اصطلاحنامه مجموعه ای از واژگان کنترل شده و منظم است. واژگان کنترل شده زیرمجموعه ای از زبان اصلی است مشتمل بر اصطلاحات خاص. اما همانگونه که در تعریف بیان شد این واژگان کنترل شده هستند. کنترل واژگان با ایجاد روابط مختلف بین آنها انجام می گیرد که درباره آن توضیح داده خواهد شد.

هدف اصطلاحنامه ایجاد یکدستی در نمایه سازی اسناد و سهولت در کاوش اطلاعات می باشد. منظور از یکدستی ایجاد معیارهایی برای انتخاب واحد از بین چند انتخاب است.

وظیفه اصطلاحنامه تهیه نقاط دسترسی مؤثری است که از طریق آن نقاط موضوع موردنظر بازیابی می شود. بین هدف و وظیفه اصطلاحنامه رابطه نزدیکی وجود دارد؛ اصطلاحنامه زمانی می تواند به هدف خود برسد که وظیفه خود را به نحو مؤثر انجام دهد. در غیر این صورت وجود «نقاط مؤثر دسترسی» مفهومی نخواهد داشت.

اصطلاحنامه وسیله ای اساسی است برای نمایه ساز که در هنگام نمایه سازی در دسترس اوست. نمایه ساز برای انتخاب واژه های کلیدی مدارکی که نمایه سازی می کند باید اصولی را رعایت کند که این اصول فقط با وجود ابزار کار یعنی اصطلاحنامه رعایت می شود. آیا جستجوگر قادر نخواهد بود موضوع جستجو را با ترکیب اصطلاحاتی که نمایه ساز انتخاب کرده است، پیدا کند؟ آیا اصطلاح انتخاب شده دارای جامعیت و مانعیت کافی است؟ آیا اصطلاح انتخاب شده تأکید کننده موضوع مدرک می باشد؟ رعایت این اصول و سایر اصول نمایه سازی منوط به وجود ابزاری مناسب می باشد که همان اصطلاحنامه است.

همچنین اصطلاحنامه یک ابزار اساسی است برای بازیابی اطلاعات. کاوشگر برای رسیدن به موضوع مورد کاوش خود نیز باید قواعدی را به کار ببرد. جستجوی نظام یافته مسلماً دسترسی سریع و صحیحی را به مدارک موردنیاز به وجود خواهد آورد. اصطلاحنامه به کاوشگر کمک می کند تا بتواند صحیح ترین اصطلاح را برای بازیابی مدارک موردنیاز خود به کار ببرد تا گرفتار جامعیت و مانعیت ناخواسته نشود.

ساختار اصطلاحنامه

آشنایی با اصطلاحات

ـ توصیفگر: اصطلاح ارائه دهنده مفاهیم

ـ اصطلاح برگزیده: اصطلاح انتخاب شده برای بیان موضوع

ـ اصطلاح نابرگزیده: اصطلاح انتخاب نشده

ـ یادداشت دامنه: تعریف، توضیح و یا توصیف اصطلاح

ـ اصطلاح اعم: اصطلاح عام تر

ـ اصطلاح اخص: اصطلاح خاص تر

ـ اصطلاح وابسته: اصطلاحی که به اصطلاح برگزیده به نوعی ارتباط دارد

ـ اصطلاح به کار ببرید: ارجاع از اصطلاح نابرگزیده به برگزیده

ـ اصطلاح به کار ببرید به جای: ارجاع به اصطلاح نابرگزیده که با اصطلاح برگزیده مترادف است. (برای اطلاع از اصطلاح نابرگزیده)

ـ توصیفگرها: توصیفگرها اصطلاحاتی هستند که در اصطلاحنامه وجود دارند و مفاهیم را ارائه می دهند. توصیفگرها چه برگزیده باشند و چه نابرگزیده در ردیف الفبائی خود قرار می گیرند.

یادداشت دامنه

معمول ترین نوع راهنمایی برای به کار بردن اصطلاحات در اصطلاحنامه ها یادداشت دامنه است. اطلاعاتی که در یادداشت دامنه ارائه می شود باید هم برای نمایه سازان و هم برای کاوشگران مفید باشد. یادداشت دامنه چند وظیفه مهم را به عهده دارد.

شرح دامنه یک اصطلاح:

یادداشت دامنه حوزه و وسعت کاربرد اصطلاح موردنظر را باید بیان نماید. این تحدید ممکن است در دامنه اصطلاح باشد و یا خارج از دامنه اصطلاح. برای مثال:

احزاب

ی.د. فقط احزاب سیاسی

که از نوع اول است و محدودیت استفاده از توصیفگر را با محدود کردن دامنه اصطلاح بیان نموده است.

ـ بازیابی اطلاعات

ی.د. روش های دستی را شامل نمی شود.

که از نوع دوم است و محدودیت استفاده از توصیفگر «بازیابی اطلاعات» را با اشاره به مفهومی که از دامنه موضوع خارج است، بیان نموده است.

از بین بردن شک و ابهام در مفهوم یک اصطلاح:

در صورتی که مفهوم اصطلاح به کار برده شده متضمن شک و ابهام باشد برای از بین بردن آن از یادداشت دامنه استفاده می شود. برای مثال:

نوزادان

ی.د. کودکان تا سن ۴ هفته.

ارائه تعریف

یادداشت دامنه ممکن است برای بیان مفهوم دربرگیرنده یک اصطلاح، آنرا تعریف کند. به عبارت دیگر یک اصطلاح در اصطلاحنامه باید به یک مفهوم مفرد اشاره داشته باشد. برای مثال:

ـ اطلاع رسانی

ی.د. جمع آوری، سازماندهی، بازیابی و اشاعه اطلاعات

اما یادداشت دامنه زیر که دربرگیرنده تعریف اصطلاح «فهرست نویسی» است صحیح نیست زیرا دو معنای متفاوت از «فهرست نویسی» ارائه داده است.

ـ فهرست نویسی

ی.د. توصیف مشخصات فیزیکی و تحلیل محتوای کتاب؛ بیان مشخصات کتاب در قالب کلمات کلیدی.

هدف یادداشت دامنه از تعریف یک اصطلاح آگاهی بخشی است. بنابراین ارائه یک تعریف ساده با تکرار خود اصطلاح برای مدخل نامفهوم مفید نخواهد بود.

یادداشت دامنه

ممکن است دستورالعمل های اضافی به نمایه سازان بدهد و سایر انواع اصطلاحاتی را که می توانند تخصیص دهند، یادآوری کند. برای مثال:

ـ آماده سازی

ی.د. در صورت امکان برای آماده سازی مواد و منابع خاص اصطلاحات دیگری را به کار ببرید این یادداشت دامنه به نمایه ساز پیشنهاد می دهد که در صورتی که ماده خاصی را آماده سازی می کند، اصطلاح خاص آن نوع آماده سازی را به کار ببرد. برای مثال؛ «مونتاژ».

از آنجا که یادداشت دامنه وظیفه مهم آگاهی بخشی به نمایه ساز و یا کاوشگر را دارد باید به خوبی شکل داده شود. عاری از غلط های املایی باشد، دستور زبان و خط کاملاً در آن رعایت شود و حتی الامکان از عبارت های اسمی استفاده گردد. برای مثال:

ـ نمایه سازی

ی.د. اختصاص دادن اصطلاحات زبان طبیعی به اسناد

این یادداشت دامنه از عبارت فعلی استفاده کرده است که بهتر است از عبارت اسمی استفاده گردد و در نتیجه یادداشت دامنه به صورت زیر تغییر می کند.

ـ نمایه سازی

ی.د. تخصیص اصطلاحات زبان طبیعی به اسناد

ادامه بررسی ساختار اصطلاحنامه را ضمن بیان روابط در اصطلاحنامه دنبال می کنیم.

روابط در اصطلاحنامه

اصطلاحنامه با وجود روابط معین بین اصطلاحات است که معنا پیدا می کند و می تواند به هدف خود برسد و وظایف خود را انجام دهد. در واقع مهمترین مبحث در اصطلاحنامه ها مشخص بودن روابط دقیق و تعریف شده بین اصطلاحات است. باید تمام روابط منطقی و مرتبط با اصطلاح را در اصطلاحنامه به کار برد. اصطلاح ممکن است فقط دارای یک ارجاع باشد. برای مثال:

تعلیم و تربیت

بک آموزش و پرورش

و یا ممکن است بیشتر از یک ارجاع داشته باشد. برای مثال:

پزشکی

بج طب

ا.ع. علوم عملی

ا.خ. پزشکی کودکان

ا.و. روانشناسی

روابط در اصطلاحنامه به سه دسته تقسیم می شوند:

۱) روابط هم ارز

۲) روابط سلسله مراتبی

۳) روابط مصداقی

هر کدام از این سه رابطه به نوبه خود به روابط فرعی تقسیم می شود.

روابط هم ارز

روابطی هستند که بین اصطلاحات مترادف و یا شبه مترادف برقرار می شود. این روابط همچنین بین اصطلاحاتی که هم ارز تعریف شده اند برقرار است. نشانه رسمی بین دو اصطلاح هم ارز «بک» و «بج» است. برای مثال:

تعلیم و تربیت

بک آموزش و پرورش

آموزش و پرورش

بج تعلیم و تربیت

جدول شماره ۱. اختصارات فارسی و معادل لاتین آن را نشان داده است.

جدول شماره ۱. اختصارات فارسی و معادل لاتین آنها
جدول شماره ۱. اختصارات فارسی و معادل لاتین آنها

روابط هم ارز روابطی دوسویه است. که بین دو اصطلاح برگزیده و نابرگزیده برقرار می باشد. به این معنا که وقتی بین اصطلاح نابرگزیده و اصطلاح برگزیده از طریق «بک» رابطه برقرار می شود لازم است که بین همان اصطلاح برگزیده و نابرگزیده از طریق «بج» نیز رابطه برقرار گردد و بتوان به هر دو اصطلاح در ردیف الفبایی خود دسترسی داشت.

اصطلاحات مترادف۱۳ اصطلاحاتی هستند که در قالب املایی متفاوت، معنای یکسانی را ارائه می دهند، مانند پزشک و طبیب؛ رده بندی و طبقه بندی. اصطلاحات مترادف هرچند از نظر املایی با یکدیگر متفاوتند اما به یک مفهوم اشاره می کنند که از میان آنها یکی به عنوان اصطلاح برگزیده انتخاب می شود.

اصطلاح مترادف در قالب های متفاوتی قرار می گیرد. از جمله:

یک کلمه که چند املاء دارد. مانند: تهران و طهران.

دو کلمه که با املای متفاوت دارای معنی یکسان هستند. اینگونه مترادفها ممکن است مشتق از یک زبان طبیعی باشند مانند پژواک صوت و بازتاب صورت و یا ممکن است مشتق از دو زبان طبیعی باشند مانند نمابر و فاکس، هواپیما و طیاره

نام های عام و نام های علمی مانند نمک و هیدرات سدیم

اصطلاحات شبه مترادف۱۴ به چند دسته تقسیم می شود.

۱) اصطلاحاتی که همپوشانی معنایی دارند مانند تیزهوش و زیرک.

۲) اصطلاحاتی که یکی دیگری را دربرمی گیرد مانند فلز و استیل.

۳) اصطلاحاتی که هرچند دارای معنای متضاد هستند اما به عنوان دو اصطلاح هم ارز محسوب می شوند. زیرا مفهوم موجود در یکی هم ارز با پرسش ها برای دیگری است. مانند خوردگی و ضدخوردگی.

۴) اصطلاح اسمی و فعلی. مانند فهرست نویسی و فهرست نویسی کردن.

انتخاب یک اصطلاح برگزیده از بین دو یا چند مترادف بستگی به نوع، هدف، وظیفه و کاربرد اصطلاحنامه دارد. آیا اصطلاحنامه علمی است یا عمومی؟ آیا اصطلاحنامه حوزه خاصی از یک رشته علمی را دربر می گیرد و یا نسبت به آن رشته علمی عام است؟ برای مثال: اصطلاحنامه پزشکی و یا حوزه خاصی از پزشکی مثلاً دندانپزشکی.

از آنجا که یکی از مهمترین روش های کنترل واژگان در یک اصطلاحنامه استفاده از اصطلاحات برگزیده است، در انتخاب آنها دقت لازم باید اعمال شود. در اینجا بعضی از اصول انتخاب اصطلاح برگزیده از میان چند مترادف بیان می شود.

۱) کاربرد. مثال: رده بندی بجای رده بندی کردن

۲) وسعت. مثال: پلاستیک ها بجای پولی اتیلن

۳) عدم ابهام. مثال: هواپیمای ملی ایران بجای هما (هما ممکن است برای مفاهیم دیگری به کار رود)

۴) نزدیکی. مثال: ایستگاه راه آهن بجای ایستگاه قطار

۵) اجمال(به کاربردن یک کلمه بجای دو یا چند کلمه). مثال: یونسکو بجای «سازمان علمی فرهنگی ملل متحد»

۶) جمع اصطلاحات قابل شمارش. مثال: کتابها بجای کتاب

۷) وحد داخلی. یکدستی و پیوستگی در انتخاب و کاربرد قواعد در اصطلاحنامه. برای مثال در جمع کلمات

۸) وحدت خارجی. هماهنگی با سایر اصطلاحنامه ها

گفتیم که رابطه بین اصطلاح برگزیده و نابرگزیده یک رابطه دوسویه است. یعنی زمانی که اصطلاح برگزیده را با اختصار «بج» بجای یک اصطلاح نابرگزیده به کار می بریم. از طرف دیگر اصطلاح نابرگزیده را نیز با اختصار «بک» به اصطلاح برگزیده مرتبط می کنیم. این رابطه دوسویه را از این جهت در اصطلاحنامه به کار می بریم تا به کاربر کمک کنیم تا اصطلاح برگزیده مناسب را پیدا کند و از طرف دیگر دامنه اصطلاح برگزیده را تشخیص دهد.

روابط سلسله مراتبی

روابطی است که بین دو اصطلاح برقرار می گردد تا عام تر یا خاص تر بودن آن دو اصطلاح را نسبت به یکدیگر مشخص کند. به کاربردن رابطه سلسله مراتبی از این جهت اهمیت دارد که چنانچه در یک موضوع اصطلاحات متعددی داشته باشیم و تمام آن اصطلاحات را با یک اصطلاح برگزیده بیان کنیم، آن اصطلاح برگزیده دربرگیرنده فهرست بزرگی از آن موضوع خواهد بود و چنین اصطلاح برگزیده ای برای کاوش مناسب و مفید نیست. بنابراین برای بیان موضوعات تحت پوشش موضوع اصلی باید از اصطلاحات خاص تری سود برد. در این حالت از ارجاع سلسله مراتبی عام و خاص استفاده می کنیم. برای مثال پرندگان زیرمجموعه بزرگی را دربر دارد و چنانچه بخواهیم تمام آن زیرمجموعه را تحت اصطلاح برگزیده پرندگان وارد کنیم در هنگام جستجوی پرندگان خاص مثل عقاب، گنجشک، پرستو جستجوی ما از جامعیت زیادی برخوردار است که جوابگو نخواهد بود. بنابراین برای مفید بودن کاوش برای کاوشگر از اصطلاحات برگزیده خاص تر استفاده می کنیم.

نکته ای که در به کار بردن اصطلاح اخص مهم است این است که اصطلاح اخص باید حالت خاصی از اصطلاح اعم باشد و قادر باشد خصوصیات اصطلاح اعم را به ارث ببرد. برای مثال درست نیست که «اتوبوس ها» را مانند یک اصطلاح اخص تحت اصطلاح «وسایل نقلیه دیزلی» آورد؛ هرچند بعضی از اتوبوس ها دیزلی هستند.

برای نشان دادن رابطه اعم و اخص بین اصطلاحات از اختصارات «ا.ع» به معنای «اصطلاح عام تر» و «ا.خ» به معنای «اصطلاح اخص تر» استفاده می کنیم. برای مثال:

پرندگان

ا.خ. عقاب

پرستو

قناری

و

عقاب

ا.ع. پرندگان

قناری

ا.ع. پرندگان

که هرکدام در ردیف الفبایی خود قرار می گیرد.

ارتباط بین «ا.ع.» و «ا.خ.» یک رابطه معکوس است. به عبارت دیگر اگر «الف» اصطلاح اعم «ب» باشد، پس «ب» اصطلاح اخص «الف» است. یعنی

الف

ا.خ. ب

و

ب

ا.ع.الف

برای مثال:

نوشت افزار

ا.خ. مدادها

و در اینجا کاوشگر انتظار دارد که مدخل زیر را نیز در اصطلاحنامه بیابد:

مدادها

ا.ع. نوشت افزار

سه نوع رابطه سلسله مراتبی وجود دارد که عبارت است از:

ـ رابطه و جنس و نوع

ـ رابطه کل و جزء

ـ رابطه مصداقی

۱) رابطه جنس و نوع

این رابطه میان یک جنس و انواع آن به کار برده می شود. برای مثال:

گربه سانان

ا.خ. ببرها

اصطلاح «الف» در صورتی نسبت به اصطلاح «ب» عام تر است (و برعکس) در صورتی که تمام عناصر مشتمل در «ب» در «الف» موجود باشد. به عبارت دیگر «ب» زیرمجموعه الف است. (شکل ۱)

در مثال بالا تمام ببرها زیرمجموعه گربه سانان هستند و نه بعضی از آنها.

شکل شماره ۱
شکل شماره ۱

در بعضی از اصطلاحنامه ها رابطه سلسله مراتبی جنس و نوع را با علائم اختصاری «ا.ع.ج.» و «ا.خ.ج.» نشان می دهند. برای مثال:

خزندگان

ا.خ.ج. مارها

و

مارها

ا.ع.ج. خزندگان

برای تشخیص این مطلب که آیا رابطه سلسله مراتبی بین دو اصطلاح از نوع «جنس و نوع» است یا نه می توان سئوال «آیا ... است؟» را به صورت زیر آزمایش نمود:

آیا .... نوعی از .... است؟ برای مثال:

آیا فیل نوعی از حیوانات عظیم الجثه است؟ چنانچه جواب مثبت است رابطه سلسله مراتبی بین «فیل» و «حیوانات عظیم الجثه» رابطه جنس و نوع می باشد.

۲) رابطه کل و جزء

در این رابطه جزء قسمتی از کل است. اصطلاح «الف» نسبت به اصطلاح «ب» کل است (و برعکس) در صورتی که عناصر مشتمل در «ب» جزئی از «الف» باشد. برای مثال: «چشم» جزئی از «سر» است.

در این نوع رابطه نیز اصطلاح جزء باید در زیرمجموعه اصطلاح کل قرار گیرد (شکل ۱). بنابراین اصطلاح «جنگل ها» اصطلاح کلی «درخت ها» نیست. زیرا هر درختی جزئی از جنگل نیست. برای تشخیص این مطلب که آیا رابطه سلسله مراتبی بین دو اصطلاح رابطه کل و جزء است یا نه از پرسش آیا ... بخشی از .... است؟ استفاده می کنیم. برای مثال:

آیا بینی بخشی از سر است؟

آیا انگشت بخشی از دست است؟

چنانچه جواب به این سئوال مثبت باشد رابطه بین دو اصطلاح رابطه کل و جزء است. رابطه کل و جزء تنها مرتبط با اعضای بدن نیست، بلکه حوزه های دیگر را نیز دربر می گیرد. از جمله مناطق جغرافیایی. برای مثال ایران جزئی از خاورمیانه است و خاورمیانه کلی ایران است.

ایران

ا.ع. خاورمیانه

و

خاورمیانه

ا.خ. ایران

اما از طرف دیگر ایران اصطلاح عام تر دریای کاسپین نیست. زیرا تنها بخشی از دریای کاسپین جزء ایران است.

۳) روابط مصداقی (موردی)

در این رابطه اصطلاح خاص مصداقی و موردی از عام است. برای مثال:

کوهها

ا.خ. کوه الوند

در یک رابطه مصداقی کل تنها دارای جز است و نه بیشتر.

برای تشخیص این مطلب که آیا رابطه سلسله مراتبی دو اصطلاح از نوع مصداقی است یا نه از پرسش آیا .... مصداقی از ... است؟ استفاده می کنیم. برای مثال:

آیا خیابان ولیعصر مصداقی از خیابان ها است؟ چنانچه جواب به این سئوال مثبت باشد رابطه سلسله مراتبی از نوع مصداقی است.

یک اصطلاح ممکن است دارای چندین اصطلاح اعم باشد و این بدان معناست که یک اصطلاحنامه ممکن است چند سلسله مراتبی۲۶ باشد. برای مثال:

روانشناسی اجتماعی

ا.ع. روانشناسی

جامعه شناسی

چند سلسله مراتبی متضمن دو برداشت است. یکی اینکه سلسله مراتب ها همه در یک سطح هستند دیگر اینکه سلسله مراتب ها در بیشتر از یک سطح قرار دارند. در مثال بالا و اصطلاح عام تر نسبت به یکدیگر در یک سطح قرار دارند. اما در مثال:

کبوترها

ا.ع. پرندگان

جانوران

دو اصطلاح عام نسبت به یکدیگر در دو سطح قرار دارند.

تعیین یک سطحی بودن و یا چند سطحی بودن سلسله مراتب ها بستگی به خط مشی تهیه کنندگان اصطلاحنامه دارد.

در یک اصطلاحنامه ممکن است اصطلاحی وجود داشته باشد که اصطلاح عام نداشته باشد. چنین اصطلاحی ارجاع «ا.ع.» ندارد. برای مثال اصطلاح «ورزش» در یک اصطلاحنامه ورزشی. به چنین اصطلاحی«اصطلاح راس۲۷» گفته می شود.

روابط وابسته

این رابطه اصطلاحاتی را دربر می گیرد که همپوشانی معنایی دارند. این اصطلاحات هیچ گونه رابطه سلسله مراتبی و موردی با یکدیگر ندارند، اما از نظر مفهومی وابسته به یکدیگرند. به این معنا که وقتی یکی از آن دو اصطلاح بیان می شود، دیگری نیز به یاد آورده می شود. برای مثال: زمانی که از «پرندگان» صحبت می شود اصطلاح «پرواز» نیز به ذهن خطور می کند. و هر چند اصطلاح «پرواز» و «پرندگان» هیچ گونه رابطه سلسله مراتبی و مصداقی با یکدیگر ندارند اما وابسته هستند. یعنی:

پرندگان

ا.و. پرواز

رابطه دو اصطلاح وابسته رابطه ای است دو جانبه. یعنی اگر «الف» اصطلاح وابسته «ب» باشد، «ب» نیز اصطلاح وابسته «الف» است. برای مثال:

خوشنویسی

ا.و. مدادها

و

مدادها

ا.و. خوشنویسی

برای نشان دادن وابستگی بین دو اصطلاح از اختصار «ا.و.» یعنی اصطلاح وابسته استفاده می کنند.

تشخیص و تصمیم در مورد اینکه رابطه وابستگی بین دو اصطلاح وجود دارد یا نه با آزمایش زیر مشخص می شود: وقتی که نمایه ساز یا کاوشگر اصطلاح «الف» را به کار می برد آیا اصطلاح «ب» به ذهن وی خطور می کند؟

چنانچه پاسخ به سئوال بالا مثبت بود رابطه وابستگی بین دو اصطلاح «الف» و «ب» وجود دارد. و چنانچه جواب منفی بود رابطه وابستگی بین دو اصطلاح «الف» و «ب» وجود ندارد.

مقوله های معنایی متعددی تحت پوشش وابستگی قرار می گیرند. بعضی از این مقوله ها عبارتند از:

۱) زمان. مثال: مطالعه در اوقات فراغت

ا.و. اوقات فراغت

۲) مکان. مثال: زبان های خارجی

ا.و. آزمایشگاههای زبان

۳) محصول. مثال: کشتی سازی

ا.و. کشتی ها

۴) علت. مثال: جنگ خلیج فارس

ا.و. نفت

۵) عامل. مثال: مربیگری

ا.و. مربی

۶) وسیله. مثال: نقاشی

ا.و. قلم موها

۷) کاربرد. مثال: رایانه

ا.و. واژه پردازی

۸) مکمل. مثال: والدین

ا.و. فرزندان

دستور زبان و خط اصطلاحنامه

به دلیل اینکه هدف و منظور این مقوله آشنایی با ساختار اصطلاحنامه است و نه اصول تولید اصطلاحنامه لذا در این بخش از تفصیل کلام احتراز کرده و به قدر نیاز بحث می شود.

از نظر دستور زبان و دستور خط، اصطلاحات باید از ویژگیهای خاصی برخوردار باشد. این ویژگیها از قواعد مدون شده هر زبان مشتق می شود. بیان کامل این قواعد خارج از بحث این مقاله است اما بعضی از این اصول که به طریق اولی آگاهی از آنها ضرورت دارد، بیان می شود.

تا آنجا که ممکن است توصیفگر باید اسم و یا عبارت اسمی باشد و از به کار برده شدن فعل و عبارت فعلی و صفت خودداری شده باشد. برای مثال «کشتی سازی» و نه «کشتی ساختن» یا «ریسندگی» و نه «ریسیدن»

توصیفگرهای قابل شمارش به صورت جمع به کار برده شده باشد. مثل: کتاب ها؛ عقاب ها.

اسم جمع را به صورت جمع به کار نبرده باشد. مثل: انسان؛ گله و نه انسان ها و گله ها

فرآیندها، خواص و شرایط به صورت مفرد باشد. مثل: جلوگیری از حادثه، وزن، قدرت.

توصیفگرها به صورت مقلوب به کار برده نشده باشد. برای مثال: «مدیریت دانشکده» و نه «دانشکده، مدیریت»

برای بیان مفاهیم که با یک واژه قابل بیان نیست چگونه عمل شده است؟ مثلاً مفاهیم «موتورهای دیزلی»، «مدیریت کتابخانه»، «شترمرغ» اصطلاحات مرکبی هستند که برای بیان موضوعها به کار برده می شود. اصطلاح «مدیریت کتابخانه» را به همین صورت مرکب وارد اصطلاحنامه کنیم؟ و یا اینکه آن را به عوامل تشکیل دهنده آن یعنی «مدیریت» و «کتابخانه» تجزیه کنیم؟

از نظر دستور زبان فارسی از آنجا که کلمات مرکب مفاهیم جدیدی را مستقل از عوامل بسیط خود ایجاد می کنند باید به صورت ترکیبی به کار برده شوند. مثلاً ترکیب اضافه «مدیریت کتابخانه» از دو اصطلاح «مدیریت» و «کتابخانه» تشکیل شده است که هیچ کدام به تنهایی مفهوم «مدیریت کتابخانه» را دربر ندارد. اما به کار بردن این اصطلاح مرکب به صورت دو کلمه بسیط از نظر قواعد اصطلاحنامه ای بستگی به خط مشی اولیه ای دارد که تدوین کنندگان اصطلاحنامه مشخص می کنند.

از نظر دستور خط نیز قواعدی بر اصطلاحنامه حاکم است که براساس آن قواعد املایی توصیفگرها مشخص می شود. در اینجا به طور اختصار بعضی از این قواعد بیان می شود.

در صورتی که علامت جمع «ها» صورت مفرد کلمه را گنگ می کند بهتر است جدا نوشته شود. کلمه مرکبی که در حالت ترکیب با یک پسوند ساخته شده است و اتصال آن دو صورت ظاهر کلمه را نامانوس می کند باید جدا نوشته شده باشد. برای مثال: «زیستشناسی» که بهتر است به صورت «زیست شناسی» نوشته شود. پیشوند به کلمات مرکب نمی چسبد.

نمایش اصطلاحنامه

نمایش اصطلاحات در اصطلاحنامه از نظر ترکیب و از نظر شکل حائز اهمیت می باشد. اصطلاحنامه در هنگام نمایش باید تمام روابط بین اصطلاحات را نمایان سازد. این روابط ممکن است فقط یک رابطه باشد. مانند:

تعلیم و تربیت

بک آموزش و پرورش

و یا ممکن است چندین رابطه باشد. مانند:

اطلاع رسانی

ا.ج. جمع اوری اطلاعات

سازماندهی

اشاعه اطلاعات

ا.و. توسعه

پژوهش

در بعضی از اصطلاحنامه ها برای نشان دادن ارجاعات یک توصیفگر از نقطه استفاده می کنند. برای مثال:

.. جانداران

. گیاهان

گل ها

. گل سرخ

. گل ناز

بعضی از اصطلاحنامه ها برای نشان دادن اصطلاحات نابرگزیده روش های خاصی را به کار می برند. برای مثال ممکن است اصطلاح نابرگزیده را با حروف کج بنویسند و یا از حروف کم رنگ تر استفاده کنند. که این یک روش مکمل است برای نمایش اصطلاحات.

معمولاً در نمایش اصطلاحات ارجاعات به اندازه چند فاصله به داخل برده می شوند.

برای مثال:

خوردگی

ا .ع. شیمی

ا.خ. خوردگی در آب دریا

ا.و. جلوگیری از خوردگی

از نظر ترتیبی اصطلاحات به سه طریق در اصطلاحنامه قرار می گیرند. بعضی از اصطلاحنامه ها ممکن است فقط یکی از این سه حالت را داشته باشد و بعضی دیگر ممکن است هر سه روش را اعمال کند. این سه روش عبارت است از: الفبایی، نظام یافته و ترسیمی

۱) الفبایی:

در این روش اصطلاحات مدخل به صورت الفبایی قرار می گیرد و ارجاعات در زیر آنها نمایش داده می شود. هر ارجاعی نیز به نوبه خود در ردیف الفبایی قرار می گیرد.

۲) نظام یافته:

در این روش حوزه ها مشخص می شوند و اصطلاحات همراه با روابط آنها در زیر مربوطه قرار می گیرد. این نوع ترتیب باید دارای یک نمایه الفبایی نیز باشد و ارتباط این نمایه با بخش نظام یافته به طریقی مشخص شود تا دسترسی به اصطلاحات آسان بشود.

۳) نمایش ترسیمی:

این نوع نمایش معمولاً همراه با یکی از دو روش بالا می آید و حالت مکمل را دارد. در این روش توصیفگر و ارجاعات مرتبط با آن از طریق نشانه روها مشخص شده اند.

ویرایش اصطلاحنامه

اصطلاحنامه پایانی ندارد. اکتشافات و اختراعات جدید، تفاسیر جدید و دوباره آنچه قبلاً شناخته شده، همپوشانی علوم همه و همه بیانگر این است که اصطلاحات جدید متولد می شوند و این اصطلاحات باید به اصطلاحنامه اضافه شوند، اصطلاحات موجود تغییر یابند و توضیح داده شوند و حتی حذف شوند. با توجه به این موضوع اصطلاحنامه ای که به طور دوره ای مورد ویرایش قرار نگیرد یک اصطلاحنامه مرده است.

اصطلاحات در حالات زیر مورد حک و اصلاح قرار می گیرند.

تعریف معنی اصطلاح و دامنه آن

اضافه شدن یادداشت توضیحی

تبدیل شدن به یک اصطلاح برگزیده

نیاز به حذف

تغییر املای اصطلاح

هماهنگی با ویرایش قبلی

مدیریت اصطلاحنامه

برای مدیریت و نگهداری اصطلاحنامه شخص یا اشخاصی باید مسئول باشند. اصطلاحنامه بعد از ایجاد نیاز به مدیریت دارد. مدیر اصطلاحنامه دارای وظایفی به شرح زیر می باشد:

۱) دوره ویرایش اصطلاحنامه را مشخص کند.

۲) هماهنگ نمودن طراحی اصطلاحنامه با اصول نوین اطلاع رسانی

۳) رد یا قبول اصطلاحات جدید پیشنهادی نمایه سازان

۴) انتشار تکمله ها در دوره های زمانی مشخص

۵) درهم کردن متن اصلی و تکمله ها در پایان هر سال

۶) تقسیم اصطلاحات با ارجاعات طولانی به اصطلاحات اخص تر

مدیریت تخصصی و خوب اصطلاحنامه این اطمینان را ایجاد می کند که اصطلاحنامه در طول زمان متناسب و قابل استفاده باشد. همچنین مدیریت صحیح اصطلاحنامه باعث تداوم ساختار ساده اصطلاحنامه بوده و برای نمایه ساز و کاوشگر رضایتمند و قابل استفاده می باشد.

نتیجه گیری

اصطلاحنامه مجموعه ای از سرعنوانهای موضوعی با ارتباطات سازماندهی شده است.

اصطلاحنامه تسبیحی است زرین از واژه های انتخاب شده که به سه گروه از متخصصین کمک های شایانی می کند. اول به نمایه سازان برای سرعت و دقت در نمایه سازی مدارک و انتخاب سرعنوان های موضوعی مناسب و صحیح. دوم به کاوشگران به منظور تدارک راهبرد صحیح و دقیق کاوش و دسترسی جامع و خاص به موضوع موردنظر. سوم به نویسندگان به منظور بیان دقیق تر پیامهای خود.

اصطلاحنامه وظایف خود را با ایجاد روابط معنایی هم ارز، سلسله مراتبی و وابسته میان توصیفگرها، انجام می دهد.

رعایت قواعد دستوری و املایی نه تنها در شکیل بودن و یکدستی اصطلاحنامه موثر است، بلکه دسترسی موضوعی را نیز تسهیل می کند.

برای رسیدن به اهداف اصطلاحنامه دو اصل باید بر آن حاکم باشد.

۱) ویرایش اصطلاحنامه در طول زمان

۲) مدیریت تخصصی

ویرایش دائم اصطلاحنامه تازگی و همگامی آن را با دانش روز بیمه می کند و مدیریت تخصصی و صحیح هماهنگی اصطلاحنامه و طراحی آن را با اصول نوین اطلاع رسانی تحقق می بخشد.

تهیه و تنظیم : اصغر موسایی (کارشناسی ارشد کتابداری)