امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها، ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری اهمیت زیادی دارد و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها تجهیز این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات وابستگی بسیاری دارد.

یکی از مزایای استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها، بهره گیری کارکنان از فناوری «کار از راه دور» است که دارای مزایایی مانند: سرعت، صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه ها، استفاده از سیستم اداری بدون کاغذ و... است. خوشبختانه حسابداری از جمله مشاغلی است که حسابداران می توانند بدون صرف وقت برای رفت و آمد به محیط کار، در منزل، با در دست داشتن اطلاعات مالی سازمان مربوطه بدون نیاز به سرمایه گذاری عظیم برای خرید تجهیزات مورد نیاز در خانه، تنها با یک رایانه با قدرت ۵۰۰ مگا هرتز و حداقل ۱۲۸ مگابایت حافظه به انجام وظایف خود در محیط آرام تر بپردازند.

در این مقاله حسابداری و کار از راه دور به عنوان زیر مجموعه ای از حسابداری و فناوری اطلاعات بررسی می شود، برای نیل به این هدف، ابتدا به اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمانها می پردازیم و سپس به تفصیل، مطالبی در رابطه با سیر تکامل فناوری اطلاعات و ویژگی های موثر فناوری اطلاعات در کارآفرینی وسیستم کار از راه دور ارائه می شود.

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی:

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همانطور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش زیادی هستند در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای است. از طرفی، اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن، شاخصی اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوس بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. سیستم اطلاعات، عبارت سیستم کامل طراحی شده برای تولید، طراحی، جمعآوری، سازمان دهی ذخیره، بازیابی واشاعه اطلاعات در موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه است.

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته، پدیده انفجار اطلاعات را موجب شده اند و به طور حتم، تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت، امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان، دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران سیستم اطلاعاتی، اطلاعات را چون منبعی ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آن جا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت های سازمان محسوب می شوند لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند; هدف نهایی چنین سیستم هایی، کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکت های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه خود مجهزند. چالش حقیقی که شرکت ها با آن رو به رو هستند، صرفا به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی، استفاده اثر بخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی از آنجایی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردد.

فناوری اطلاعات:

فناوری اطلاعات عبارت از کاربرد دانش در کسب و کار و صنعت است. به عبارت دیگر، منظور از فناوری اطلاعات، وسایل میکانیکی یا الکتریکی است که در تولید محصولات و برای ساخت سیستم های کارآمدتر استفاده می شوند.

سیر تکامل فناوری اطلاعات شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است.

در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، کارکنان و تجارتی در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخص های این دوره، انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. در حقیقت، در این دوره سعی در جداسازی فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا شدند. تفکر این دوره چنین بود که محیط با شرایط بهتر برای انجام امور اداری فراهم گردد که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر:

حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود.

در دوره دوم:

یعنی دردوره فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک دارای سرعت و دقت، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به این بود که رایانه، کاربران را برای انجام امور روزمره خود به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم:

یعنی دوره فناوری ارتباطات، با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از سیستم ها در یکدیگر به وجود آمد. در حقیقت امروزه، سیستم های اداری و سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباطات و بهبود ارتباطات هستند. نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الا ن در آن به سر می بریم، این است که سازمان هاو شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی، نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان و به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی و هماهنگی و سازوکار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

نقش فناوری اطلاعات در کارآفرینی

فناوری اطلاعات با برخورداری از ویژگی ها و قابلیت های مختلف توانسته است موجب انعطاف پذیری شایان توجهی در زمینه کارآفرینی شود. همین ویژگی ها سبب افزایش کارایی این فناوری در امر کارآفرینی وایجاد اشتغال شده اند.برخی ازاین ویژگی ها عبارتند از:

۱) افزایش سرعت:

محاسبه و پردازش سریع اطلاعات و انتقال فوری آن، زمان انجام کار را کاهش و در نتیجه بهره وری را افزایش می دهد. فناوری اطلاعات امکان جستجو ودستیابی سریع به اطلاعات را نیز فراهم می کند.

۲) افزایش دقت:

در مشاغل مبتنی بر انسان، دقت انجام کار متغیر است، در حالی که فناوری اطلاعات، دقتی بالا وثابت را تامین و تضمین می کند. در انواع فعالیت های پردازشی و محاسباتی دقت رایانه به مراتب بیشتر از انسان است.

۳)کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات:

با توسعه فناوری اطلاعات و به کارگیری آن،دیگر لزومی به حمل و نگهداری حجم زیادی از کتاب های مرجع تخصصی وجود ندارد وبه راحتی می توان در هر دیسک فشرده، اطلاعات چندین کتاب را ذخیره یا آنکه منابع مورد نیاز را از طریق شبکه های رایانه ای دریافت کرد.

۴) رفع برخی از فسادهای اداری:

استفاده از فناوری اطلاعات، شفافیت در انجام کارها را افزایش می دهد وبسیاری از واسطه ها را حذف می کند.این دو مزیت کلیدی، منجر به رفع برخی از فسادهای اداری خصوصا در سطوح پایین می شوند.

۵) ایجاد امکان کار تمام وقت:

به کمک فناوری اطلاعات،بسیاری ازاستعلام ها و مراجعات افراد و غیره از طریق شبکه های رایانه ای به صورت خودکار انجام می گیرد. بنابراین می توان به صورت بیست وچهار ساعته از آن بهره گرفت.

۶) ایجاد امکان همکاری از راه دور:

مخابرات، تلفن، تله کنفرانس و سیستم های همکاری، تبادل الکتریکی داده ها، نمونه هایی از کاربردهای فناوری اطلاعات در این زمینه هستند.

۷) کاهش هزینه های سیستم یا سازمان: ب

ا توجه به موارد پیش گفته به خصوص افزایش سرعت که باعث انجام تعداد کار بیشتر می شود وانجام کار تمام وقت، بهره وری سیستم افزایش می یابد و در نتیجه، باعث کاهش مقدار زیادی از هزینه ها می گردد.

همانطور که بیان شد ایجاد همکاری ازراه دوریکی از ویژگی های فناوری اطلاعات است. با بهره گیری از مهارت های مخابراتی و ارتباطی کارا و مطلوب، کارکنان می توانند برنامه کاری خود را هم چنان که در اداره حضور دارند از محل دیگری دنبال کنند انگار که در محل کار خود حضور دارند، برخی متخصصان حرفه ای بر مشکلات و مخالفت های موجود برای استفاده فناوری اطلاعات در کارایی منابع انسانی فائق آمده اند و در راه متقاعد کردن مدیران اجرایی سازمان ها موفقیت های زیادی نیز کسب کرده اند. (نیکبخت،...) (com.finbarticles.www)

واقعیت این است با مقایسه حاصل ۱۰ ساعت کار در منزل با ۱۰ ساعت در محل اداره، به روشنی متوجه می شویم که نتیجه کار در خانه به مراتب کیفی تر و از نظر کمی هم، بیشتر بوده است.

کارهایی را که نیاز به نشستن در یک محل و تمرکز لازم دارد نظیر توسعه و بهبود روش های بودجه ای، تجزیه و تحلیل حقوق و دستمزد کارکنان، توسعه و بهبود رویه ها و سیاستگذاری را می توان در خانه انجام داد. باید پذیرفت که «کار از راه دور» همیشه برای انجام هر نوع کار وظیفه ای نمی تواند بازده مطلوب و احتمالا جنبه کاربردی مفید داشته باشد.

به هر حال، شایددر عمل اجرا شدنی نباشد که یک متخصص تمام ساعات اداری را در طول روز، ماه و هفته در خانه بنشیند و کارهای خود را انجام دهد زیرا همواره این نیاز وجود دارد که این متخصص مربوط برای تبادل نظر و نشست های مشورتی رو در روی سایر همکاران و مسوولان قرار گیرد و به طور حضوری برخی مسائل و امور را حل و فصل کند. اما به نظر متخصصان فناوری اطلاعات،حتی مدیران اجرایی و کسانی را که وظایف مهم و سنگین اداری بر دوش دارند می توانند با بهره گیری از فناوری اطلاعات در خانه خود بنشینند و کارهای خود را به نحو مطلوب دهند و سپس از طریق ابزارهای موجود در عرصه فناوری اطلاعات (رایانه و سایر ابزار و تجهیزات) نتایج فعالیت های خود را به سازمان خویش انتقال دهند.

اگر مدیر سازمانی، توانایی اداره پروژه، نیروی انسانی و برقراری رابطه بین دو را داشته باشد چه دلیلی وجود دارد که بخشی از نیروی انسانی نتوانند از محل سکونت خود و با استفاده از فناوری اطلاعات، وظایف خود را به نحو مطلوب انجام دهند.

سوال این نیست که آیا این شغل خاص از جمله مشاغلی است که کارمند می تواند وظایف خودرا در خانه انجام دهد. خیر، به جای این سوال باید پرسیده شود که آیا برای این شغل خاص کارمند یا متخصص مربوط می تواند تعدادی از روزهای کاری هفته را به جای حضور در محل اداره، در خانه، بماند و کارهای خود را به نحو مطلوب یا حتی بهتر در منزل انجام دهد. به دلیل اینکه برخی متقاضیان شغل، مشخصات علمی و تجربی خود را از طریق پست الکترونیکی برای استخدام به شرکت می فرستند. احتمالا وقتی از آنها خواسته شود که بخشی از وظایف را از محل سکونت انجام دهند، شاید احساس راحتی بیشتری بکنند. اگر چه این امکان وجود دارد که منابع نیروی انسانی بتوانند از راه دور به کار اشتغال ورزند اما روشن است که برای همه مشاغل نمی توان چنین راهکاری را پیشنهاد کرد.

برخی مشاغل به گونه ای هستند که کارمند یا متخصص مربوط و مراجعه کننده باید به بحث و تبادل نظر گذاشته شود و به مراجعه کننده نمی توان گفت که فرد مورد نظر در خانه است و شما با شخص دیگری در سازمان مسائل خود را در میان بگذارید. برای نمونه، کارکنان شاغل در بخش «روابط کارکنان» سازمان ضرورت دارد که در اوقات اداری در محل کار خود حضور داشته باشند زیرا کارکنان سازمان معمولا برای حل مشکل و دریافت پاسخ سوالات اداری خود به بخش «روابط کارکنان» مراجعه می کنند و به این مراجعه کنندگان نمی توان گفت که کارمندی که باید مشکل شما را حل کند و پاسخ دهد در خانه است و شما از طریق پست الکترونیکی یا صفحه ویدئویی با ایشان ارتباط برقرار کنید.

کاربرد کار از راه دور در سازمان ها

وقتی سازمانی در نظر دارد از کارکنان خود بخواهد در طی هفته و یا ماه، روزهایی در خانه بمانند و بخشی از وظایف اداری خود را در منزل انجام دهند باید در قدم اول همه کارکنان سازمان را آموزش دهد و پیاده کردن این هدف را با همه کارکنان در میان بگذارد.

واقعیت این است که رفت و آمد از محل سکونت تا اداره و برگشت در برخی مناطق پر ازدحام، معضلی اساسی برای کارکنان شده است. برخی کارکنان باید مسافتی را که در ساعت میانی روز فقط با صرف ۳۰ دقیقه می پیمایند در ساعت پر رفت و آمدصبح و هم چنین پایان وقت اداری در عصر سه ساعته طی کنند و این معضل برای این دسته از کارکنان به صورت کابوسی در آمده است زیرا هر شب در این فکرند که فردا باید ۱/۵ ساعت برای حضور در اداره و ۱/۵ ساعت برای برگشت به خانه رانندگی کنند. این کارکنان به لحاظ نرخ های سرسام آور کرایه در سطح شهر و مجاورت ادارات خود مجبورند در حومه شهر زندگی کنند تا اجاره کمتری بپردازند. آنان می توانستند به جای آنکه ۳ ساعت از اوقات خود را در راه منزل به اداره و اداره به منزل صرف کنند این ساعات را برای امور شخصی و تفریحی خود اختصاص دهند.

ظهور فناوری اطلاعات و کاربرد آن مشکل تعداد زیادی از کارکنان را که مایل به کار برد روش «کار از راه دور» هستند تا حدود زیادی حل کرده است. آنان می توانند چنانچه نوع کار ایجاب کند و اجازه دهد در خانه بمانند و وظایف خود را در منزل و با استفاده از وسایل و تجهیزات مختلف رایانه ای و ارتباطی انجام دهند. اما برخی از کارکنان با این کار رضایت درونی و مورد انتظار خود را به دست نمی آورند. وقتی کارمند در خارج از محیط اداری است، از نظر مدیران سازمان دور می ماند و چون در محیط روزانه کار نیست در جریان تغییرات سازمان قرار نمی گیرد و همه این عوامل باعث می شود که این دسته از کارکنان در مسیر پیشرفت قرار نگیرد. بنابراین کارکنانی که بنا بر شرایطی مایلند به صورت «کار از راه دور» به کار اشتغال ورزند باید نوعا سازمان هایی را برگزینند که فرهنگ این نوع اشتغال را چه در سطح مدیران اجرایی و چه در بدنه سازمان به نحوی درک کرده و آن را پذیرا باشند. از طرف دیگر اولین گام این کارکنان برای ارزیابی اهداف خود، این است که دلایل انتخاب این گزینه (یعنی کارکردن از راه دور) را برای خود حلاجی کرده و تنها به یک دلیل بسنده نکنند زیرا وجود دلیل خاص، گاهی نمی تواند موجبات موفقیت یا شکست در تصمیم را فراهم آورد.

نتیجه گیری

ایجاد سیستم های اطلاعاتی کارا و اثر بخش با استفاده از ره آوردهای فناوری نوین اطلاعات و ارتباطات چه در سطح سازمان و چه در جهت برقراری ارتباطات سریع و موثر با دستگاه های تحت پوشش، مراکز علمی پژوهشی کشور، جامعه و نهادهای مدنی و تمام ذی نفعان، موضوعی بسیار مهم و جدی است که غفلت از آن در سازمان نه تنها گردش امور جاری را کندو مختل می کند بلکه سازمان را از دست زدن به اهداف و ماموریت های خود نیز باز می دارد. بنابراین وجود روش های مناسب برای انجام اموری که در پیوند با استقرار سیستم های اطلاعاتی و دارای اثر متقابل با آن است، اهمیتی جدی برای سازمان دارد، البته باید توجه داشت فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری مکمل است که در عین حال، کاربرد آن موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد سیستم اداری بدون کاغذ و... می شود، از ابعاد دیگری هم موجب در هم و بر هم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگر رایانه یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزئی و پخش وسیع پیام ها در مورد پست الکترونیک می شود.

امروزه فناوری اطلاعات با ابزارهای مختلف از جمله رایانه، شبکه اینترنت و پست الکترونیک و دور نگار و غیره این دستاورد را برای کارکنانی فراهم کرده است که می توانند در بخش هایی از مشاغل مهندسی، طراحی، مالی و ... بدون اینکه در اداره حضور عینی داشته باشد، همان وظایف را در خانه، خود انجام دهند و نتایج کارهای خودرا از طریق سیستم های موجود به مراکز رایانه ای مورد نظر منتقل کنند. بنابر این گروه حسابداران و حسابرسان هم مشمول چنین امکاناتی می باشند.

امید است بتوانیم با توجه به شتاب سریع تحولات فناوری اطلاعات و ارتباطات از یک سو و آهنگ سریع تحولات محیطی از سوی دیگر، تاخیر بیش از حد در این زمینه را به صلاح سازمان و سیستم ها، بازسازی کنیم و فراموش نکنیم; «بهره گیری بهینه از نیروی انسانی و ارتقای کارایی می تواند نقش تعیین کننده ای در تحقق هدف های سازمان داشته باشد.»

نویسنده : بهاره جوادی مفرد