب تفاهم با گروههایمخاطب برای ایجاد نگرش مشترک، اعتماد سازی وتحقق روابط حسنه که عالی ترین تجلیزندگی اجتماعی هم هست.

در روابط عمومی ما دست به یک کار ارتباطی می زنیم و سعیمی کنیم با استفاده از این ارتباط پیامی را منتقل کنیم، یا ایده ای را گسترش دهیم واین کار را با استفاده از فنون و تکنیک های روابط عمومی انجام می دهیم که از جملهاین تکنیک ها می توان به فعالیت های انتشاراتی و یا ارتباطات رسانه ای با جراید وصداو سیما، تولید خبر و اطلاع رسانی و یا انجام تبلیغات محیطی مثل استفاده از تابلوهای تبلیغاتی داخل شهر، نمایشگاه و غیره اشاره کرد.

مهمترین وظایف روابط عمومی

مهم ترین وظیفه و رسالت هر روابط عمومی آن است که با مدیریت نظام ارتباطیسازمان متبوعه اش، امر اطلاع رسانی و اطلاع یابی را تحقق بخشد به این معنا که بابرقراری ارتباط دو سویه و تعاملی هدفمند و مستمر، در حوزه فعالیت خویش، اقدام بهانجام تازه ترین پژوهش ها در خصوص مخاطب شناسی، نیازسنجی و نظرسنجی کرده و بابرنامه ریزی های سنجیده در جهت نفوذ و اقناع افکار عمومی و نهادینه کردن مشتریمداری در آن سازمان حرکت کند.

روابط عمومی می بایست با مشتری صادقانه تبادلاطلاعات کرده و به او بگوید توانایی سازمان متبوعه اش در این حد است و نه بیشتر ودر عین حال تمام توان خود را در جهت بهبود ارایه خدمات به کار گرفته است و اینموضوع را با توجه به گذشت زمان در آینده اثبات کند تا جریان اعتماد سازی اتفاقبیفتد.

روابط عمومی ها با افکار عمومی، یعنی نماینده بخش بزرگی از جامعه روبهرو هستند که باید تلاش کنند تا از طریق کاربرد روش های علمی و رعایت اصول اخلاقی درآن نفوذ کنند. پس لازم است گرایش ها، نگرش ها، فرهنگ، سطح تحصیلات، مشاغل، روحیات،هنجارها و ارزش های محلی و منطقه ای را بررسی و شناسایی کرده و برای چگونگی ارتباطو تعامل دوسویه برای رسیدن به نفع طرفین برنامه ریزی و اقدام کنند.

و مهمترینوظایف هر روابط عمومی عبارت است از جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط بهفعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه های سازمان به منظور تنظیم گزارش ، خبر وسیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهانعمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق :

شرکت در جلسات مهم هیأت امنا

شورای معاونان و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول سازمان

ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان

شرکت در گردهمایی ها

حضور درسفرهای داخلی و خارجی

دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه های واحدهایمختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع رسانی دارند.

جمع آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه اییارانه ای

ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه های گروهیداخلی و خارجی .

بررسی مطالب مطروح در رسانه های گروهی و مجامع عمومی درارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به منظور اطلاع رسانی ، انعکاس وپاسخگویی در صورت لزوم

برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر ونهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به کارگیری ابزار ارتباطی مناسب

حضور درمراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح ملی و ارتباط با نمایندگان مردم وسیاستگذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان

بررسی دیدگاهها و سنجش افکارعمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتیو ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوینطرحها و برنامه های اجرایی و ارتباطی مناسب

دریافت یا خرید کتب نشریات ،نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم افزارهای رایانه ای و دیگر اطلاعات، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ،سمعی و بصری و رایانه ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی باروشهای پیشرفته به منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان

پیگیریانجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به منظور انعکاس نتایج حاصل

فراهمآوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی، مصاحبه با رسانه های گروهی ، برپایی سخنرانیها ترتیب سفرها ، بازدیدها وملاقاتها

پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه های اجرایی سازمانبه منظور روشن شدن اذهان عمومی.

انعکاس فعالیتها ، برنامه ها و طرحهای سازمانبه مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق :

۱) سخنگویسازمان

۲) تهیه و تدوین اخبار بیانیه ها اطلاعیه ها آگهی ها و پیامهای سازمان

۳) ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه های گروهی

۴)انتشار نشریه ادواری داخلیو چهارچوب قوانین مصوب

۵)انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان

۶) تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگرفعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها وانعکاس و پخش آنها از طریق رسانه های گروهی .

۷) انتشار عملکرد سازمان وواحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب

۸) برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکتدر نمایشگاههای مرتبط

۹) طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان

ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ،واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق :

۱)برقراری جلسات داخلی و ایجادنظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان

۲) ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطیسازمان

۳) طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهایمختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود

۴) اجرایامور نگارشی و هنری در زمینه های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی

۵) اجرا و ارائه خدمات و برنامه های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون بههمکاران

۶) مطالعه ، بررسی ارزیابی برنامه ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی وفعالیتهای آن به منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی وارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیزتشکیل دوره هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینهروابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه ها.

۷) مشارکت و برنامه ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها وکمیته های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان

۸)عقدقرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می شوند.

۹) تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی

۱۰) اجرایسایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغمی گردد.