کایزن ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

KAI + ZEN = KAIZEN

بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد :

۱) کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند .

۲) فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.

۳) آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) به فعالیت های سازمان افزوده شوند. این حرکت یا نهضت MU۳ اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

● مراحل اجرای کایزن عملی

۱) ناحیه نمونه را انتخاب کنید .

۲) گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنید .

۳) داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گرد آوری کنید .

۴) اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید .

۵) نظام آراستگی ( ۵ ت ) را آغاز کنید .

۶) مودا ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید .

۷) تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کار گروهی بیابید.

۸) راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب کنید .

۹) هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید .

۱۰) بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآورید .

۱۱) موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید .

۱۲) نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرند .

۱۳) به سراغ مشکل بعدی بروید .

● اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

۱) نگویید چرا این کار انجام نمی شود. فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید.

۲) در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.

۳) از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.

۴) اگر مرتکب اشتباه شدید ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.

۵) برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید.اگر۶۰%از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.

۶) برای پی بردن به ریشه مشکلات ۵ بار بپرسید چرا؟

۷) گمبا محل واقعی رویداد خطاست . سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.

۸) همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.

۹) برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جیی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.

۱۰) هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.

۱۱) حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.

۱۲) برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.

۱۳) هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.

۱۴) مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

۱۵) ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه ها پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.

۱۶) انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.

۱۷) تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.

۱۸) فراموش نکنید که ۵ ت ، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.

۱۹) بر اساس الگوهای کار گروهی ، مسائل محیط کارتان را حل کنید.

۲۰) حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.