ابتکار, تقلید و کپی کاری

بکار بردن دقت در انجام کار و احساس مسئولیت در انجام وظایف محوله همراه با جاشنی خلاقیت, راز موفقیت و خشنودی در محیط کار است

در اوائل بهمن ماه، مدیر امور اداری شرکت که یک مهندس مکانیک بود! همۀ روسای ادارات بخش معاونت اداری شامل ؛ کارگزینی ، خدمات اداری ، خدمات و پشتیبانی ( خودروها و حمل و نقل )، امور قراردادها ، امور تدارکات داخلی و امور سفارشات خارجی را در جلسه ای فراخواند . روسای ادارات بخش معاون اداری از نظر تجربه و تحصیلات در سطوح متفاوتی قرار می گرفتند ، بعبارت دیگر از افراد کم تجربه تا کسانی که تجربیات کافی داشتند و از نظر تحصیلی ، از دیپلمه تا دکترای تحصیل کرده خارج از کشور در بین ما وجود داشت .

معاون اداری در جلسه اظهار داشت که به منظور برنامه ریزی کارها و فعالیت بخش معاونت اداری نیاز به اطلاعات و آمار داریم و اینگونه اطلاعات و آمار نیز در ادارات تحت سرپرستی شما موجود است و عملکرد سال جاری می تواند مبنای خوبی برای برنامه ریزی فعالیت های سال آینده و پیش بینی بودجه و سایر موارد مورد نیاز ، واقع شود.

بنابراین لازم است حداکثر تا پانزدهم اسفند سال جاری هر واحد ، یک گزارش عملکرد جامع از فعالیت های خود را به صورت مدون و دسته بندی شده ، ارائه دهند تا از مجموع این گزارش ها، بتوان گزارش عملکرد معاونت اداری را استخراج کرد و برای بخش معاونت اداری و در کل، در سطح شرکت برنامه ریزی و بودجه بندی نمود .

همکاران سئولاتی درباره کمیت و کیفیت ، حجم و نوع تدوین گزارش و سایرموارد مطرح کردند که معاونت هم پاسخ های لازم را بدانها داد و جلسه خاتمه یافت در حالی به نظر می رسید هنوز بعضی همکاران به صورت کامل توجیه نشده بودند .

در بخش ما که امور مناقصات و قراردادها بود معمولاً آمار و اطلاعاتی به صورت منظم تدوین نمی شد بنابراین بایستی از سوابق کارهای انجام یافته ، این اطلاعات و آمار استخراج می شد . در بخش ما همکار جوانی بنام آقای فاضلی حضور داشت که با وجودی که از خانواده نسبتاً کم توان مالی بود و پدر نداشت و در یک خانه کوچک ارثیه پدری با مادر و خواهرانش زندگی می کرد ولی از نظر کاری ، فردی بسیار منظم ،خوش سلیقه ، تمیزکار و علاوه بر آن خوش خط هم بود .

آقای فاضلی را صدا کردم و انجام امر تهیه و تنظیم گزارش عملکرد را به وی واگذار کردم و به وی گفتم که خودم هم در هر جایی که لازم باشد کمک خواهم کرد . به همکاران دیگر هم توصیه کردم که به آقای فاضلی کمک لازم را بنمایند . در مورد خطوط کلی تهیه گزارش و روش جمع آوری آمار و اطلاعات و دسته بندی آنها به وی توضیحاتی دادم .

در آن سالها هنوز کامپیوتر وارد نظام اداری شرکتهای دولتی و حتی خصوصی نشده بود و انجام کارهای تایپی با ماشین های تایپ بود و آنها هم در یک اتاق در خدمات اداری مستقر بود و واحدها باید کارهای خود را به واحد خدماتی می دادند و بدیهی است که امر مشکلاتی هم داشت و انجام صحیح و سریع نامه ها و گزارش ها بستگی زیادی به مهارت و تسلط ماشین نویس و تعداد آنها داشت . به همین علت در بعضی موارد ، تهیه و تنظیم و تایپ یک گزارش چند صفحه ، تا چند روز به درازا می کشید .

چون آقای فاضلی خط خوشی داشت وبرای سرعت دادن به کار خودمان به وی گفتم زحمت نوشتن متن را خودش بر عهده بگیرد تا معطل ماشین نویسی نشویم .

برای آنکه گزارش عملکرد از جامعیت لازم برخودار باشد و در ضمن گویای واقعی از انجام کارها و اقدامات انجام یافته باشد و همچنین شکل و ساختار گزارش اداری هم داشته باشد ،قرار شد گزارش ما شامل بخش های زیر باشد :

- مقدمه

- فهرست مطالب

- تعاریف

- گزارش مناقصات برگزارشده

- گزارش استعلامهای قیمت

- تعداد اسناد بازرگانی تنظیم وتدوین شده

- تعداد اوراق اسناد و مدارک تکثیر شده

- قراردادهای منعقد و مبادله شده

- مکاتبات و نامه های های دریافتی

- مکاتبات و نامه های ارسالی

- تعداد جلسات برگزار شده

- تعداد روز ماموریت های انجام شده

- سایر موارد

مقدمه ای یک صفحه ای مبنی بر اینکه به چه علت این گزارش تدوین شده است و ضرورت تهیه و تنظیم آن چیست ، تهیه و به آقای فاضلی دادم . همچنین کلمات و واژه هایی که مانند ؛ مناقصه ، استعلام قیمت ، اسناد مناقصه ، قرارداد ، مکاتبات و نظایر آن نیز که در این گزارش بکار میرفت را به صورت کوتاه توضیح دادم که به عنوان بخش تعاریف در گزارش گنجانده شود .

چند روز بعد آقای فاضلی به من مراجعه کرد و گفت : تعداد اسناد و مدارک تکثیر شده به چه نحو محاسبه کنیم ؟ به وی گفتم اسناد مناقصه و استعلامهای برگزار شده مشخص است ( چون اسناد مناقصه و استعلامهای قیمت براساس شماره سریال تهیه و منتشر می گردد ) و اسناد فنی و بازرگانی آن موجود است ، اسناد مناقصه یا استعلامها را برگ شمار کنید و در تعداد شرکتهای دعوت شده به مناقصه یا استعلام قیمت ، ضرب کنید تا تعداد اسناد و مدارک تکثیر شده هر مناقصه یا استعلام ، حاصل شود و جمع تعداد این صفحات ، می تواند بعنوان جمع تعداد صفحات اسناد تکثیر شده منظور گردد . اضافه کردم که برای یافتن آمار مکاتبات نیز می توانی از دفتر ارسال و مراسلات دبیرخانه استفاده کنید ، چون نامه هایی که بخش قراردادها تهیه می کند ، پیش شماره ( کد ) خاص دارد .

آقای فاضلی ضمن انجام امور جاری ، با دقت و حوصله امر تهیه گزارش عملکرد را نیز دنبال می کرد و هرچند گاهی برای تبادل نظر ، نزد من می آمد یا کار انجام شده را هماهنگ می کرد تا آنچه را که می نویسد یا طرح آن را می کشد ، نیاز به دوباره کاری نداشته باشد .

تقریبا" در اوائل اسفند آقای فاضلی مجموع کارهای انجام شده را نزد من آورد و با همدیگر ، یکبار دیگر کلیه موارد مرور و بازنگری کردیم و نظرات اصلاحی مطرح شد . آقای فاضلی اضافه کرد بعد از انجام این صلاحات ، نیاز به جلدبندی دارد که آن را هم خودم انجام میدهم .

بعد از سه روز آقای فاضلی مجدا" نزد من آمد با نسخه نهایی شده گزارش ، برای این گزارش از مواد و پوشه های موجود در شرکت جلد بسیار زیبا با یک عکس مرتبط با فعالیت شرکت ، بر روی جلد ، تهیه کرده که انصافا" نهایت خوش سلیقگی و ابتکار و خلاقیت را در جلد بندی بکار برده بود . از آقای فاضلی از صمیم قلب تشکر کردم و به وی گفتم حتما" این گزارش مورد توجه مدیران قرار خواهد گرفت زیرا هم محتوای خوب و کامل دارد و ظاهرش شکیل و چشمگیر است .

گزارش را نزد معاون اداری بردم و نزد وی هم تاکید کردم که زحمت اصلی این گزارش را آقای فاضلی کشیده است . معاون اداری بعد از نگاهی به گزارش ، ضمن تعریف از گزارش از همکاران واحد قراردادها برای دو موضوع ؛ تنظیم و ارائه به موقع و محتوای خوب آن تشکر کرد.

از روز پانزدهم اسفند به بعد چند تا از همکاران و روسای ادارات ، از من پرسیدند که مگر شما چه نوع گزارشی داده اید که معاون اداری می گوید باید گزارشی مانند امور قراردادها بدهید ، بعضی از آنها هم گفتند که گزارش ما را پس فرستاده است !!

در جواب آنها گفتم ما کار خاصی نکرده ایم ، فقط آمار و اطلاعات فعالیت های واحد را گردآوری نموده و به صورت یک گزارش مدون ارائه داده ایم . بهر حال در بعضی موارد چند راهنمایی درباره نحوه استخراج اطلاعات ، بدانها دادم .

حدود بیست اسفند بود که معاون اداری مرا به دفترش خواست ، وقتی به دفتر معاون اداری مراجعه کردم و دیدم دکتر موسی پور، مدیر سفارشات خارجی که تحصیل کرده خارج از کشور هم بود ، در اتاق حضور دارد ، معاون اداری رو به من کرد و گفت ؛ اگر فرصتی داری به آقای دکتر کمک کن که بتواند گزارش عملکرد واحدش را تهیه و ارائه کند .

دکتر موسی پور رو به من گفت : شما چه نوع گزارشی داده اید که آقای مهندس از گزارش شما این قدر تعریف می کند ؟

در جواب با لبخند و شوخی گفتم : گزارش عملکرد

« میدانم گزارش عملکرد داده اید ولی چه مطالبی در آن گنجانده اید ؟»

« مطلب خاصی نیست از مجموع کارهایی که ظرف سال انجام داده ایم آمار اطلاعات تهیه کرده و گزارش را تنظیم کردیم .»

« آمار و اطلاعات را از کجا جمع آوری کردید ؟ منابعش چه بود ؟»

« برای اینکه وقت معاون اداری را نگیریم بعداً من به اتاق شما خواهم آمد و حزئیات بیشتر را توضیح میدهم.»

دکتر موسی پور از اتاق خارج شد . رو به معاون اداری کردم وگفتم ؛ « ایشان که دکترا دارد باید بهتر از ما بداند که یک گزارش را چگونه تهیه و تدوین می کنند» .

معاون اداری در پاسخ گفت : براساس تجربه شخصی خودم متوجه شده ام که در انجام کارهای روزانه ، بعضی ها مانند آلمانی ها از خود ابتکار و ابداع نشان میدهند و اینگونه کار می کنند ، عده ای دیگر ، مانند ژاپنی ها از ابداعات دیگران تقلید می کنند ولی کارشان را با دقت انجام میدهند ، گروه سوم کسانی هستند نه توان ابداع و خلاقیت دارند و نه مانند ژاپنی ها قوۀ تقلید درست کارها را ،این عده فقط می توانند از کارهای دیگران یا آن دو گروه ، کپی کاری نمایند یا حتی قادر به کپی برداری درست هم نیستند .

از اینکه معاون اداری به صورت غیر مستقیم از واحد ما ، تعریف کرد خوشحال شدم .

حجت الله مهریاری