ابزاری برای کمک به دیگران

در واژه نامه وبستر کلمه Mentor با عنوان «مشاور یا راهنمایی قابل اعتماد» تعریف شده است و مهارت Mentoring به معنای توانایی ارائه مشاوره به افراد است در این نوشتار مشاوره به عنوان جایگزین کلمه Mentoring استفاده شده است

در واژه نامه وبستر کلمه Mentor با عنوان «مشاور یا راهنمایی قابل اعتماد» تعریف شده است و مهارت Mentoring به معنای توانایی ارائه مشاوره به افراد است. در این نوشتار مشاوره به عنوان جایگزین کلمه Mentoring استفاده شده است.

حتما برای شما هم پیش آمده که به دوستی که به دنبال شغل جدیدی است یا کودکی که برای اولین بار قدم به مدرسه می‌گذارد، توصیه و مشورت داده باشید، بسیاری از ما دانش و تجربه خود را به طور منظم برای کمک به دیگران در اختیار آنها قرار می‌دهیم. اما این نوع کمک و راهنمایی همیشه برای دوستان و خانواده ما مفید واقع نمی‌شود.

با مشاوره در محیط کار، شما می‌توانید به بهره‌وری بیشتر افراد، پیشرفت حرفه‌ای آنان و رسیدن سازمان به وضعیتی اثربخش کمک کنید. ایفای نقش یک مشاور می‌تواند، بسیار پرارزش باشد. در این نوشتار ابزار مشاوره و چگونگی ایجاد ارتباطی اثربخش برای مشاوره معرفی می‌شود.

مشاوره چه مزایایی دارد؟ مشاوره نوعی ارتباط بین فردی میان مشاور و مشاوره گیرنده است.شما به عنوان یک مشاور، مهارت‌ها، دانش و نگرش خود را برای توسعه فرد مشاوره گیرنده به اشتراک می‌گذارید. فرآیند مشاوره می‌تواند به فرد مشاوره گیرنده احساس حمایت و اعتماد به نفس منتقل کند. برای یک سازمان، مشاوره رویکرد اثربخش برای انتقال شایستگی‌ها از یک فرد به فرد دیگر است. این کار موجب توزیع مناسب مهارت‌های پایه سازمان می‌شود، به تیم‌سازی‌های قوی کمک می‌کند و می‌تواند بخشی از یک برنامه بزرگ جانشین پروری در سازمان باشد.

▪ معرفی ابزار

برای تبدیل شدن به یک مشاور خوب، شما نیاز به در اختیار داشتن مهارت‌هایی شبیه به مربیگری (این ابزار در همین ستون معرفی شده است) دارید با این تفاوت مهم که شما باید وضعیت مشابه فرد مشاوره گیرنده را قبلا تجربه کرده باشید. این تجربه می‌تواند فنی، مدیریتی یا یک تجربه ساده در زندگی باشد. برای اینکه مشاوری تاثیرگذار باشید، نیاز به این موارد دارید:

برای ارائه مشاوره مشتاق باشید: شما باید برای صرف زمان جهت کمک به دیگران اشتیاق داشته باشید و در طول فرآیند مشاوره مثبت باقی بمانید.

برای رشد و توسعه انگیزه داشته باشید: توسعه فردی شما هیچ‌گاه متوقف نخواهد شد. برای کمک به توسعه دیگران، باید برای رشد فردی خود نیز ارزش قائل باشید. بسیاری از مشاوران اظهار می‌کنند که مشاوره به توسعه فردی آنها کمک زیادی می‌کند.

اعتماد به نفس و روشی قابل اطمینان داشته باشید: منظور این نیست که اعتماد به نفس خارق‌العاده‌ای داشته باشید. شما تنها باید توانایی نقد و به چالش کشیدن افراد مشاوره گیرنده را داشته باشید و به آنها کمک کنید تا به مسائل از زاویه ای متفاوت نگاه کنند.

سوالات مناسب بپرسید: بهترین مشاوران کسانی هستند که با طرح سوالاتی فرد مشاوره گیرنده را به فکرکردن وادار می‌کنند. البته طرح سوالات مناسب کار آسانی نیست. یک راهنمای ساده برای این کار، یافتن سوالاتی است که با طرح آن، فرد مشاوره گیرنده پس از تفکر به نتیجه مورد دلخواه مشاور می‌رسد. معمولا مطرح کردن سوالات بازی که نتوان با بله یا خیر به آنها پاسخ داد از همین نوع سوالات هستند. روش دیگر طرح سوالاتی چند گزینه ای به فرد و خواستن دلیل از وی برای پاسخ به یک گزینه خاص است.

فعالانه گوش کنید: در طول فرآیند مشاوره مراقب آنچه که فرد مشاوره گیرنده می‌گوید، باشید. زبان بدن او را به دقت تحت نظر داشته باشید، تماس چشمی خود را با او حفظ کنید و بررسی کنید بحث بر روی چه موضوعات خاصی برای او کار دشواری است. اینکه بتوانید نشان دهید به طور کامل به حرف‌های فرد توجه دارید، خود مهارتی ارزشمند است. این موضوع نشان می‌دهد که شما برای صحبت‌های فرد مقابل خود ارزش قایل هستید و به طور مداوم صحبت او را قطع نمی کنید. البته این مهارت مستلزم صبر و توانایی به تاخیر انداختن قضاوت و اظهار نظر است.

بازخورد ارائه دهید: سعی کنید با دقت فراوان نسبت به آنچه از فرد مشاوره گیرنده شنیده‌اید، با اضافه کردن مطالبی که برای فرد ارزش افزوده ایجاد می‌کند، بازخورد ارائه دهید. به طور خاص بخشی از بازخورد، برداشت شما از رویکرد فکری فرد مشاوره گیرنده را در بر دارد. مشاوره(Mentoring)، فرآیند انتقال دانش، شایستگی و تجربه است و فرد مشاوره گیرنده از این راه می‌تواند اعتماد به نفس لازم را برای فعالیت‌های خود به دست آورد. به عنوان یک مشاور باید فرد را تشویق و پشتیبانی کنید؛ چرا که شما قبلا «مسیر موفقیت» را طی کرده‌‌اید. البته مشاوره، رویکردی کاملا توسعه‌ای است، نیازی نیست هرآنچه در مورد موضوع مشاوره می‌دانید به فرد منتقل کنید.

● نکات راهنما برای ایجاد یک ارتباط مشاوره بهتر

رای اینکه بتوانید مشاوره موفق تر و اثربخش تری با افراد داشته باشید، نکات راهنمای زیر را مد نظر قراردهید:

جلسات منظم مشاوره داشته باشید- فرآیند مشاوره مبتنی بر احترام و اعتماد متقابل است. سعی کنید برای آن جلسات منظمی تنظیم کنید، البته این مکالمات و ارتباطات در این جلسات می‌تواند غیر رسمی باشد، اما باید مراقب باشید در جلسات مشاوره به صورت حرفه‌ای رفتار کنید.

در صورت امکان، جلسات مشاوره را در محلی خارج از محیط کار برگزار کنید. اگر در فرآیند مشاوره رفتاری صادقانه و پذیرنده نداشته باشید، احتمالا جلسه مشاوره برای شما و فرد مشاوره گیرنده حاصلی جز اتلاف وقت نخواهد داشت.

جلسات مشاوره فرصتی برای تبادل نظر و هدایت فرد مشاوره گیرنده است و محلی برای گرفتن راه‌های سریع نیست. قواعد بازی را رعایت کنید: برای رسیدن به نتایج مطلوب، بهتر است قوانین و مقرراتی برای مشاوره وضع کنید.

سید محمد اعظمی‌نژاد

عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه-انجمن مدیریت منابع انسانی ایران

منبع: Mindtools