در این قسمت ابتدا مدیریت زمان را تعریف می کنیم، سپس اهمیت آن را توضیح می دهیم و گام هایی ساده ولی موثر را برای مدیریت زمان به شما معرفی می کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به این معناست که فعالیت ها، وظایف و تعهدات خود را تحت کنترل در آوریم و با توجه به اولویت ها راجع به اهمیت وظایفمان تصمیم گیری کنیم.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

وقتی احساس می کنیم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم ولی وقتمان محدود است، خواه ناخواه دچار استرس می شویم. همین طور اگر زمانی که داریم صرف کارهای کم اهمیت شود دلهره و استرس به سراغمان می آید. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا کنترل امور را به دست بگیرید و بدین ترتیب احساس آرامش بیشتری بکنید.

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

برای استفاده بهتر از زمان و جلوگیری از اتلاف آن، ، نکات زیر را مدنظر قرار دهید:

۱. کارهایتان را اولویت بندی کنید.

فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود تهیه کنید. سپس آنها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته بندی کنید.

کارهای اضطراری کارهایی هستند که باید هرچه سریع تر انجام شوند وگرنه مشکل ایجاد می کنند، مثلاً ممکن است ناچار باشیم همین امروز قبض برق را بپردازیم چون فردا برق خانه را قطع می کنند. بسیاری افراد آنقدر کارهای مهم را به تعویق می اندازند که این کارهای مهم تبدیل به کارهای اضطراری می شوند، و همین امر باعث به وجود آمدن استرس می شود.

کارهای مهم کارهایی هستند که برای شما اهمیت دارند، مانند بودن با خانواده، کمک به دوستان، یا ورزش. همین طور کارهایی که باید انجام شوند وگرنه ممکن است مشکلی به وجود بیاید، مثلاً شرکت در یک جلسه کاری.

کارهای کم اهمیت کارهایی هستند که برای شما مهم نیستند یا در صورت انجام نشدن مشکلی برایتان به وجود نمی آورند.

بعد از اینکه این فهرست را تهیه و کارهای خود را رتبه بندی کردید، به نحوه استفاده تان از زمان فکر کنید. اگر کارهای مهم را به موقع انجام دهید، تبدیل به کارهای اضطراری نخواهند شد. مثلاً اگر به محض دریافت قبض آن را بپردازید، بعدها برای پرداخت آن دچار کمبود وقت و استرس نخواهید شد.

سعی کنید زمان خود را بر فعالیت های مهم متمرکز کنید، از خود بپرسید آیا برای کارهایی که مهم یا ضروری نیستند وقت زیادی صرف می کنم؟ شاید بعضی کارهایی که انجام می دهید اصلاً لزومی نداشته باشند.

کار امروز را به فردا نیندازید.

هرچقدر کاری ناخوشایند و استرس زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است. برای رهایی از این عادت می توانید از نکات زیر استفاده کنید:

برنامه ریزی کنید. می توانید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یاداشت کنید. حتی دیدن یک کاغذ می تواند کارها را به شما یادآوری کند. حتی می توانید ساعت یا موبایل خود را به گونه ای تنظیم کنید که با صدای زنگ کارهایتان را به شما یادآوری کنند.

کارهای بزرگ تر را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید. اگر احساس می کنید نمی توانید بیش از۳ ساعت بر کاری تمرکز کنید، آن را به بازه های ۱ ساعته تقسیم کنید. اگر مدت زمانی که صرف یک کار ناخوشایند می کنید کم باشد، روبرو شدن با آن آسان تر خواهد بود.

برای خود ضرب الاجل های کوتاه مدت تعیین کنید. با این کار به داشتن ضرب الاجل و رعایت آن عادت می کنید. بدین ترتیب وقتی با ضرب الاجل های درازمدت روبروهستید، فشار کمتری را تحمل خواهید کرد.

کار امروز را به فردا نیندازید. اگر ایده آل گار باشید ممکن است حتی کار را شروع نکنید چون نگران هستید که به خوبی انجام نشود. همین که بیشترین تلاشتان را بکنید کافی است. به خودتان زمان کافی بدهید و هرچه در توانتان هست انجام دهید، این کار استرس شما را کم خواهد کرد.

ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه هایی که داشته اید عمل نکرده اید، اشکالی ندارد. خودتان را سرزنش نکنید. اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می کنند تا دوباره به مسیر اصلی خود بر گردید.

تعهدات خود را مدیریت کنید.

تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم هر دو تولید استرس می کنند. هم به تاخیر انداختن و هم عمل به تعهدات تا حدی دشوار است.

به تاخیر انداختن یک تعهد به معنی انصراف از آن نیست. بلکه به این معناست که ببینید چه چیز برایتان مهم است، محدودیت های خود را در نظر بگیرید، و چگونگی استفاده از زمانتان را تعیین کنید. با رعایت نکات زیر می توانید به راحتی تعهدات خود را مدیریت کنید:

خود را نسبت به چیزهایی که برایتان مهم نیستند متعهد نکنید.

بپذیرید که زندگی شما در حال حرکت به سمت جلو است. مجبور نیستید تا همین فردا یا حتی هفته آینده هر پروژه ای را به اتمام برسانید یا به همه هدف های زندگیتان برسید. اگر اهمیت یکی از اهدافتان از بقیه کمتر است، می توانید آن را عقب بیندازید و در مرحله دیگری از زندگیتان به آن بپردازید.

قبول یک تعهد به اندازه تاخیر آن دشوار است. معمولاً تعداد زیاد وظایف و تعهدات موجب استرس می شود، ولی گاهی هم نبود آنها است که ایجاد استرس می کند. اگر احساس می کنید به وظایف بیشتری احتیاج دارید، به نکات زیر توجه کنید:

تعهد جدیدی برای خودتان ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند شوید.

احساس مسئولیت کنید و تعهد خود را جدی بگیرید. از زیر کار شانه خالی نکنید.

از ایده ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید، و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.