اداره سازمان های بزرگ و مدرن امروزی با تنوع فعالیت ها و مسائل و مشکلات گوناگونی که با آن مواجه می باشند، بدون تفویض قسمتی از اختیارات مدیریت به مدیران سطوح پایین تر و همچنین ایجاد عدم تمرکز در انجام فعالیت ها، امری غیرممکن به نظر می رسد. در چنین شرایطی مدیران سطوح فوقانی برای اینکه فرصت کافی برای انجام وظایف اساسی مدیریت داشته باشند ناگزیرند قسمتی از اختیارات خود را به مدیران زیرنظر خود تفویض کنند و در جهت عدم تمرکز امور مختلف سازمان گام بردارند.

هر سازمان یا اداره ای با توجه به امکانات و منابع مالی برای اینکه به یک موجود زنده و پویا تبدیل شود باید در سطوح مختلف مدیریت آن دست به تفویض اختیار بزند که برای تحقق این امر مدیران می بایستی از حق دستور دادن استفاده نمایند تا کارکنان، وظایف محول شده را انجام دهند.

در سازمان های دولتی اختیار از قانون اساسی، قوانین مصوب مجلس، اساسنامه ها، مصوبات هیئت وزیران و امثال اینها منشا می گیرد. در شرکت های سهامی صاحبان اختیار، سهامداران هستند که اختیار خود را به هیئت مدیره منتخب واگذار می کنند. بنابراین می توان گفت که در سازمان های رسمی، اختیار از قانون ناشی می شود یعنی رئیس دستور می دهد زیرا قانون این حق را به او داده است. نکته مهم این است که در مورد تفویض اختیار، یک محدودیت مهم وجود دارد. مدیران ممکن است در برابر واگذاری وظایف، اختیار انجام آن را اعطا کنند اما خود مسئولیت قابل تفویض نیست. یعنی چنانچه مدیری قسمتی از اختیارات خود را به معاونش واگذار کند معاون در برابر مدیرش مسئول خواهد بود. در این صورت مدیر نمی تواند به اعتبار اختیارات تفویض شده در برابر مقام مسئول مافوق خودش از زیر بار مسئولیت شانه خالی کند.

هر سازمان برای رسیدن به اهداف مورد نظرش بایداز اختیاراتی که قانون به آن اعطا نموده است استفاده نماید یعنی چون اختیار به اعتبار مقام است و قانون حدود آن را مشخص می کند لذا هرکس به اندازه ای می تواند اعمال قدرت کند که اختیارات قانونی او اجازه می دهد. در عمل اختیار و قدرت به ندرت با هم برابری می کنند. برای اینکه دستوری مورد قبول زیردستان یک مجموعه سازمانی قرار گیرد باید شرایط ذیل در آن جمع باشد:

۱) بین رئیس ومرئوس باید مجاری ارتباطی روشنی وجود داشته باشد تا اگر ابهامی وجود داشته باشد، مرتفع شود .به عبارت دیگر دستور برای مجری باید قابل درک باشد.

۲) دستور رئیس باید از نظر مرئوس معتبر باشد و به عنوان وسیله ای در جهت رسیدن به هدف های سازمان تلقی شود.

۳) چنان چه دستوری بر خلاف قاعده، مغایر با اخلاقیات و منافی با مسائل عاطفی صادر شود، مرئوس از اجرای آن طفره خواهد رفت. مرخصی های بدون حقوق، تمارض، استعفا، ترک خدمت و امثال اینها در پاره ای موارد برای شانه خالی کردن از اجرای این قبیل دستورهاست.

۴) مجری دستور بایداز حیث قوای جسمی و فکری، توان اجرای دستور را داشته باشد.

در این صورت برای اینکه کارکنان، پذیرش یا عدم پذیرش دستور در اجرای دستور، خللی وارد نکند و به عبارت بهتر دستور به مرحله اجرایی شدن برسد باید مراحل زیر انجام پذیرد:

الف) دستورهایی که در سازمان ها صادر می شوند معمولا با شرایط فوق تطبیق کنند ب) رد یا قبول بعضی از دستورها برای زیردستان بی تفاوت است. ج) اراده جمعی کارمندان دستگاه ضامن جلوگیری از تمرد انفرادی کارکنان می شود یعنی هرگونه تخلف انفرادی مواجه با مخالفت گروهی می شود و یک نوع انضباط غیررسمی که ناشی از حفظ منافع کارکنان است در سازمان برقرار می شود.

به منظور تحقق اهداف سازمان، اختیارات مدیران سطح بالای سازمان باید به رده های پایین سازمانی به نحو ثمربخش با اصول زیر تفویض شود:

۱) تصریح وظایف

۲) تناسب اختیار و مسئولیت

۳) وحدت فرماندهی ۴

۴) به کارگیری ارتباطات صحیح

۵) رعایت اصل استثنا

در مرحله تفویض اختیار، چهار مرحله باید طی شود که می توان این مراحل را به صورت زیر دسته بندی نمود:

۱) تعیین نتایج مورد انتظار

۲) واگذاری وظایف به زیردستان

۳) تفویض اختیار لازم

۴) تثبیت مسئولیت

مزایا و محاسنی که می توانددر تفویض اختیار برشمرد به صورت زیر است:

۱) تسریع در تصمیم گیری

۲) تخصیص زمان بیشتر برای برنامه های استراتژیک و خط مشی ها

۳) تفویض اختیار به عنوان عامل انگیزش

۴) تفویض اختیار زمینه مساعدی برای آموزش و تقویت توانایی های مدیریت به وجود می آورد.

اگرچه تفویض اختیار مزایای متعددی دارد و برای انجام عملیات سازمانی ضروری است با این حال بعضی از مدیران تمایلی به تفویض اختیار نشان نمی دهند و بسیاری از کارکنان نیز از قبول اختیار و مسئولیت امتناع می کنند. عدم تمایل به تفویض اختیار و بی علاقگی نسبت به قبول آن به معتقدات و طرز تلقی کارکنان وابسته است که ماهیتا به شخصیت و رفتار آنان ارتباط دارد.

پاره ای از دلایل که موجب می شوند مدیران از تفویض اختیار خودداری کنند به صورت زیر است:

۱) مدیران ممکن است اعتقاد داشته باشند که خودشان در انجام وظایف زیردستان تواناترند:

توضیح ابعاد مختلف مسئولیت به زیردستان احتمالا نیازمند صرف وقت زیادی خواهد بود و ممکن است مدیران برای تشریح، سرپرستی و تصحیح اشتباهات شکیبایی لازم را نداشته باشند.

۲) نداشتن اعتماد و اطمینان به زیردستان:

از آنجایی که مدیر در نهایت، مسئول نتایج عملیات زیردستان است لذا ممکن است ترجیح دهد که خودش اختیارات به عهده گیرد.

۳) ناتوانی مدیران در راهنمایی مرئوسان:

مدیران ممکن است نتوانند افکار و اندیشه های خود را به گونه ای سازمان یافته بیان کنند، همچنین ممکن است برای توضیح و تشریح سیستماتیک فعالیت ها به زیردستان توانایی لازم و کافی را نداشته باشند.

۴) احساس عدم امنیت به مدیران:

بعضی از مدیران خصوصا وقتی که زیردستانشان توانایی و ظرفیت بیشتری از خودشان در انجام امور و حل مسائل داشته باشند در تفویض اختیار احساس عدم امنیت می کنند. در چنین موقعیتی مدیر بیم آن دارد که در مقام رقابت با زیردستان قدرت خودش را از دست بدهد.

۵) فقدان کنترل:

اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیردستانش خودداری می کند.

با اینکه تفویض اختیار می تواند یک عامل انگیزشی قوی برای بعضی از زیردستان باشدبرخی از کارکنان به دلایل ذیل از قبول آن طفره می روند:

۱) بسیاری از کارکنان به سبب ترس از اینکه ممکن است به واسطه اتخاذ تصمیمات غلط و نامعقول موردانتقاد و سرزنش قرار گیرند یا اخراج شوند از قبول اختیار خودداری می کنند. این امر خصوصا در موقعیت هایی که کارمند قبلا نیز مرتکب اشتباهاتی شده است بیشتر به چشم می خورد.

۲) وقتی که انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است وجود نداشته باشد در زیردستان تمایلی برای قبول اختیار وجود نخواهد داشت بدین معنی که در صورت نبودن پاداش کافی به صورت حقوق و مزایای مناسب یا فرصت های ترفیع، کارمند از پذیرش اختیار بیشتر امتناع می کند.

۳) کارمند ممکن است به توانایی خودش در انجام وظیفه اعتماد نداشته باشد و برای اینکه ناتوانی خود را پنهان کند از قبول اختیار خودداری ورزد.

چون تفویض اختیار مزایای متعددی برای سازمان در بر دارد لذا مدیران باید موانعی را که در این راه وجود دارد از میان بردارند. مدیر بایددارای خصوصیاتی باشد از قبیل تمایل به رعایت نظرهای دیگران، اعتماد به زیردستان، دادن آزادی عمل برای تصمیم گیری (و احیانا درس گرفتن از اشتباهات.) داشتن ویژگی های مزبور اگرچه برای تفویض اختیار لازم است ولی کافی نیست. برای اینکه موانع تفویض اختیار تا حدودی برطرف شود باید اقدامات زیر را معمول داشت:

۱) تفویض اختیار باید کامل و به وضوح مفهوم باشد:

زیردستان باید آنچه را که باید انجام شود دقیقا بدانند. بهتر است که تفویض اختیار، کتبی و همراه با دستورالعمل های لازم باشد به نحوی که کارمندان برای تصمیم گیری یا پی بردن به عقاید مدیر، کمتر به او مراجعه کنند.

۲) برای تفویض اختیار

کارکنان باید به طور مناسب انتخاب شوند و آموزش های لازم را ببینند. مدیریت باید قبل از تفویض اختیار، از توانایی ها و محدودیت های کارکنان مطلع باشد. علاوه بر این مدیریت باید نسبت به آموزش کارکنان به منظور بهبود عملکرد آنان اقدام کند. این ارتباط نزدیک موجب می شود که مرئوسان نسبت به خودشان اعتماد بیشتری پیدا کنند.

۳) انگیزش زیردستان:

مدیریت بایداز نیازها و هدفهای مرئوسان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود، ممکن است موجب انگیزش نشود لذا به همراه آن باید مشوق های کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، یا پاداش های مالی به وجود آورد.

۴) اغماض در مورد اشتباهات زیردستان:

مرئوسان مانند مدیران مجرب نیستند و نمی توانند هدفهای سازمان را به خوبی درک کنند، لذا در جریان کار مرتکب اشتباهاتی می شوند. مدیران نباید به سبب اشتباهات، تنبیهات و جرایم سخت و جدی اعمال دارند (مگر آنکه اشتباهات به طور مکرر اتفاق افتد) بلکه باید نسبت به تشویق زیردستان برای پند گرفتن از اشتباهات همت گمارند. زیردستان باید مجاز باشند که راه حل های خود را به کار برند و آزادی کافی برای استفاده از اختیارات تفویض شده داشته باشند.

۵) استقرار کنترل کافی:

اگر کنترل های کافی در سیستم وجود داشته باشد (مانند گزارش های هفتگی) مدیران مجبور نخواهند بود که به طور مداوم وقت خود را در نظارت برعملکرد کارکنان و درجه پیشرفت آنان در کار مصروف دارند، این امر موجب می شود که مدیران برای مسائل مهم تر وقت بیشتری تخصیص دهند و کارکنان نیز از حداکثر توانایی های خود در حل و فصل مسائل بهره گیرند.

امیرعباس میرزاخانی