از آن جا كه توضیح كامل درباره هر نوع سیستم حسابداری رایج در هتلها از جمله حسابداری دوبل ، با ماشین NCR ویا حسابداری باكامپیوتر احتیاج به زمان بیشتر و گنجایش وسیع تر دارد از شرح و بسط این روشها خودداری می نماییم، چرا كه هر یك از این سیستم ها به تنهایی احتیاج به یك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد.

با توجه به اهمیت حسابداری در هتل و تكیه بر این واقعیت كه یك مدیر متبحردر صورتی به موفقیت دست خواهد یافت كه با رموز حسابداری نیز آشنایی داشته باشد. بر آن هستیم كه مختصری درباره حسابداری و بیان سرفصلهای حسابهایی كه در سیستم گردش داخلی هتل مورد نیاز است بسنده كنیم. یاد آور می شویم كه در سر فصلهای زیر آنچه با حروف فارسی مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهایی كه باعدد معین گردیده بیان كننده ریز سر فصلهای دفتر های معین است.

الف) در آمد:

فروش اتاق؛

رستوران؛

تریا؛

ضیافتها – جشنها؛

لباسشویی؛

تلفن.

ب) بدهكاران موقت

مسافران؛

انواع تورها، آژانسهای مسافرتی؛

پ) انبار

ت)هزینه مصرف مواد غذایی

ث) خسارات

ج) كسر و اضافات صندوق

چ)در آمدهای متفرقه

كرایه سالنها؛

سایر درآمدها

ح) حقوق و سایر هزینه كارگران:

حقوق و دستمزد؛

حق مسكن؛

حق خواربار؛

حق اولاد؛

اضافه كاری؛

باز خرید ایام مرخصی؛

لباس؛

غذای روزانه؛

عیدی و پاداش؛

حق بیمه سهم كارفرما؛

سایر هزینه ها.

خ) هزینه های اداری:

اجاره؛

هزینه های سوخت (گازوایل ، گاز)؛

پست،تلفن، تلكس،فكس؛

آب،برق؛

ایاب و ذهاب و مسافرت؛

تعمیر و نگهداری ماشین آلات؛

تعمیر و نگهداری تأسیسات؛

تعمیر و نگهداری ساختمان؛

تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه؛

تعمیر و نگهداری تزئینات،تشریفات؛

مصارف و ملزومات اداری؛

مطبوعات و تبلیغات؛

كمكهای بلاعوض و امور خیریه؛

سایر هزینه ها.

د) هزینه های مالی:

سود تضمین شده؛

هزینه های حسابرسی؛

مشاوره حقوقی و …؛

خرید اوراق بها دار؛

حق الزحمه بازرسان؛

سایر هزینه ها.

ذ) دارایی های جاری:

موجودیهای نقدی ( بانك و صندوق)؛

پیش پرداختها و سپرده های كوتاه مدت؛

اسناد دریافتی؛

حساب جاری شركاء؛

بدهكاران؛

موجودی های جنسی؛

كالاهای در راه ( سفارشات)؛

سایر داراییها.

ر) دارایی های ثابت:

زمین؛

ساختمان؛

تأسیسات؛

ماشین آلات؛

وسائط نقلیه؛

اثاثیه؛

ابزار آلات؛

سایر داراییهای ثابت.

ز) سرمایه گذاریها:

مشاركت در سایر مؤسسات؛

وامهای پرداختی؛

سایر سرمایه گذاریها؛

ژ) بدهیهای جاری:

اسناد پرداختی؛

اضافه برداشتهای بانكی؛

حساب جاری شركاء؛

پیش دریافتها؛

بستانكاران متفرقه و ذخیره هزینه های تأخیری؛

وامهای كوتاه مدت.

س) بدهیهای دراز مدت:

اسناد پرداختی دراز مدت

وامهای دریافتی

ش) ارزش ویژه:

سرمایه؛

اندوخته قانونی؛

سود و زیان سالهای قبل؛

سود و زیان عملكرد.

مأمور كنترل

امور مالی و اداری و تجاری هر موسسه ای كه با عدد و رقم و خرید و فروش سروكار دارد، هرچند دارای نظام صحیح گردش كار هم باشد ، باز بی نیاز از كنترل و رسیدگی نمی تواند باشد.

از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمینان حاصل كرد كه مورد تأیید حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری كه به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد. به كنترل ارقام و آمار شدیداً نیازمند است.

حساب هیچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسیدگی دقیق و حصول اعتماد كامل از درستی آن.

خرید و تهیه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس ومیهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقیق به حال خود رها ساخت.

هر هتلی به تناسب ظرفیت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نیاز را خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می كند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام كلیه عملیات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعیت مالی هتل می باشد، چنانچه شیوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگیرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخیص دهد كه جریان كار بر مبنای صحیح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود.

اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بین باشد، مدیریت هتل از چه كسی و كدام قسمت باید بازخواست كنند ؟ یا اصولا به چه وسیله ای به كشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟

به طور كلی برای آن كه امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گیرد و كادر مدیریت هتل به درستی كار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و امید بخش مجسم كند ، باید سیستم كنترل مداوم را در سرلوحه برنامه كار هتل قرار دهد و متوجه باشد كه غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آورد كه جبرانش بسیار مشكل ، بلكه غیر ممكن خواهد بود .

موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسیدگی مامور كنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارك باید مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود كه آنچه بابت غذا و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قیمتهای واقعی تطبیق می كند یا خیر؟

مخارج مربوط به یك مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد كرده اند؟

آیا تعداد اتاقهای تخلیه شده هر روز كه رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه كه وسیله خانه داری اعلام شده و صندوق (كشیر مادر) در گزارش خود ثبت كرده و برگهای خروج كه نگهبانی از مسافران دریافت داشته و تعدادی كه در دفتر (چك اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خیر؟

شماره صورت حسابهایی كه باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی كم شده است ؟

كلیه اوراق بهادار كه در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت كنترل شود . مسؤول كنترل، موظف است در آغاز هر شیفت، حساب صندوقهای هتل را صفر كند. گزارش آخر شیفت را نیز بگیرد و با شیت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشین های حساب را مرتبا بررسی نماید.

كنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نیز از وظایف مسؤول كنترل می باشد . مثلاً اگر ۵۰ عدد نوشابه گرفته شده ، باید در بن ها منعكس باشد و اگر ۴۰ عدد آن به فروش رسیده ، ۱۰ عدد موجودی نشان دهد.

اگر كنترل به درستی انجام گرفته باشد، شیتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمینان در دفاتر حسابداری ثبت كرد.

با این ترتیب در دفاتر حسابداری نیز شبهه ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی كه ارقام صحیح به حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نیز ترتیب صحیح و منظمی خواهد داشت. والا اگر مدارك و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نیز غیر قابل اعتماد خواهد بود.

مأمور كنترل باید كاملا مجاز و مختار باشد تا به كلیه قسمتها سركشی كند. هر چند گاه یك بار به موجودی انبارها برسد و با كارتهای اجناس تطبیق كند. وزنهای تعیین شده غذا را با آنچه كه سرو می شود مقایسه نماید . به وضع حضور و غیاب پرسنل با توجه به كارت ساعت زنی مخصوص تعیین زمان ورود و خروج كاركنان رسیدگی نماید. به لیست حقوق پرسنل و مدت مرخصی ها و تعطیلات و آنچه كه باید از رقم حقوق كسر شود توجه كند.

نسخه دوم تمام بن ها را با نسخه اول ، چك كند و دقت نماید كه در صورت حسابها چگونه عمل شده است ، آیا از لحاظ تعداد و قیمت ، اختلافی وجود دارد یا خیر ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذكر لازم را بدهد كه نسبت به حل اختلاف و رفع نقایص هر كار، اقدام نمایند.

در اجرای سیستم كنترل نباید وقفه ای ایجاد شود، زیرا كار هتل از نظر مراجعه با خروج مسافر، لحظه ای است. ممكن است همزمان، عده ای در هتل اتاق بگیرند و عده دیگر اتاق هایی را تخلیه نمایند .حساب رستوران و تریا و لباسشویی و غیره به موقع و بطور دائم نیاز به كنترل و بررسی دارد.

با توجه به جهات یاد شده و جنبه های مختلف دیگر، وجود مسؤول كنترل در هر هتلی یك ضرورت است و به این ضرورت نباید با بی اعتنایی توجه كرد.

با درك اهمیت و اعتقاد به اجرای امر كنترل و رسیدگی به كلیه امور مالی هتل باید كسی را برای قبول مسؤولیت كنترل انتخاب كرد كه شایسته احراز این پست باشد. چنین مسؤولی چنانچه در تمام جزئیات كار هتل وارد و بصیر نباشد قادر نخواهد بود وظیفه خود را به خوبی انجام دهد.

درستی و امانت و بی غرضی وی از شرایط اولیه انتخاب است . مأمور كنترل باید در وظایف خود بسیار جدی و فعال باشد و درگزارش كارهای خلاف و اشتباهاتی كه مشاهده می كند اهمال ننماید و چشم پوشی نكند تا بی نظری و ارزش صداقتش در نزد مدیریت هتل محفوظ بماند. از جانب كادر مدیریت اختیارات لازم به او داده شود تا بتواند در هر زمان و هر قسمت كه مقتضی بداند، امور جاری را مورد بررسی قرار دهد و نتایج كار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصی به مدیر هتل گزارش دهد.

نایت ادیتور Night Auditor

نایت ادیتور برای كار شب در هتل استخدام شده است .كار او عبارت است از این كه رسیدگی كند تا گزارشهای قسمتهای مختلف هتل كه به حسابداری داده شده، دقیق و صحیح و بدون اشتباه باشد و اطمینان حاصل شود كه در هیچ كدام از گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه ای وجود ندارد.

نایت ادیتور در هتلهایی كه از سیستم ماشینهای NCR استفاده می شود Report ماشینهای حساب را می گیرد و با قید مسؤولیّت، حساب ماشینها را صفر می كند.

نایت ادیتور (نوار ژورنال) یعنی نوار اصلی ماشینهای حساب را كه تمام ارقام عملیات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر كردن حساب ماشین، برداشته و نوار نو داخل ماشین قرار می دهد.

نوارهایی را كه از ماشین خارج كرده است، دقیقاً كنترل می كند و كلیه سندها و فرمهای متصدی صندوق فرانت آفیس را در صورت صحت تأیید و تصدیق می نماید.

فولیوهای مسافرین را بررسی می كند تا از این كه هزینه های تلفن، لباسشویی، نوشابه، حساب رستوران و غیره جزء به جزء به فولیوهای میهمانان وارد شده است یا خیر اطمینان حاصل كند. شیت گزارش رسپشن مربوط به فروش اتاقها را گواهی نماید و نوار ماشینهای حساب را با گزارش دستی كنترل كند كه از موازنه و مطابقت آن مطمئن باشد.

متصدیان ماشینهای حساب صندوقهای رستوران، تریا و غیره نیز باید گزارشهای دستی ممر درآمد را با ارقام ماشینها كنترل و تطبیق نمایند تا اشتباهی باقی نماند.

اگر شماره ای از صورت حسابها مفقود شده باشد و در ردیف خود مشاهده نشود ، باید موضوع را تعقیب نمایند تا اختلاف پیدا شود و توازن صورت حسابها با ماشین حساب برقرار گردد.

نایت ادیتور باید به تمام پرداختهای صندوق فرانت آفیس رسیدگی كند و اسناد مربوط به آن را تأیید نماید و به تمام پیش دریافتهای (Retention) میهمانان رسیدگی نماید كه آیا در فولیوهای میهمانان ثبت شده است یا خیر؟

فولیوهای جدید را كه پس از پر شدن فولیوهای اولیه میهمانان باز می شود و دارای شماره ردیف است بررسی می نماید.

درهتلهای که ازکامپیوتراستفاده می کنند تمام عملیات توسط کامپیوتر بطور اتومات انجام میشود ولی لازم است توسط مدیریت سیستم کنترل های لازم کاربران بطور دقیق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود.