هوشین کانری، عبارت است از فرایند گام به گام برنامه ریزی، اجرا و بازبینی تغییرات موردنظر مدیریت. هوشین کانری، روشی سیستماتیک برای مدیریت تغییر در فرایندهای اصلی سازمان به شمار می رود.

واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده و مفهوم هوشین معادل سیاست است. فلسفه هوشین، هدایت تمامی واحدهای شرکت به سوی ایجاد دورنما، ماموریت، استراتژی ، هدف گذاری، برنامه ریزی، اجرا، کنترل ، ارزیابی و بهبود است. به بیان دیگر، فلسفه هوشین هم عقیده و یکسو شدن دیدگاه هاست. حاصل دستیابی به این هدف، ایجاد نظم و سازگاری در کل سیستم است و بر سازگاری و توافق بین اهداف و اجرا تاکید می کند. همچنین هم سویی و هماهنگی که هدف بدیهی هر سازمان است، توسط مدیریت هوشین تحقق می یابد.

سیستم هوشین دارای دو وجه کاملاً حساب شده و هماهنگ است:

۱) هدف گذاری

به مسائلی نظیر بهبود کیفیت، کاهش هزینه، افزایش تولید، افزایش بهره وری، تحویل به موقع، بهبود محیط و انرژی، ارتقای روحیه کارکنان و سطح علمی آنان از طریق آموزش می پردازد.

۲) برنامه ریزی

به تحقق اهداف فوق از طریق مکانیزم چرخه PDCA می پردازد.

هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام به گام موساشی است که ضرب المثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.

به منظور درک صحیح واژه ژاپنی هوشین کانری، آن را به طریق مختلف به انگلیسی ترجمه کرده اند. بیشترین ترجمه های انجام شده عبارتند از: مدیریت از طریق سیاست/ خط مشی، برنامه ریزی هوشین و توسعه خط مشی، متاسفانه هیچ یک از ترجمه های ارائه شده، دقیقاً معادل واژه ژاپنی و نیز متدلوژی آن نیست. هدف از هوشین کانری (یا توسعه خط مشی) فراهم آوردن امکان رهیدن از وضعیت سهمیه (Quoto) و ایجاد بهبودهای اساسی در عملکرد از طریق تحلیل مشکلات موجود و نیز توجه به شرایط محیطی است.

هوشین کانری (توسعه خط مشی)، اهداف مدیریت عالی شرکت را در سطوح پایین تر سازمان جاری می کند. در هر سطح، خط مشی سطح بالاتر به خط مشی، اهداف و فعالیت های سطح پایین تر ترجمه می شود.

با کمک هوشین کانری، اهداف بلندمدت مدیریت می تواند به مجموعه ای از فعالیت ها و خط مشی های قابل درک، واضح، سازگار و قابل دستیابی تبدیل شود که می توانند در تمام سطوح و وظایف سازمان به کار گرفته شوند. زمانی که این فعالیت ها و خط مشی ها به کار گرفته شوند، منجر به دسترسی به اهداف بلندمدت و بالطبع پیشرفت قابل ملاحظه و پیوسته خواهند شد.

در ابتدای فرایند توسعه خط مشی (هوشین کانری مترجم)، مدیریت ارشد دورنمای شرکت و نیز اهداف و خط مشی یک ساله را تنظیم می کند. در هر یک از سطوح پایین تر، مدیران و کارکنان با توجه به اهداف و خط مشی شرکت در تعیین استراتژی و برنامه های کاری خود مشارکت می کنند. آنها همچنین شاخص هایی را تعریف می کنند که بیانگر میزان دسترسی به اهداف ذکر شده باشد.

سپس آنها اهداف را به سطح پایین تر سازمان انتقال می دهند. بنابراین هر یک از سطوح پایینی مدیریت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمینان حاصل شود که استراتژی پیشنهادی با نیازمندی ها همخوانی دارد. بازنگری های مرتبی انجام می شود تا میزان پیشرفت و نیز مشکلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.

هوشین کانری، تضمین کننده این نکته است که هر شخصی در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نیز نحوه تبدیل آنها به نیازمندی های مشخص و نیز فعالیت ها آگاه است.

هوشین کانری، روشی است برای بهبود عملکرد سیستم های اداری. سیستم اداری، مجموعه ای از فرایندهای مرتبط با یکدیگر است که به منظور دستیابی به اهداف اصلی سیستم به کار می روند. برای هر سیستم اداری، شاخص های ارزیابی عملکرد و نیز سطح مطلوب دستیابی به اهداف تعریف می شود. هوشین کانری یک ساختار برنامه ریزی ارائه می کند تا بتوان تعدادی از فرایندهای اصلی و منتخب را به سطح عملکرد مطلوب رساند.

هوشین کانری در دو سطح عمل می کند:

۱) سطح برنامه ریزی استراتژیک

۲) مدیریت در سطح فعالیت های روزانه، جایی که بیشتر جنبه های روتین/جاری عملیات اداری، مشاهده می شوند.

هوشین کانری می تواند به عنوان عملکرد چرخه دمینگ (PDCA) در مدیریت تلقی شود. چرخه PDCA بیانگر روشی جامع برای بهبود مستمر در فعالیت ها و فرایندها می باشد.

در مرحله برنامه ریزی (Plan)، برنامه کاری برای مواجهه با مشکل ارائه شده و نقاط کنترلی و پارامترهای کنترلی مرتبط ایجاد می شوند. در نهایت، برنامه بازبینی و تایید می شود.

در مرحله اجرا (DO)، برنامه اجرا خواهد شد.

در مرحله بازبینی نتایج (Check)، اطلاعات مرتبط با نقاط کنترلی جمع آوری می شود و سپس نتایج عملکرد با نتایج مورد انتظار مقایسه می شود.

در مرحله اقدام (Act)، نتایج تحلیل شده و علل اختلاف بین عملکرد و برنامه، شناسایی شده و پس از بحث در مورد آنها، علل نهایی شده و اقدامات اصلاحی تعریف می شوند.

گفتنی است که چرخه PDCA، توالی منطقی در رفتار است. به نحوی که با اتمام یک چرخه PDCA با فعالیت اقدام (که در آن اقدامات اصلاحی تعریف می شوند)، مرحله برنامه ریزی (که در آن برنامه اجرایی برای اقدامات اصلاحی تهیه می شود) از چرخه بعدی PDCA شروع می شود.

مواردی که در استفاده از روش هوشین کانری (به منظور تغییر در سیستم سازمان) باید مدنظر قرار گیرند، به شرح زیر است:

اندازه گیری سیستم کاری (عملکرد سازمان مترجم) به عنوان یک مجموعه

تعیین اهداف اصلی سازمان

درک شرایط محیطی که سازمان در آن عمل می کند

تعیین فرایندهایی که تشکیل دهنده سیستم، فعالیت های آنها، اهداف و معیارهای اندازه گیری می باشند

تامین منابع برای انجام فعالیت ها و دستیابی به اهداف سازمان

هدف روش هوشین کانری، تضمین این نکته است که دیدگاه ها و دورنمای شرکت به محض اتمام مرحله برنامه ریزی به فراموشی سپرده نشوند. هدف این روش، زنده نگه داشتن مدارک برنامه ریزی است و نه بایگانی شدن آنها. هدف آن کاهش میزان فعالیت های اضطراری (quoto of fire fighting Prevent the daily) در هر روز، پیشگیری از جلسات استراتژیک برنامه ریزی نشده و نیز پیشگیری از تقدم یافتن تراکم فعالیت ها در هر سه ماه بر برنامه های استراتژیک واقعی می باشد. در روش هوشین کانری، فعالیت های کوتاه مدت توسط برنامه ها تعریف و مدیریت می شوند. به منظور اطمینان از این که فعالیت های روزانه در راستای اهداف و دورنمای شرکت می باشد، فرایند نظارت پیوسته ای وجود دارد.

برنامه ریزی و شکستن برنامه ها از ویژگی های اصلی هوشین کانری می باشد. هوشین کانری تامین کننده فرصت ها برای بهبود مستمر عملکرد از طریق شکستن دورنما، جهت، اهداف و برنامه های مدیریت عالی شرکت به تمام کارکنان است. بنابراین تمام افراد در سطوح مختلف می توانند به طور مستمر در زمینه برنامه ها کار کرده، عملکرد را ارزیابی کنند و سپس نتایج را به عنوان بخشی از فرایند بهبود مستمر، مطالعه و بررسی کنند.

هدف این است که در هر سازمانی که هوشین کانری مورد استفاده قرار می گیرد، تمام افراد از دورنمای شرکت آگاه باشند، واحدها بر علیه یکدیگر رقابت نکنند، پروژه ها با موفقیت به اتمام برسند و به سازمان به عنوان مجموعه ای از فرایندهای هماهنگ نگاه شود.

گام های برنامه ریزی هوشین

۱) هدف را انتخاب کنید.

وضعیت جاری سازمان را معلوم کنید.

معلوم کنید که سازمان می خواهد در آینده چه شود (Vision).

معلوم کنید که سازمان باید بر چه موضوعاتی تمرکز کند تا به اهداف و دورنمای خود دست یابد.

۲) به سازمان نظم دهید (سازمان دهی کنید).

اهداف سالانه و نیز معیارهای شفاف برای موفقیت (دستیابی به اهداف مترجم) را معلوم کنید.

ابزار مورد نیاز را تامین کنید (تعیین نحوه دستیابی به اهداف)

در تعیین اهداف و ابزار (برای رسیدن به اهداف مترجم) از نظرات کل سازمان استفاده کنید.

طرح ۳ تا ۵ ساله را نهایی کنید.

۳) طرح را اجرا کنید.

اجرا

نظارت بر پیشرفت

۴) نظارت کرده، بهبود دهید.

مشکلات را شناسایی کرده و هر چه سریع تر و در نزدیک ترین سطح به مشکل، آن را حل کنید.

آموزش را در سطح سازمان توسعه دهید

بر نتایج، طرح و فرایند برنامه ریزی نظارت داشته و آن را بهبود دهید.

میزان پیشرفت را شناسایی کرده و جشن بگیرید.

بهبود اساسی هوشین کانری

در ادامه، ۱۰ مرحله از فرایند ارتقای کیفیت اعمال خط مشی، به طور خلاصه بیان خواهد شد:

۱) تعیین شعار و پیام، خط مشی و طرح ارتقاء و بهبود موسسه

۲) ابداع راهبردهای بلندمدت و میان مدت مدیریتی

۳) جمع آوری و تحلیل اطلاعات

۴) طرح ریزی هدف ها و روش ها

۵) تعیین اقلام کنترلی و تهیه فهرست اقلام مورد کنترل

۶) تعیین خط مشی

۷) تعیین اقلام کنترلی

۸) اجرای طرح خط مشی

۹) مقابله و کنترل نتایج اجرا

۱۰) تهیه گزارش وضعیت موجود اجرای هوشین کانری

نویسنده : سید عبدالحمید عربی

منبع:

http://strategymehvar.blogfa.com/post-۸.aspx