هرگونه فعالیت روابط عمومی موفق، به میزان زیادی به "هماهنگی" با ادارات درون سازمانی و حتی برون سازمانی بستگی دارد.

این نکته مهم است که همه مدیران و کارکنان سازمان، ارجحیت ها و مأموریت آن را بفهمند و بر اساس آن برنامه های خود را تنظیم کنندد. اما اگر مدیران، مأموریت و اولویت ها را متوجه نشوند، نمی توانند با عموم مردم به شکل هماهنگ سخن بگویند و از اهمیت آن سازمان به عنوان نیرویی مؤثر کاسته می شود.

بخش های مختلف روابط عمومی در دولت، وزارتخانه ها و سازمان ها در برخی از کشورها، روش های جدیدی را به منظور پوشش خبری وسیع تر و اثرگذاری بیشتر رویدادهای خبری خود بکار می برند که همگی بر محور "هماهنگی" تاکید دارد و امروزه به عنوان یکی از وظایف اصلی روابط عمومی ها از آن نام می برند.

هماهنگی، سازوکاری است که مانع از اتلاف زمان،سرمایه و تلاش های منابع انسانی شده و می تواند موجب افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت های اطلاع رسانی روابط عمومی ها شود.

به زبان ساده می خواهم در اینجا از نتایج تجربیات موفق روابط عمومی در چند کشور سخن بگویم. روابط عمومی وزارتخانه ها می توانند از سازمان های تحت مجموعه خود بخواهند که هر خبری را که احساس می کنند می تواند خبر صفحه اول روزنامه ها شود به آنها گزارش دهند. با این ایده نه تنها وزیر، بلکه رئیس جمهور هم می تواند برخی اخبار اصلی هر یک از وزارتخانه ها را اعلام کند. حتی او می تواند از هر خبر بحث انگیز پیش از وقوع آن با خبر شود. این شکل از پوشش خبری برای یک سازمان بسیار اثرگذار و فراگیر خواهد بود.

این روش یک مزیت دیگر هم خواهد داشت و می تواند از ناهماهنگی در اجرای یک برنامه جلوگیری کند. فرض کنید کسی در وزارتخانه دیگری ممکن است با اهداف متناقض روی همان برنامه یا موضوع مشغول کار باشد. مطبوعات به درستی می توانند سؤال کنند: اگر رییس یک دولت نمی تواند دو وزارتخانه را در مورد یک موضوع درمسیر مشابهی نگه دارد، و اگردو وزارتخانه نمی توانند با هم کار کنند، این فرد تا چه حد رییس یا وزیر خوبی است؟

این هماهنگی بین روابط عمومی ها می تواند حتی هنگامی که دو مسئول دولتی بر سر موضوعی توافق دارند، با به هم آمیختن تلاش هایشان پیام محکم تری را برای نفوذ در افکار عمومی ایجاد کند.

عدم اطلاع یابی به موقع روابط عمومی از سیاست ها و عدم هماهنگی با مقامات ارشد درون سازمانی هم می تواند مشکلاتی را به وجود آورد. وزیری بدون اطلاع از مواضع دولت در موضوعی اظهار نظر می کند و حتی موضوع ابتکاری مهمی را اعلام می کند، حتی اعلام سیاست گذاری که بسیارهم مورد توجه رسانه ها قرارخواهد گرفت. اما این موضوع به دلیل عدم اطلاع وزیر از سیاست ها در موضوعی خاص، می تواند از سوی مقام بالاتر از او در دولت نقض شود. این نقض توسط رئیس جمهور بسیار بیشتر مورد توجه رسانه ها قرار می گیرد و چهره ای عدم هماهنگ و غیرمطلع از آن وزیر، نزد مطبوعات و مردم باقی خواهد ماند.

البته فقط تبادل برنامه کار، بین مسئولین دولتی کافی نیست. روابط عمومی ها باید برنامه هایشان را با هم و یا با خبرنگاران هماهنگ کنند. هنگامی که سازمان های دولتی کنفرانس های مطبوعاتی مهم را به طور هم زمان برنامه ریزی می کنند، روزنامه نگاران شدیدا به این تداخل معترض هستندد. خبرنگاران بارها بعد از دریافت دورنگار، تلفنی به روابط عمومی ها اعتراض می کنند که "همان زمان، برنامه مطبوعاتی دیگری است،چه کنیم؟"

مشکلی دیگر که روابط عمومی ها مخصوصا در سازمان های بزرگ با آن مواجهند سخن گفتن مطبوعات با افراد غیر مسوول در سازمان است. خصوصا آنکه دفاتر این سازمانها در شهر یا کشور دیگر باشند. این مشکل برای روابط عمومی نیروی دریایی آمریکا وجود داشت، ولی آنها توانستند این موضوع را به خوبی حل کنند. هر روز، نزدیک پایان ساعت کار، دفاتر روابط عمومی نیروی دریایی در سراسر جهان، خلاصه ای از پرسش های مهم رسانه ها و رویدادهای خبری مهم آن روز را، به صورت نامه ای الکترونیکی به دفتر مرکزی روابط عمومی نیروی دریایی در واشنگتن می فرستد. دفتر مرکزی، موضوعات و پرسش های مهم را خلاصه می کند و آن را با پست الکترونیکی به دفاتر روابط عمومی می فرستد.

از سوی دیگر، سخنگویان در صورت نیاز دربارهٔ موضوعات مختلف با دفتر روابط عمومی تماس می گیرند و پاسخ های خود را هماهنگ می کنند. این امر مانع می شود که مطبوعات هر کدام به سراغ قسمت های مختلف نیروی دریایی بروند و سعی کنند آنها را وادار به گفتن سخنان متفاوت کنند.

امروزه شبکه های داخلی درون سازمان ها مانند اینترانت نیز در ایجاد هماهنگی توسط روابط عمومی ها فوق العاده نقش داشته و می تواند در شکل گیری افکار عمومی سازمان و حتی کنترل شایعه ها ابزار مفیدی برای روابط عمومی ها باشد.